HRM’er Kim van Alphen deelt in haar maandelijkse blog hoe ze verdieping aanbrengt in haar vak. Dit jaar richt ze zich op het zo goed mogelijk begeleiden van de leidinggevenden. In deze blog zit ze midden in een reorganisatie en voor haar gevoel zijn alle ogen op haar gericht. En ondanks haar goede research en voorbereidingen gaan dingen toch weer anders dan ze verwacht.
In mijn vorige blog vertelde ik dat ik precies in mijn stress piek een bevrijdend berichtje kreeg van een oud deelnemer uit mijn opleiding. “Realiseer je dat jij niet de eindverantwoordelijke bent van deze reorganisatie!” Hoe bedoelde ze dat? Meer appjes volgden: “Zorg dat je een team samenstelt van verschillende disciplines. Jij kan onmogelijk alles weten en alles regelen. Het is in een reorganisatie heel belangrijk dat het management flexibel is en snel kan handelen. Door de vele gesprekken heb je voortdurend nieuwe informatie. Dat moet allemaal niet op één persoon leunen. Die verantwoordelijkheid moet breder liggen in de organisatie. Dus richt een team op en pak vanuit HR de projectleidersrol.” 
Wat een goede tip. Ik zie dit wel voor me: ik vraag mijn financiële collega, iemand van de directie en een vertegenwoordiger van de leidinggevenden om samen met mij in een projectteam te gaan. Dan kunnen we gemakkelijk bij elkaar komen wanneer nodig en snel schakelen. Eigenlijk net als bij de coronacrisis verzamelen we verschillende talenten en afdelingen bij elkaar om zo ieders belang mee te wegen.
Menselijke aanpak
Tijdens het overleg met het MT presenteer ik mijn voorwerk. Wat levert het per afdeling op als we mensen ontslaan, welke outplacementtrajecten zijn er om medewerkers naar een andere baan te begeleiden; een workshop voor meer inzicht in talenten en kwaliteiten; nazorg door een vertrouwenspersoon. En de belangrijkste: eerst met iedereen in gesprek gaan. Misschien zijn er mensen die vrijwillig willen vertrekken. Ik bepleit de menselijke aanpak.
Mooi om te zien dat sommige MT-leden echt onder de indruk zijn van mijn presentatie. Gelukkig zijn we het snel eens over een zo menselijk mogelijk verloop van de reorganisatie. Het projectteam gaat meteen van start. We moeten een sociaal plan opstellen en dit zo snel mogelijk presenteren aan de organisatie. Hier gaan vooral de financiële collega en het MT-lid mee aan de slag, uiteraard met mijn uitgebreide research als basis.
Onrust opvangen
Ondertussen richt ik me op voorbereidende gesprekken met de leidinggevenden. We willen dat iedereen de kans krijgt van een vrijwillige vertrekregeling gebruik te maken. Het is belangrijk dat de leidinggevenden goed geïnformeerd zijn over hoe dit werkt en ook op een neutrale manier die gesprekken kunnen voeren, met oog voor de mens. Er kan bovendien veel onrust ontstaan. Het is aan de leidinggevende om dat goed op te vangen. Ik begeleid ze daarbij. Waar ze vermoeden dat het een moeilijk gesprek wordt, bied ik aan om aan te schuiven. We kunnen ook de vertrouwenspersoon inzetten en de bedrijfsjurist staat ook paraat.
Het kan best zijn dat er mensen zijn die gebruik willen maken van de vertrekregeling. Is dat niet of niet voldoende het geval, dan moeten er toch mensen uit. Per team bekijken we volgens de wet- en regelgeving: welke contracten moeten dan het eerst worden beëindigd? Daarvoor geldt dat we de mensen goed informeren en open gesprekken aangaan. We willen de relatie goed houden waar het kan. Er komen als het goed is ook weer betere tijden aan. Misschien dat we ze dan terug kunnen vragen. Ik ga zelfs informeren bij de bedrijfsjurist of we een terugneemgarantie kunnen afgeven voor als we weer in de zwarte cijfers zijn beland.
We richten een digitaal loket in, waar medewerkers terechtkunnen voor informatie en emotionele ondersteuning. Ik ga op zoek naar een trainingsbureau in voor een talentenworkshop. En ik heb zelfs overwogen om een banenmarkt te organiseren, maar na wat telefoontjes met bedrijven in de regio en onze branchevereniging, zie ik daar toch vanaf. Het is ongelooflijk veel werk en heel erg de vraag of het wel iets oplevert.
Heen en weer geslinger
De gesprekken met de leidinggevenden gaan helemaal niet zoals ik had verwacht. Ik hoor eigenlijk iedereen hetzelfde zeggen: “Wij hadden het ook niet verwacht na het stille voorjaar, maar opeens nemen overal de klantvragen toe. De economie groeit, meer dan de verwachting was. Het is juist zaak dat we onze mensen behouden, want straks kunnen we niemand meer krijgen.”
Ik sta perplex. En ik roep meteen ons projectteam reorganisatie bij elkaar. Ook daar hebben collega’s informatie uit de branche en horen zelfs op het journaal dat de arbeidsmarkt in rap tempo krapper wordt. We moeten opnieuw berekeningen maken. Want als we het financieel gezien enigszins redden, dan moeten we onze medewerkers koesteren en alles op alles zetten om ze te behouden.
Wat een heen en weer geslinger in deze coronatijd. Ik denk dat niemand dit eerder zo heeft meegemaakt. Herkennen jullie deze achtbaan ook? In mijn volgende blog ga ik in op de Week van de Werkstress (15 tot en met 19 november) en hoe leidinggevenden eerste hulp bij werkstress kunnen bieden.
Kim van Alphen
HRM-adviseur
Ps. Volg je me al op LinkedIn?
