Het teamdoelmatigheidsmodel: effectievere samenwerking

In dit artikel lees je hoe Patricia het tij keerde en 5 stappen zette naar een effectievere samenwerking binnen haar team.

Effectief samenwerken in een team: voordat Patricia teamleider werd, vond ze dat heel eenvoudig. In een team werk je samen aan hetzelfde doel. Je luistert naar elkaar en respecteert elkaars ideeën. Je doet wat er van je verwacht wordt en je houdt je aan afspraken. Ze had het idee dat haar teamleider weinig hoefde te doen, hun team was zelfsturend. Dus toen zij gevraagd werd om teamleider te worden, twijfelde ze geen moment. Dit kon zij ook. Na een paar maanden dacht ze er heel anders over. Ze gaf leiding aan een groep mensen die langs elkaar heen werkten, waar conflicten ontstonden en die moeite hadden om de gestelde doelen te behalen.

Effectief samenwerken in een team, hoe dan?

Een team ontstaat niet zomaar. Dat ondervond Patricia na haar start al snel. Ze wist hoe het was om in een goed draaiend team te werken. Nu merkte ze dat ze weliswaar een groep mensen had die aan het werk was, maar dat wilde nog niet zeggen dat er sprake was van samenwerking. Laat staan van een effectieve samenwerking.

Wat zijn de kenmerken van een effectief team? Een effectief team weet:

• wat moet er gebeuren (doelen),
• wie gaat dat doen (taakverdeling),
• hoe gaat dat gebeuren (procedures en werkafspraken) en
• waarom (visie en missie).

Zo werken collega’s prettig samen, halen ze goede resultaten, zijn ze samen verantwoordelijk en draaien als een zelfstandig team. Zijn er verschillen in opvattingen over de uitgangspunten van het werk, de missie en de doelen of over de manier waarop taken uitgevoerd moeten worden? Dan kan dat de onderlinge verhoudingen negatief beïnvloeden. Het loopt niet lekker. Het Doelmatigheidsmodel kan helpen om duidelijkheid te creëren en de onderlinge verstandhouding te verbeteren.

Ook effectiever samenwerken in je team? Vul het samen met jouw teamleden in.  Op die manier versterk je de onderlinge verbinding en betrokkenheid.

Effectief samenwerken in 5 stappen

Effectief samen werken in een team is te bereiken in slechts 5 stappen.

Stap 1: Missie en visie

Patricia bepaalde met haar team hun gezamenlijke missie en visie (uiteraard een afgeleide van de missie en visie van haar bedrijf). Ze gingen samen aan de slag met vragen als: waar werken we naar toe als team? Wat is de bestaansgrond van de organisatie? Wat is onze bijdrage aan het grotere geheel? Hoe verhoudt onze afdeling zich tot de andere?

Dagelijkse werkzaamheden krijgen zo meer betekenis. Dit zorgt voor een extra verbinding tussen de collega’s. Ze weten welke bijdrage ze leveren aan de organisatie.

Daarna keken ze samen naar de toekomst. Welke trends en ontwikkelingen zijn er in het vakgebied? Zo werkten ze samen aan het ontwikkelen van een visie: een aantrekkelijk en toch realistisch toekomstbeeld van het team. Zo wordt het ook eenvoudiger om bewuste keuzes te maken.

Stap 2: Doelen

Om de visie uit stap 1 werkelijkheid te laten worden, zijn concrete en meetbare doelen nodig. Het is belangrijk dat de doelen voor iedereen binnen het team helder zijn. Dit gaat verder dan alleen maar weten welke doelen er zijn vastgesteld. Ieder teamlid moet begrijpen wat de doelen zijn en ze ook accepteren. Als dat niet het geval is, zal je merken dat iedereen zijn eigen doelen nastreeft waarmee de effectiviteit van het team al snel afneemt.

Stap 3: Taken en rollen

Binnen haar team merkte Patricia dat er onduidelijkheid was over de taakverdeling en dat er onuitgesproken verwachtingen waren. Een goed recept voor conflicten.

Daarom heeft ze samen met het team gekeken welke taken er liggen. Welke taken zijn er te onderscheiden? Wie doet wat? Voor elk teamlid moet duidelijk zijn wat zijn taak binnen het team is en wat de taken van de andere teamleden zijn. Ook maakten ze afspraken hóe taken moeten worden uitgevoerd, zodat daar geen onduidelijkheid meer over was.

