HRM’er Kim van Alphen deelt in haar maandelijkse blog hoe ze verdieping aanbrengt in haar vak. Dit jaar richt ze zich op het zo goed mogelijk begeleiden van de leidinggevenden. In deze blog: ze baalt als een stekker als ze wordt overvallen door twee vacatures die op korte termijn moeten worden opgevuld.
Kunnen we het niet anders oplossen?
We zitten in het MT-overleg. De salesmanager klaagt dat de leads achterblijven. Dat komt doordat we maar twee medewerkers op sales hebben. Ze hebben daar echt iemand extra nodig. Ik merk dat ik het warm krijg. Ik ben namelijk ook druk bezig met de vacature op de administratie. Daar heeft net iemand ontslag aangekondigd. Door openstaande vakantiedagen is hij over twee weken al vertrokken. Hoe kan het dat ik twee weken geleden nog nul vacatures had en nu twee?! En waar denken ze dat ik nu zo snel twee nieuwe medewerkers vandaan ga toveren?
Ik herpak mezelf, want aan dat soort verwijten hebben we helemaal niets. Kunnen we het niet anders organiseren, vraag ik hardop. We hebben zoals we allemaal weten minder te besteden door een tegenvallende omzet. Ik wacht niet op het antwoord en doe een suggestie. Ik weet dat marketing net een nieuwe stagiair heeft aangenomen en laat die nou ook een salesachtergrond hebben. Ik stel voor dat die de helft van zijn tijd bijspringt op de salesafdeling. We kijken dan een paar weken hoe dat gaat en dan kunnen we altijd nog die vacature uitzetten. De salesmanager kan zich wel vinden in deze oplossing. Ik denk zelfs een tevreden knikje te zien bij de directeur. Met hernieuwde energie verlaat ik het overleg.
Meteen kijken naar lange termijn
Ik worstel al twee dagen met de vacature op de administratie. Hoewel het urgent is, besluit ik om toch een stap achteruit te doen. Waarom lukt het me niet om een goede vacaturetekst in elkaar te zetten? Ik merk dat ik met alleen de functieomschrijving niet genoeg informatie heb. Het liefst wil ik de leidinggevende bellen voor meer input, maar die heeft het al zo druk. Ik wil haar eigenlijk niet storen.
Ik realiseer me dat ik haar mee kan nemen in mijn afweging. Ik wil namelijk niet alleen deze vacature oppakken, maar ook gelijk voor de lange termijn weten wat ze nodig heeft. Ik bedenk eerst hoe ik haar kort en bondig kan uitleggen wat ik bedoel en bel haar vervolgens op. Ik wil van haar weten welk type persoon ze zoekt. Wil ze een vergelijkbaar iemand als degene die nu weggaat? Welke kennis, vaardigheden en gedrag wil ze zien? En: laten we ook voor de langere termijn kijken. Als onze omzet straks (hopelijk) weer aantrekt, heeft ze dan meer mensen nodig? En zijn er nog medewerkers die verlof gaan nemen of vakantiedagen en overuren op moeten maken? Want misschien krijgen we veel reacties op deze vacature, dan kan ik sollicitanten achter de hand houden voor later.
Inzicht verzamelen voor personeelsplanning
Als ik alle antwoorden heb, merk ik dat de leidinggevende ook blij is dat ik verder heb gedacht. Ook zij heeft er stress van dat we altijd ad hoc op zoek moeten naar nieuw personeel of andere oplossingen. Ze zegt dat ze vinger aan de pols gaat houden in haar team en mij meteen inseint als er veranderingen op komst zijn.
Ik heb een idee! Deze vacature pak ik eerst op. Daarna ga ik de andere leidinggevenden ook allemaal bellen. Ik vraag ze te kijken naar hun afdelingsdoelen. Kunnen ze die halen met de huidige bezetting? Houden ze rekening met de veranderingen door corona en de eventuele overuren en vakantiedagen die nog opgenomen moeten worden? Verwachten ze een piekmoment? En deze vragen sla ik op, zodat ik dit elk jaar (of bij verandering) kan herhalen. Zo krijg ik het inzicht dat ik nodig heb voor mijn personeelsplanning van dit jaar én zorg ik er meteen voor dat leidinggevenden actief meedenken en mij sneller opzoeken als ze extra personeel nodig denken te hebben. De vragen die ik naar aanleiding van de vacature had, ga ik ook omzetten naar een standaardformulier. Dan heb ik die bij de volgende vacature zo bij de hand.
Hoe werk jij aan je personeelsplanning? Heb jij ook vaak last-minute vacatures? Of laat jij je niet snel meer verrassen? Ik ben erg benieuwd.
Kim van Alphen
HRM-adviseur
Ps. Volg je me al op LinkedIn?
