Herken je dit? Heb je wel eens in een vergadering gezeten waarbij de ene collega overal over mee praatte en de andere stil bleef? Dat wil niet zeggen dat de stille collega niet betrokken is bij de vergadering of niets heeft bij te dragen. Wie weet heeft die persoon een meer afwachtende houding. Niet iedereen is gelijk. Iedereen heeft zijn eigen gebruiksaanwijzing, ook in vergaderingen.
Effectief vergaderen doe je door de verschillende gebruiksaanwijzingen van mensen in kaart te brengen. Onderzoek de gedragsstijlen van de deelnemers, herken elkaars stijl en speel hierop in. Zo vergader je nog effectiever en haal je het beste uit alle deelnemers. Dit komt de communicatie ten goede. Laten we eens kijken hoe je dat aanpakt.
Effectief vergaderen met DISC
Tijdens een vergadering heb je met verschillende type mensen te maken. Je kunt jezelf en anderen beter leren begrijpen aan de hand van de gedragsstijlen van DISC. De letters DISC staan voor de gedragsstijlen Dominant, Invloed, Stabiel en Consciëntieus. We hebben allemaal een mix van deze gedragsstijlen in ons. Eén van de vier stijlen is vaak het sterkst ontwikkeld en het meest zichtbaar voor de buitenwereld.
Wil je weten welke gedragsstijl het sterkst ontwikkeld is bij jezelf?
Maak hier jouw gratis Q4 DISC gedragsanalyseAls je weet welke gedragsstijlen je aan de vergadertafel hebt zitten en hierop in speelt, kun je efficiënter en effectiever vergaderen. Laten we vanuit DISC naar de vergadering en de diverse gedragsstijlen van de deelnemers kijken. Per gedragsstijl krijg je direct tips om effectief te vergaderen.
D – Dominant – Gedreven
Vergaderstijl Dominant
Precies om 13.00 uur komt er een collega binnen, nog druk bellend en hij geeft direct aan dat hij om 
14.00 uur uiterlijk weg moet voor zijn volgende afspraak. Hij neemt graag de leiding en het initiatief tijdens de vergadering. Hij is ‘to the point’ en wil zijn tijd zo efficiënt mogelijk besteden. Grote kans dat hij geïrriteerd raakt als er met veel details lang bij een onderwerp wordt stilgestaan. Niet te veel discussie, maar actie! Hij neemt graag beslissingen, heeft geen moeite met confrontatie en stelt makkelijk grenzen. Herken je bovenstaand gedrag? Grote kans dat je dan te maken hebt met een persoon die hoog scoort op Dominant.
Vergadertips voor Dominant
Heb je in een vergadering te maken met iemand die hoog scoort op Dominant? Zoals hierboven beschreven zal hij de confrontatie aangaan. Ga deze dan niet uit de weg. Bereid je goed voor en blijf bij de kern van het onderwerp. Geef niet teveel details. Wees duidelijk, kort en krachtig. Hij wil graag zelf beslissen. Geef hem een paar keuzemogelijkheden. Word je overrompeld door deze persoon in de vergadering? Ga dan gerust met deze persoon in gesprek na de vergadering.
I – Invloed – Prater
Vergaderstijl van Invloed
Hij komt binnen met een leuke anekdote en zorgt voor een goede sfeer. Hij is enthousiast en kan overal 
over meepraten. Dit doet hij dan ook graag. Zijn standpunt brengt hij overtuigend en met passie. Soms kan hij chaotisch zijn en is hij niet altijd op de hoogte van de feiten en de cijfers, maar met een grap zal hij dat verdoezelen. Hij wil graag aardig gevonden worden en anderen te vriend houden. Daarom zal hij een confrontatie uit de weg gaan. Hij bloeit op bij goedkeuring en waardering. Herkenbaar? Dan heb je te maken met iemand die hoog scoort op Invloed.