Naast een takenpakket, heeft ieder teamlid ook een specifieke rol binnen het team, passend bij zijn persoonlijke kwaliteiten. De één richt zich bijvoorbeeld op de sfeer in het team, de ander richt zich meer op de formele taak. Ook zijn er bijvoorbeeld kritische mensen in het team, mensen die meer nadenken en mensen die vooral graag dóen. Vanuit de gestelde doelen kunnen mensen de rol vervullen die ze het beste ligt, zodat ze zich prettig voelen in het team.

Stap 4: Werkafspraken, procedures en onderlinge verhoudingen

In de vorige stap kwam het al even naar voren: ook over de uitvoering van de taak worden afspraken gemaakt. Welke spelregels zijn er? Hoe nemen we besluiten? Hoe voeren we ons werk uit?

Effectieve procedures zijn nodig om tot gezamenlijk overeengekomen resultaten te komen. Eigenlijk gaat het om alle procedures die ertoe bijdragen dat een team haar tijd zo effectief mogelijk benut en dat het best mogelijke resultaat wordt bereikt.

Het voordeel van een procedure is dat iedereen weet waar hij zich aan te houden heeft. Een nadeel is dat er een gebrek aan flexibiliteit kan ontstaan.

Een basisvoorwaarde voor het laten werken van procedures is dat teamleden elkaar aanspreken als zaken minder goed verlopen of als iemand zich niet aan de gemaakte afspraken houdt (feedback geven). Teamwerk is immers een gedeelde verantwoordelijkheid.

Onderlinge verhoudingen

Als een team goed op elkaar ingespeeld is, is er nauwelijks overleg nodig. Iedereen communiceert intensief tijdens de werkzaamheden. Dit kan alleen in een situatie waarin je van elkaar iets wilt aannemen. Waarin onderling vertrouwen en respect heerst en waarin je elkaar helpt. Iedereen is even belangrijk voor het bereiken van een goed resultaat.

Teamleden hoeven niet elkaars beste vrienden te worden, maar het bouwen aan sterke relaties binnen het team verbetert de prestaties. Wederzijds begrip en respect voor verschillen zijn belangrijke ingrediënten.

Stap 5: Persoonlijke overtuigingen

Iedereen binnen een team heeft zijn eigen denkbeelden, ideeën en opvattingen. Die beïnvloeden onze manier van handelen en communiceren. Dat gebeurt lang niet altijd bewust: ook onbewust kan een opvatting de manier van reageren beïnvloeden. Daarom is het belangrijk elkaars overtuigingen uit te spreken en te kennen. Zo kan je er rekening mee houden en elkaar beter begrijpen. Een overtuiging kan bijvoorbeeld zijn: “Als ik feedback geef, loop ik het risico iemand te kwetsen.” Of: “Ik bemoei me niet met dat conflict, want dan krijg ik ruzie.”

Je voelt je onderdeel van een team als dat team jouw behoeften vervult. Denk bijvoorbeeld aan gezelligheid en de behoefte aan waardering voor jou als professional. Hoe meer er onderlinge openheid is over verwachtingen en behoeftes, hoe meer synergie er ontstaat.

Het resultaat van de 5 stappen voor een effectievere samenwerking

Na het doorlopen van de 5 stappen, was de onderlinge samenwerking in Patricia’s team sterk verbeterd. Tot er een teamlid vertrok en een nieuw teamlid werd aangetrokken. Patricia merkte dat er een verschuiving plaatsvond en de focus op de resultaten werd gelegd. Ze realiseerde zich dat ze aandacht moest blijven geven aan de onderlinge verhoudingen en de persoonlijke overtuigingen. Maar ook dat ze zo objectief mogelijk moest kijken naar oorzaak en gevolg. Zo kwam ze erachter dat er onduidelijkheid was ontstaan over de doelen en de wijze van uitvoering van de taken (de nieuwe medewerker had ook zijn eigen ideeën) waardoor de onderlinge verhoudingen verstoord waren.

Objectief waarnemen en bespreken van de waarnemingen bleek voldoende om de effectieve samenwerking verder op te pakken.

Wil jij ook, net als Patricia, bouwen aan een effectievere samenwerking binnen jouw team? In de praktijkgerichte opleiding Middle Management B ga je aan de slag met communicatie, zelfinzicht, gedrag, weerstand en motivatie. Je ontwikkelt jouw leiderschapskwaliteiten en leert het beste uit jezelf en uit je team naar boven te halen.