Een verandertraject met behulp van een incompany training op maat

Een compleet nieuwe manier van werken introduceren in de organisatie, dat gaat niet vanzelf. IMK Opleidingen denkt mee over de implementatie en vertaalt de visie van het management naar een praktische training. Nieuwsgierig naar hoe dat in zijn werk gaat? Lees hoe Isero met IMK Opleidingen de nieuwe ontwikkelgesprekken implementeerde.

Aan het woord is Evelyne Lub, HR-manager bij Isero. Deze ijzerwarengroothandel én dienstverlener voor bouwprofessionals en technische diensten is gespecialiseerd in hang- en sluitwerk, gereedschap, ijzerwaren en bevestigingsmiddelen, werkkleding en pbm’s.

Van beoordelingsgesprekken naar ontwikkelgesprekken

Evelyne: ”Onze beoordelingsgesprekken waren niet meer van deze tijd. De leidinggevende vulde voorheen een beoordelingsformulier in en deelde zijn bevindingen tijdens het beoordelingsgesprek met de medewerker. De medewerker kwam niet of nauwelijks aan het woord. Er werd alleen teruggekeken naar wat er goed was gegaan en wat er beter had gekund. En dat is natuurlijk zonde. Je wil toch dat het ook gaat over de toekomst? Kortom: tijd voor verandering. Vandaar dat wij kozen voor het ontwikkelgesprek.”

Evelyne vertelt hoe dit eruit komt te zien: “Met de nieuwe ontwikkelgesprekken willen we, naast terugkijken, vooral vooruitkijken. Hierbij is de groei en de ontwikkeling van de medewerker leidend. Dan heb ik het over: waar wil de medewerker naartoe, hoe wil hij dat gaan doen en wat heeft hij hiervoor nodig? Dit alles is een grote verandering, want hiermee komt de verantwoordelijkheid meer bij de medewerker te liggen in plaats van bij de leidinggevende. We verwachten dat medewerkers op deze manier meer gemotiveerd raken en meer werkplezier ervaren.

Een trainingsbureau dat meedenkt

We hebben zelf een nieuw ontwikkelformulier opgesteld. Nu hadden we deze kunnen uitdelen en zeggen: ‘succes ermee’. Maar het gaat hier echt om een hele nieuwe manier van gespreksvoering. In plaats van praten tegen je medewerker ga je mét hem in gesprek. Hier wilden we de leidinggevende in begeleiden en dit konden we niet alleen. Daarom ging ik op zoek naar een praktisch trainingsbureau, dat mee kon denken over hoe we deze nieuwe werkwijze voor het ontwikkelgesprek op een goede manier konden overbrengen. En dat trainingsbureau heb ik gevonden in IMK Opleidingen.

Praktijkgerichte aanpak

Ik had zelf een aantal jaar geleden een training van IMK Opleidingen gevolgd. Omdat deze training vooral lekker praktisch was, dacht ik aan IMK Opleidingen als trainingsbureau voor deze klus. Het gaat namelijk om een grote groep praktisch ingestelde, nuchtere leidinggevenden met een niet-lullen-maar-poetsenmentaliteit. ‘Leuk, maar hoe werkt het in de praktijk?’, dat willen deze leidinggevenden weten. Daar sluit de praktijkgerichte aanpak van IMK Opleidingen mooi op aan.

Persoonlijk contact met de trainer

Toen trainer Marlijn Ott langskwam om kennis te maken met de organisatie, vroeg ze: ‘Wat wil je dat ze kunnen aan het einde van de training? Wanneer is de training geslaagd?’ Dat heb ik haar precies uitgelegd: ik wil dat de leidinggevenden een goede basis hebben om zelf ontwikkelgesprekken te voeren en weten hoe het formulier werkt. Met het startpunt helder voor ogen heeft Marlijn gekeken welke stappen er nodig zijn om de ruim 100 leidinggevenden mee te nemen naar het uiteindelijke doel en daar een training voor ingericht.

Flexibel en oplossingsgericht

We stonden in de startblokken in maart 2020. Alle data stonden gepland, iedereen was uitgenodigd en toen kwam corona. Daardoor liep alles anders dan gepland en kwam het hele traject stil te liggen. We hebben de trainingen uitgesteld tot we weer fysiek bij elkaar konden komen. In december 2020 en januari en februari 2021 was het eindelijk zover. Na de eerste drie trainingen werden de coronaregels weer aangescherpt en konden we weer niet fysiek bij elkaar komen. We moesten flink schakelen.

Trainer Marlijn had inmiddels heel wat ervaring met online trainen, dus hebben we besloten de trainingen online te geven. Het was een flinke puist werk om alles opnieuw in te plannen en te regelen. Er gaat niets boven live trainen, maar dit was een prima alternatief.

Daarnaast liepen we ook tegen praktische punten aan zoals dat niet alle deelnemers over een computer beschikten of een ruimte hadden waar ze ongestoord de training konden volgen. Voor deze deelnemers hebben nog drie fysieke training plaatsgevonden.

Zelf ervaren is de sleutel

Ik heb zelf de online training ook gevolgd en vond het heel boeiend. Stap voor stap werd het nieuwe ontwikkelformulier doorlopen en hebben de leidinggevende het voor zichzelf ingevuld. Want als je het eerst zelf hebt ervaren, dan kun je het goed uitleggen aan je medewerkers. Daarna gingen we aan de slag met het voeren van het ontwikkelgesprek. Hoe is dat nu om niet zelf aan het roer te zitten, maar vooral de medewerker te laten vertellen? En hoe doe je dat dan? En ook hierbij is het ervaren heel belangrijk. Je kan wel vertellen dat ‘open vragen stellen’ belangrijk is, maar dan komt het niet echt binnen. De leidinggevenden hebben door te oefenen zelf ondervonden welk effect goede gesprekstechnieken, zoals open vragen stellen en stiltes laten vallen, hebben op het gesprek. Je zag de kwartjes vallen.

Resultaten direct merkbaar

Leidinggevende Peter van den Hurk vond het een zeer duidelijke en stimulerende training. Door de training weet hij nu hoe belangrijk het is om het doel van het ontwikkelgesprek voor ogen te houden. En ik sprak een leidinggevende die zich bewust geworden was van zijn manier van vragen stellen. Waar hij eerst veel gesloten vragen stelde en hard aan het werk was om de juiste informatie naar boven te krijgen, ervaart hij nu dat hij met open vragen het antwoord ‘vanzelf’ krijgt. En daarnaast nog veel meer informatie krijgt. Hij noemde het een echte eyeopener. Een andere leidinggevende vertelde, bijna verbaasd, dat hij de gesprekstechnieken in heel veel verschillende situaties kan toepassen en dat hij er echt iets aan heeft.

Een goede basis

Nu moeten de leidinggevenden het echt gaan ervaren door de ontwikkelgesprekken te voeren. Dan gaan ze het geleerde toepassen. In het najaar gaan we het uitgebreid evalueren. Met de trainingen is de basis gelegd en nu moeten we het zelf verder oppakken. Alle vestigingsleiders hebben zelf de training gevolgd. Zij houden de leidinggevenden in de gaten en kunnen ze verder helpen. Ook de HR-adviseurs gaan de vestigingen langs en houden een vinger aan de pols.
Een ding is zeker: de leidinggevenden hebben tijdens de training bagage meegekregen waar ze in al hun gesprekken veel plezier van zullen hebben.

Incompany traject bij IMK Opleidingen

Ben jij benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact op met onze studieadviseurs via 0172 – 42 34 56, we denken graag met je mee!