Aap op de schouder? Leer de kunst van het teruggeven

Telma ligt ’s nachts te woelen in haar bed. Telma werkt bij een verzekeringskantoor als managementondersteuner. Ze baalt ontzettend, want ze had weer geroepen “oh, dat is prima” toen haar leidinggevende Peter vroeg of ze een uurtje langer kon blijven. “Wáárom doe ik dat nou elke keer? En hoe kom ik nou weer van deze aap op mijn schouder af?”

Peter, leidinggevende van Telma, vindt het op zijn beurt héél moeilijk om te delegeren en neemt te veel apen op zijn schouder. Daardoor komt hij aan zijn eigen werk moeilijk toe en heeft daardoor soms de hulp nodig van Telma. Je ziet de vicieuze cirkel!

Zoals Telma en Peter zijn er velen. In dit artikel vind je tips en trucs van trainer Christine Meijer hoe jij het beste kunt omgaan met die aap op je schouder.

Wat betekent het: aap op de schouder?

Een aap op de schouder nemen betekent dat je een probleem (de aap) van een ander overneemt. De aap (het probleem) springt op jouw schouder en vervolgens moet jij er iets mee. Aapmanagement is afgeleid van de Amerikaanse uitdrukking: “Who owns the monkey?”, dus “Wiens probleem is het?”. In Amerika noemen ze een probleem ook wel een ‘monkey’.

Met aapmanagement zorg je ervoor dat de apen op de juiste schouders zitten en dat problemen van anderen niet worden doorgeschoven.

Waarom neem ik elke keer die aap op de schouder?

Er zijn meerdere redenen waarom je elke keer die aap op je schouder neemt. ‘Ja’ zeggen tegen apen heeft namelijk ook voordelen:

1. Mensen zijn van nature sociale wezens die behoefte hebben aan verbondenheid en sociale interactie. Als je aardig gevonden wordt, is de kans groter dat je geaccepteerd wordt en opgenomen wordt in sociale groepen. Lang, láng geleden vergrootte het ook je kans om te overleven. Want als je buiten de groep stond, stond je er in je eentje voor en dat was niet eenvoudig in de oertijd.
2. Positieve feedback, complimenten en de goedkeuring van anderen kunnen bijdragen aan een positief zelfbeeld. Als anderen jou aardig vinden en goedkeuren wat jij doet, kan dit je meer zelfvertrouwen en zelfwaardering geven.
3. De meeste mensen houden niet van confrontaties en conflicten. Door ‘ja’ te zeggen voorkom je die.
4. Een aap op je schouder nemen levert je waardering en erkenning op.
5. Aardig zijn wordt gezien als een positieve sociale norm.

Aardig gevonden worden (en dus die aap op je schouder te nemen) is gezond en normaal. Tenzij het ten koste gaat van je eigen behoeftes, waarden en normen.

Wie nemen de meeste apen op hun schouders?

Op de werkvloer zie je dat de ene collega veel meer de neiging heeft om al die aapjes op zijn schouder te nemen dan de ander. Hieronder zie je 10 types beschreven, misschien herken je wel waarom jij of die collega vaker ‘ja’ zeggen dan anderen.

1. De perfectionist: De perfectionist heeft de neiging om alles zelf te willen doen, want niemand kan het zo goed als hijzelf. De perfectionist wil de controle houden om ervoor te zorgen dat de taak op de best mogelijke manier wordt uitgevoerd.
2. De redder: Iemand die van nature behulpzaam is, kan het moeilijk vinden om nee te zeggen wanneer anderen om hulp vragen. De redder is meer dan bereid om anderen te ondersteunen en de ander te ontlasten. De redder houdt van mensen die om hulp vragen dus iedereen die zich als hulpeloos presenteert, kan op hun hulp rekenen.
3. De positivo: De positivo ziet alles rooskleurig in en heeft de neiging zichzelf te overschatten. Problemen zijn kansen!
4. De allemansvriend: De allemansvriend wil een wit voetje halen om er later voordeel van te hebben.
5. De starter of de nieuwe collega: Iemand die met zijn eerste baan begint of net gestart is binnen de organisatie is nog niet bekend met de organisatiecultuur en weet nog niet wanneer hij wel of niet iets kan weigeren.
6. De controlfreak: De controlfreak wil graag de controle hebben over situaties en processen en heeft moeite om taken los te laten. De controlfreak wil weten wat er gebeurt.
7. De conflictvermijder: De conflictvermijder is bang voor negatieve reacties of confrontaties en zal daarom niet graag ‘nee’ zeggen, laat staan grenzen stellen.
8. De oververantwoordelijke collega: Iemand die zich oververantwoordelijk voelt, neemt steeds meer taken op zich, ook al heeft hij er geen tijd voor. Plichtsgevoel speelt hierbij een grote rol.
9. De streber: De streber wil zichzelf bewijzen en laten zien dat hij meer kan bereiken. Daardoor zal de streber eerder geneigd zijn om meer apen op zijn schouders te nemen.
10. De overbelaste collega: Iemand die overbelast is, heeft de neiging juist meer werk op zich te nemen. Dat klinkt tegenstrijdig, maar iemand die vermoeid is en veel werkdruk ervaart, vindt het moeilijk om grenzen te stellen en te voelen wat hij nog aankan.