Vergadertips met Invloed
De Invloed-stijl zorgt vaak voor een positieve sfeer. Geef hem waardering voor zijn bijdrage. Hij kan nog wel eens lang van stof zijn en afdwalen van het onderwerp. Houd de regie en biedt hem structuur. Vraag begrip voor een beperkte spreektijd en herinner hem aan het onderwerp waar het om gaat. Wil je snel een beslissing? Zorg dat hij betrokken is bij de besluitvorming en laat hem zijn mening geven.
S – Stabiel – Teamspeler
Vergaderstijl van Stabiel
Hij heeft een afwachtende en rustige houding tijdens de vergadering. Je zou hem bijna stil kunnen 
noemen. Hij houdt zich liever op de achtergrond. Hij laat anderen uitspreken en komt sympathiek en aardig over. Altijd hulpvaardig en moeite hebben met ‘nee’ zeggen is gedrag wat bij hem past. Moet er iets gebeuren, maar niemand biedt zich aan? Grote kans dat hij deze klus op zich neemt. Hij houdt rekening met de ander ten koste van zichzelf. Als het bovenstaande herkenbaar is, heb je te maken met iemand die hoog scoort op Stabiel.
Vergadertips met Stabiel
Stuur vooraf de agenda door zodat de persoon zich kan voorbereiden en zijn eigen mening kan vormen en punten in kan brengen. Vermijd hoge spanningen en confrontaties tijdens de vergadering. Geef ruimte om vragen te stellen en nodig uit om zijn mening te geven. Hij zal niet snel een beslissing nemen. Door zekerheden en garanties te benoemen, kan je de besluitvorming versnellen.
C- Consciëntieus – Analytisch
Vergaderstijl van Consciëntieus
Hij is op tijd aanwezig en heeft alle aangeleverde stukken doorgenomen en zich goed voorbereid. Tijdens
de vergadering is hij rustig en luistert nauwkeurig. Hij stelt gerichte, soms kritische vragen op detailniveau. Soms kan hij inflexibel zijn en lang uitweiden over details, waardoor vergaderingen lang kunnen duren. Om een juiste keuze te kunnen maken, heeft hij (meer) informatie nodig. Hij heeft tijd nodig om alle feiten op een rij te zetten en na te denken. Als je bovenstaande herkent, heb je te maken met iemand die hoog scoort op Consciëntieus.
Vergadertips met Consciëntieus
Hoe vergader je effectief met een C-type? De Consciëntieuze stijl is vaak de kritische en afwachtende luisteraar. Betrek hem dan ook direct en actief in de discussie. Als je hem vraagt om iets te presenteren, verzoek hem dan om alleen de hoofdlijnen te bespreken in plaats van alle details. Blijf niet te lang hangen in vooronderzoek en het streven naar een 100% zekerheid. Soms zal je een besluit moeten forceren. Zet een duidelijke tijdsdeadline en houd je aan de gemaakte afspraken.
Nog effectiever vergaderen?
Door het toepassen van de bovenstaande tips zullen de vergaderingen effectiever verlopen en is er voor iedereen ruimte om actief mee te doen. Wil je meer weten over DISC of beter leren vergaderen? In de onderstaande trainingen en opleidingen komen deze onderwerpen aan de orde:
- Wil je meer weten over wat DISC voor jouw team kan betekenen? Bekijk dan de training Praktisch aan de slag met DISC. De trainer komt graag langs om mee te denken over een training op maat.
- Wil je jouw teamvergaderingen nog verder optimaliseren? Dan is de maatwerktraining Effectief vergaderen en overleggen een goede keuze.
- Maakt het vergaderen een klein deel uit van jouw positie als leidinggevende en wil je jouw algehele leidinggevende kennis verbreden? Tijdens de opleiding Middle Management A komen DISC en verschillende vergadertechnieken uitvoerig aan bod, naast nog vele andere vaardigheden die onmisbaar zijn als leidinggevende.
