Gemeente Alphen a/d Rijn gaat voor vaste en flexibele trainingen

“We zijn een ambitieus team dat zich continu wil ontwikkelen. Bijvoorbeeld op het gebied van projectmanagement en op nieuwe thema’s zoals Artificial Intelligence. Maar we werken ook aan onze persoonlijke vaardigheden. Zoals ondernemerschap, omgaan met stress, communicatie en het coachen van projectteams. Samen met IMK Opleidingen hebben we een tweejarig ontwikkelprogramma bedacht dat precies voldoet aan onze wensen: het biedt een vaste basis aan trainingen, met daaromheen flexibele trainingen die we tussentijds aanpassen aan onze leerbehoefte.”

Aan het woord is Nasma Yachou, één van de projectleiders in het team Opdrachten en Innovatie van de gemeente Alphen aan den Rijn. Nasma is ook opleidingscoördinator en ‘spin in het web’ van dit ontwikkelprogramma en sparringpartner voor IMK Opleidingen. Naast haar zit teammanager Kim Straatman. Kim vertelt enthousiast: “Dit team bestaat uit ongeveer 18 projectleiders en twee toppers van projectmanagement ondersteuners. Hun kracht is dat ze vernieuwing in de organisatie brengen. Belangrijke competenties zijn ondernemerschap, doelgerichtheid en het leggen van verbindingen in de organisatie. Op die manier pakken ze grote organisatievraagstukken op. Soms gevraagd, soms ongevraagd.”

 

Een wendbaar team, ondernemend, doelgericht en verbindend

“Binnen onze organisatie willen we van en met elkaar leren. De kennis en inzichten die het team Opdrachten en Innovatie opdoet, benutten we waar mogelijk ook in de rest van de organisatie. Dit team wil graag alle kennis en competenties in huis hebben om de organisatie verder te brengen. Als projectleiders moeten ze ook flexibel en wendbaar zijn om op elke plek of afdeling te worden ingezet. Kortom, het team zit bovenop de laatste ontwikkelingen; dat hoort bij hun rol. Dit alles hebben we vertaald in dit mooie ontwikkelprogramma.”

De gloednieuwe AI-training was precies wat we zochten

Nasma vult aan: “Zodra er iets nieuws binnen of buiten onze organisatie speelt waar we iets mee willen, dan kijken we hoe we dat in ons programma kunnen stoppen. Een voorbeeld is Artificial Intelligence (AI). Dit is één van de trainingen die we afgelopen jaar hebben toegevoegd. AI is nogal breed, het gaat niet alleen over ChatGPT. Onze leervraag was: welke nieuwe kennis en competenties hebben we nodig om mee te bewegen met de mogelijkheden van AI?”

Robots in het gemeentehuis

Kim: “IMK Opleidingen heeft een training op maat voor ons gemaakt. Na afloop van de leerzame training kwamen er meteen nuttige vervolgvragen bij ons op zoals: hebben we een nieuwe AI-functie nodig in de organisatie? We hebben echt geen robotjes rondlopen in het gemeentehuis, maar we snappen wel heel goed de toegevoegde waarde van AI op onze processen en werkwijzen.”

“De training heeft ons ook bewuster gemaakt”, vertelt Nasma. “Hoe gaan we als gemeente ethisch om met AI? Wanneer vinden we het bijvoorbeeld verantwoord om persoonsgegevens te gebruiken in AI? Beginnen we daar überhaupt aan?”

Als een satéprikker door de organisatie

Een ander voorbeeld van een ontwikkeling ‘van buiten’ die op de gemeente afkomt, is de nieuwe Wet Open Overheid (WOO). Kim: “Zo’n project steekt als een soort satéprikker door de organisatie. Bijna iedereen moet veranderen en meebewegen met de wet: juristen, het bestuur, de afdeling communicatie. Ons team begeleidt ook dit project. Je kunt je voorstellen hoe belangrijk dan competenties zijn zoals projectmanagement, ondernemerschap en verbinden.”

Meteen oefenen in de praktijk

Nasma: “We zijn nu ongeveer op de helft van het ontwikkelprogramma. Ons team heeft nu vier trainingen en één keuzetraining gevolgd. Naast de AI-training heb ik veel geleerd van de training Communicatie in en rond projecten. Van tevoren hadden we bij IMK Opleidingen aangegeven dat we veel interactieve werkvormen wilden. IMK pakte dat heel goed op, want we kregen in deze training meteen de theorie in een oefening aangeboden: we moesten ter plekke een vergadering leiden. Als groep moesten we kiezen uit een aantal bespreekpunten. De schone taak lag bij de voorzitter om de behoeften in de groep te inventariseren en daarna tot overeenstemming te komen. Dat was erg leuk en leerzaam om te doen.”

 

‘Help, ik sta altijd aan!

“Een andere training die ik niet snel vergeet is ‘Help, ik sta altijd aan!’. We werden geconfronteerd met het feit dat je zoveel in je hoofd hebt… En dat je regelmatig gewoon even dingen op papier moet zetten. Dat je soms even afstand moet nemen, om te snappen waarom je stress ervaart en hoe je dat kunt verminderen: door een lijstje, door te prioriteren, of door je af te vragen of iemand anders het voor je kan doen. Ook weet ik nu hoe ik beter mijn tijd kan indelen met werk, hobby’s, sport en andere dingen.”

Wij passen ons ontwikkelprogramma graag tussentijds aan

Kim vertelt: “Ik vind het een kracht van dit team dat ze zelf scherp in de gaten hebben dat hun leerbehoeftes veranderen. En dat ze daarop willen inspelen in de vorm van een training. Er zijn regelmatig evaluatiegesprekken tussen Nasma en onze contactpersoon bij IMK. Zij monitoren goed, nemen onze feedback heel serieus en komen met voorstellen om het programma af te stemmen op onze behoefte. Nasma: “Absoluut. Ik lees alle evaluaties van mijn collega’s en bespreek met het team: wat willen we aanpassen? Met die input kan ik heel gericht naar IMK. Zodra er een nieuw onderdeel in het programma komt, heb ik altijd eerst contact met de trainer. Op die manier zorgen we dat we goede afspraken hebben.”

IMK beweegt continu met ons mee

Kim: “Bij de aanbesteding van dit ontwikkelprogramma zochten we een opleider die continu kan meebewegen met de veranderende ontwikkelbehoefte in ons team. Maar tegelijkertijd ook onze doelgroep en ons werk als projectleiders goed begrijpt. Zo’n partij hebben we absoluut in IMK Opleidingen gevonden.”