Je ziet dat aapmanagement allerlei redenen kan hebben en voortkomt uit patronen die iemand ontwikkelt. Hoe bepaal je nou welke aap je wél op je schouders neemt en welke niet? Lees snel verder voor het antwoord.

Van wie kun je de meeste apen verwachten?

We hebben net gekeken welke types geneigd zullen zijn om de meeste apen op hun schouders te nemen. Maar die apen komen natuurlijk ook ergens vandaan. Vaak zullen dit leidinggevenden zijn, maar het kunnen ook de collega’s zijn die heel goed weten waar hun prioriteiten liggen en begrijpen dat ze niet alles zelf kunnen doen.

Taken overdragen aan iemand anders is ook een teken om te laten zien dat je vertrouwen hebt in de capaciteiten van een ander. Mensen die samenwerken en teamwork belangrijk vinden, maken graag gebruik van de kwaliteiten van de ander en zullen daarom ook apen willen doorgeven.

Onzekere mensen kunnen de neiging hebben om apen op hun schouders te nemen, maar andersom is ook waar: ‘laat iemand anders dit maar doen, want die kan het vast beter dan ik’.

Welke aapjes wil je wél op je schouder?

Het kan natuurlijk ook zijn dat je sommige aapjes graag op je schouders neemt, omdat je bijvoorbeeld meer uitdaging wilt of tijd over hebt. Hoe maak je die keuze?
Telma wil bijvoorbeeld wél apen op haar schouder waarmee ze zich kan ontwikkelen. Zo steekt ze graag haar hand op als er hulp wordt gevraagd bij het opstellen van een projectplan of als er een evenement georganiseerd moet worden.

Je kunt jezelf de vraag stellen of je de volledige verantwoordelijkheid kunt dragen voor de aap. Als het antwoord ja is, dan kun je de aap rustig op je schouder nemen. Twijfel je? Praat er dan eerst eens over met anderen of bedenk hoe je de verantwoordelijkheid kunt delen.

Een andere manier om te bepalen of jij de aap op je schouder wilt nemen, is om te kijken hoe de balans is tussen taken die je eenvoudig afgaan en taken die je uitdagend vindt. Te weinig uitdaging? Dan kan een extra taak juist de nodige groei brengen.

Of je een aap op je schouders wilt nemen, hangt ook af van de manier waarop je naar de aap kijkt. Zie je de mogelijkheden of zie je juist beren op de weg?

Hoe voorkom ik die aap op de schouder of hoe kom ik ervan af?

Het beste zou natuurlijk zijn als apen helemaal niet op je schouders terecht komen als jij ze niet wilt. Onze trainer Christine Meijers heeft de beste tips voor je:

1. Ontwikkel een antenne voor problemen die op je afkomen zodat je tijdig kunt nadenken wat je wilt doen.
2. Vraag jezelf bij elk probleem, klusje of vraag: who owns the monkey of moet IK dit nu doen? En vooral: kan de ander dit zelf oplossen?
3. Vraag aan de ander of hij zelf al over een oplossing heeft nagedacht.
4. Als dit niet het geval is, vraag hem dit alsnog te doen en later terug te komen.
5. Als dit wel het geval is, spreek dan samen de oplossing goed door.
6. Spreek je vertrouwen uit en wens de ander veel succes bij het aanpakken van dit probleem.
7. Later vragen hoe het is afgelopen en complimenteren.

Nee zeggen is voor veel mensen moeilijk. Ja zeggen is makkelijker, ja zeggen geeft een goed gevoel, ja zeggen voorkomt conflicten. De vraag is alleen: voor wíe is ja zeggen beter? Meestal voor de ander. Misschien ken je de uitdrukking wel: ja zeggen tegen een ander is nee zeggen tegen jezelf en nee zeggen tegen een ander is ja zeggen tegen jezelf.

Aapmanagement door nee te zeggen

Apen op de schouder voorkom je door ‘nee’ te zeggen. En dat lijkt moeilijker dan het is. Twee manieren om nee te zeggen zijn:

1. Niet nu – Wanneer iemand iets voorstelt wat je wel zou willen, maar het op dat moment gewoon even niet uitkomt.
2. Ja, én… – Door ‘Ja, en…’ te antwoorden op een verzoek creëer je zelf de ruimte om invloed uit te oefenen op de situatie. ‘Ja, ik blijf een uurtje langer en ik vraag of de andere collega’s ook meehelpen.’

