De zomervakantie is aangebroken. Dat betekent dat het weer zweten wordt. Niet vanwege het warme weer, wel om de personeelsplanning rond te krijgen. Met minder medewerkers moet hetzelfde werk gedaan worden. Hoe krijg je dat voor elkaar?
Inhoud
Zomer en personeelstekort
In de zomermaanden juli en augustus willen (of moeten) de meeste medewerkers vakantie opnemen. Kinderen hebben schoolvakantie en het is (hopelijk) lekker weer. Tijd voor een aantal weken ontspanning, om er daarna weer met nieuwe energie tegenaan te kunnen!
Voor veel organisaties is tijdelijk een lagere bezetting geen probleem. Door de vakantieperiode is het toch wat rustiger. Voor bedrijven of afdelingen waar de zomer geen invloed heeft op de bedrijfsvoering – of die het juist drukker hebben dan normaal – is het wél een uitdaging.
Recht op vrije dagen
Natuurlijk heeft iedereen recht op vrije dagen en vakantie. Het kan dus niet zo zijn dat een medewerker zo belangrijk is voor het bedrijf dat hij of zij nooit vrij kan nemen. Dit soort afhankelijkheid is sowieso beter om te vermijden. Iemand kan immers ook om niet-voorziene redenen (tijdelijk) uitvallen. Toch kan het zijn dat je een verlofaanvraag wilt afkeuren.
Vakantieaanvraag afkeuren
Vakantiedagen moeten vooraf schriftelijk aangevraagd worden. De werkgever heeft daarna twee weken de tijd om hierop te reageren. Geen bericht = goedgekeurd.
Alleen met een goede reden mag een aanvraag geweigerd worden. Bijvoorbeeld wanneer de bedrijfsvoering in grote problemen komt door afwezigheid in deze periode. Dit noemen we zwaarwegende bedrijfsbelangen en kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer alle medewerkers van een afdeling tegelijk weg zijn.
Personeelstekort opvangen tijdens vakantie
Je gunt je personeel een fijne vakantie. Maar het bedrijf moet ook door. We noemen verschillende oplossingen om personeelstekort op te lossen.
1. Vooraf plannen en communiceren
Voorafgaand aan de vakantie is het vooral belangrijk om de vakanties op elkaar af te stemmen en het werk goed in te plannen. Zorg dat mensen met dezelfde functie niet tegelijk op vakantie gaan en dat alleen noodzakelijk werk wordt overgedragen aan collega’s. Wat vooraf al gedaan kan worden, moet af zijn. Het is aan te raden om deze verantwoordelijkheid zelf bij medewerkers neer te leggen.
2. Focus op de dagelijkse bedrijfsvoering
Moet het werk van een afdeling tijdelijk door vier mensen gedaan worden in plaats van vijf? Om de toename in werkdruk aan te kunnen, is het zaak om vooral de dagelijkse bedrijfsvoering centraal te stellen. Werken aan langetermijndoelen, strategie en (persoonlijke) ontwikkeling komt na de vakantieperiode weer aan bod.
3. Eigen personeel inzetten
Een creatieve manier om met tijdelijk personeelstekort om te gaan, is door zomerstages te organiseren binnen het bedrijf. Medewerkers die het wat minder druk hebben, springen bij op afdelingen die wel wat ondersteuning kunnen gebruiken.
4. Tijdelijke ondersteuning
Net zoals je bij zwangerschapsverlof tijdelijke vervanging kunt regelen, kan dit in de zomervakantie ook. Merk je dat afdelingen of medewerkers structureel een te hoge werkdruk ervaren tijdens de zomerperiode? Regel dan op tijd versterking voor de volgende piekperiode.
5. Vakantiewerk voor stagiaires aanbieden
Stagiaires zijn vaak waardevolle zomerkrachten. Ze kennen het bedrijf al, kunnen meteen aan het werk en hebben zelf ook even geen verplichtingen. Voor hen een leuke manier om wat bij te verdienen en voor het bedrijf fijne ondersteuning. Hiervoor kun je ook oud-stagiairs benaderen.
6. Overuren en extra diensten
Is er gewoon simpelweg te veel werk, te weinig personeel en geen mogelijkheid om het op te vangen? Vraag dan aan je medewerkers wie bereid is om extra te werken, eventueel tegen een verhoogde vergoeding.
7. Vakantie intrekken
Een laatste redmiddel is om de vakantie van een medewerker in te trekken. Dit kan alleen bij zwaarwegende belangen. Realiseer je wel dat dit een flinke deuk slaat in de relatie en dat je als werkgever voor de gemaakte kosten opdraait.
8. Flexibele inzetbaarheid
Is personeelstekort tijdens de zomervakantie een terugkerend probleem? Werk dan aan een constructieve oplossing, zoals flexibele inzetbaarheid onder medewerkers. Train medewerkers in meerdere functies zodat ze elkaars taken kunnen overnemen tijdens afwezigheid.
9. Flexibele verlofperiodes
Beloon werknemers die buiten de drukke periodes vakantie opnemen met extra vrije dagen of andere voordelen. Op die manier stimuleer je spreiding van vakantiedagen over het hele jaar.
Contact tijdens de vakantie
Gun medewerkers hun vakantie. Contact opnemen is alleen gepast bij noodgevallen of vooraf afgesproken dringende zaken. Werkgerelateerde vragen of niet-dringende zaken moeten wachten tot na de vakantie. Maak duidelijke afspraken vooraf en zorg voor alternatieve contactpersonen. Dit bevordert een gezonde werk-privébalans en een positieve werkomgeving.
Met de oplossingen uit dit artikel ben je goed voorbereid op tijdelijk personeelstekort. Benieuwd hoe je je werk goed kunt overdragen en afronden? Lees dan verder in dit artikel.
