HRM’er Kim van Alphen deelt in haar maandelijkse blog hoe ze verdieping aanbrengt in haar vak. Dit jaar richt ze zich op het zo goed mogelijk begeleiden van de leidinggevenden. In deze blog: de vacature die ze vorige maand met spoed moest uitzetten, is deze maand weer ingetrokken. Het is in elk geval nooit saai als je HRM’er bent.
Soms raak ik helemaal gestrest van de tegenstrijdige opdrachten die ik krijg. Maar ja, dit hoort allemaal bij de baan en de huidige tijd. Dus dan haal ik even diep adem en ga met de nieuwe koers aan de slag.
Kwetsbare afdeling versus kwetsbare cashflow
Ik had gisteren een bezorgde medewerker van de administratie aan de telefoon. Zij had vernomen dat de vacature voor haar afdeling weer ingetrokken was. Ze vroeg: “Gaan we nu toch niemand aannemen? Dat kan toch niet? We zijn kwetsbaar met zo’n klein team. Als ik ziek word, dan kan niemand mijn taken overnemen.” Ik begreep haar zorg en deelde die ook. Maar waar zij worstelt binnen haar team, moet ik natuurlijk ook het bedrijfsbelang voor ogen houden. En ik weet dat het financieel gezien een paar spannende maanden worden. Toch moet er wel iets aan die kwetsbaarheid bij team administratie gebeuren, dus ik beloofde haar dat ik dit in ons MT-overleg van vandaag opneem.
Toen ik hiervan in de vergadering verslag deed, zei onze directeur: “Ik hoor wat je zegt. En het klopt ook, die kwetsbaarheid is niet goed. Maar we moeten dat anders zien op te lossen. De komende periode is spannend voor ons als het gaat om onze liquiditeit. Dat wil niet zeggen dat het er slecht voor ons uitziet. Maar we moeten wel onder ogen zien dat door corona de klantvragen en productie teruglopen en onze omzet achterblijft op de begroting.”
Alles in het werk om gedwongen ontslagen te voorkomen
Hij benadrukte dat we voor nu terughoudend moeten zijn met het aangaan van nieuwe kosten die niet flexibel zijn. Dus iemand aannemen op basis van een tijdelijk contract is op dit moment niet haalbaar. Ik had deze reactie wel verwacht. En ik was vastberaden om niet te laten merken dat ik nooit eerder een reorganisatie had meegemaakt (vanaf de HR-stoel in elk geval). Ik zei dat ik vandaag nog een overzicht van de bezetting per afdeling zou maken, waarbij je ook inzicht krijgt in de tijdelijke contracten en inleenkrachten en alle bijbehorende personeelskosten. “En ik overleg de komende dagen met de afdelingshoofden en teamleiders of ze dingen anders kunnen organiseren, zodat we in de personele kosten kunnen snijden. Met dat inzicht kunnen we er volgende week acties aan verbinden.”
De vergadering is net afgelopen en ik zit eerlijk gezegd nog even op adem te komen. Ik ben best onder de indruk van mijn eigen daadkracht. Ik lijk wel een professional, grap ik in mezelf. En tegelijkertijd maak ik me behoorlijk zorgen. Hebben we straks allemaal nog wel een baan? En als ík dit denk, dan denken onze mensen dit straks ook. Dan ontstaat er onrust, mensen die uitvallen door de verhoogde werkdruk en de gespannen sfeer. Goede mensen die je moet laten gaan, mensen die je liever kwijt bent blijven juist zitten. Oké Kim, je draaft door. Stap voor stap, met alles wat je nu doet kunnen we hopelijk gedwongen ontslagen voorkomen.
Rust bewaren en open kaart spelen
Ik begin bij het overzicht van onze personeelsbezetting. Hier komt de personeelsplanning die ik eerder dit jaar maakte weer goed van pas. Ik hoef alleen te kijken of alles nog actueel is. Wie zijn de uitzendkrachten, wie zijn de tijdelijke contracten, wanneer lopen die contracten af en wat zijn de personele kosten in totaal? Straks ga ik langs de teamleiders om te checken op welke afdelingen ze overbezetting hebben. Want van daaruit kunnen we met uren gaan schuiven. Dit vraagt flexibiliteit van onze medewerkers, dus dat moeten we goed aanpakken. Maar goed, één ding tegelijk: eerst informatie inwinnen en analyseren. En daarna het gesprek aangaan.
En wat te doen met de kandidaten voor de vacature? We hadden twee hele geschikte mensen gevonden, beiden zouden een mooie aanvulling zijn op het bestaande team. Als ik ze nu afwijs, vinden ze een andere baan, dan zijn we ze kwijt. Misschien kan ik de boel wat vertragen, in de hoop dat we snel weer in rustiger vaarwater belanden. Ik zal wel open kaart moeten spelen met de administratie.
Hoe dit gesprek en de gesprekken met alle teamleiders zijn gegaan, dat lees je in mijn volgende blog. Heb jij ook te maken met reorganiseren? En hoe ga jij daarmee om als HRM’er?
Kim van Alphen
HRM-adviseur
Ps. Volg je me al op LinkedIn?