Een voorbeeld van nee zeggen

In de whitepaper 6 belachelijk simpele manieren om ‘nee’ te zeggen staat ook een mooi voorbeeld: Kirsten wordt gevraagd om over te werken en voor ze het weet, heeft ze ja gezegd. Terwijl ze eigenlijk een afspraak met een vriendin heeft om eindelijk weer eens te gaan sporten. Een afspraak waar ze naar uitkeek. Ja zeggen tegen haar leidinggevende is in dit geval duidelijk nee zeggen tegen haarzelf (en haar vriendin). Weten wat voor jou belangrijk is en waar je grenzen liggen, helpt bij het nee zeggen.

Download hier de gratis whitepaper 6 belachelijk simpele manieren om ‘nee’ te zeggen:

Hoe je als leidinggevende apen op je schouder voorkomt

Niet alleen collega’s onderling hebben de neiging om apen op hun schouders te nemen. Ook leidinggevenden kunnen er wat van. Peter, leidinggevende van Telma, is zo’n leidinggevende die elke keer zegt: “Geef maar aan mij, dit heb ik zo opgelost,” of “Ik zoek wel even uit hoe het zit, dan laat ik het je wel weten.”? Vandaar dat hij de neiging heeft om Telma regelmatig te vragen om nog een uurtje langer te blijven (zie je het patroon?).

Meer leidinggevenden zullen dit herkennen. Binnen de kortste keren ben je zoveel tijd kwijt met de problemen van al je medewerkers, dat je aan je eigen werkzaamheden nauwelijks meer toekomt.

Waarom je als leidinggevende die apen niet wilt hebben

Christine legt uit hoe dit ook anders kan: “In mijn trainingen geef ik het voorbeeld van Peter, de leidinggevende van Telma. Peter is werkzaam bij een verzekeringskantoor. Hij heeft jarenlange ervaring in de buitendienst, kent bijna alle klanten en geeft nu leiding aan kantoormedewerkers. Deze medewerkers denken vaak: Peter weet zo veel, ik vraag het aan hem. Peter zoekt het uit, Peter belt de klant wel even. Hij kan het sneller en wil zijn medewerkers ontzien en helpen waar hij kan. Maar zij worden onzeker en vragen hem steeds meer. Peter komt niet meer aan zijn eigen werk toe.

Als leidinggevende is het belangrijk je vertrouwen uit te spreken dat de medewerker zijn takenpakket en de bijbehorende uitdagingen aan kan. Dit betekent natuurlijk niet dat je niet kunt helpen bij het zoeken naar een oplossing.”

Herken de aap

Het begint ermee dat je de aap herkent. Daarna bepaal je wie de aap toebehoort. Als een medewerker het zelf kan oplossen, laat hem de aap dan ook weer meenemen de werkvloer op. Pas wanneer het probleem hem boven het hoofd stijgt, moet je als leidinggevende zelf ingrijpen.

Peter helpt zijn medewerkers beter door hen zelf de oplossing te laten bedenken en waar nodig bij te sturen. Op deze manier wint de medewerker zijn zelfvertrouwen terug en wordt zelfredzamer. En Peter kan het loslaten en met zijn eigen werkzaamheden verder. (En hij hoeft Telma niet meer te vragen langer te blijven.)

Peter merkt dat zijn teamleden hem vaak aankijken als er problemen zijn en dat wil hij doorbreken. In deze video  zie je hoe Peter in 5 stappen de aap op zijn schouder teruggeeft aan zijn rechtmatige eigenaar.

Het lijkt soms makkelijker om iets van een ander over te nemen, omdat uitleggen meer tijd en moeite kost. Het gevolg is dat je allerlei werk doet voor anderen en je eigen werk blijft liggen. En dat de ander niet leert om zelf aan de slag te gaan met een vraag of een probleem.

Definitief van die apen afkomen

Wil je na het lezen van dit artikel eindelijk definitief van die apen afkomen? Met onze trainingen gaat het je lukken. Zo leer je in de training Persoonlijke effectiviteit om jezelf uit te spreken en voor jezelf op te komen. Je oefent in een veilige omgeving aan sociale vaardigheden zoals assertiviteit, feedback geven en ontvangen. De cursus Timemanagement geeft je weer grip op je werk en je tijd. Op een manier die bij je past én die je volhoudt. Met de training Persoonlijk leiderschap leer je leidinggeven aan jezelf en bewuste keuzes te maken. Je neemt actief beslissingen over waar je naartoe wilt en hoe je dat bereikt. Twijfel je welke training of cursus jou het beste gaat helpen bij met jouw aapmanagement? Neem dan contact op met onze studieadviseurs via advies@imkopleidingen.nl of bel 0172 – 42 34 56.

Veelgestelde vragen over Aap op schouder