Duidelijke werkafspraken maken met collega’s

24 januari 2024

Succesvol samenwerken met collega’s in een team of een project, dat vraagt om goede afspraken maken met elkaar. Zonder werkafspraken te maken, is de kans groot dat iedereen maar wat doet en dat er misverstanden ontstaan. Maar hoe maak je nou goede afspraken met collega’s en wat doe je als anderen zich niet aan de afspraken houden?  

Wat is een werkafspraak?

Een werkafspraak kun je zien als richtlijn hoe je als groep wilt samenwerken. Door werkafspraken te maken weet iedereen wat er verwacht wordt (in plaats van aannames te doen) en hoe je als team met elkaar omgaat. Loopt het anders dan afgesproken? Dan kun je verwijzen naar de eerder gemaakte werkafspraken (‘Barry, de whatsappgroep is bedoeld voor korte werkgerelateerde zaken, niet om vakantiefoto’s te delen.’)

Voorbeelden van goede werkafspraken

Goede werkafspraken vastleggen met collega’s helpt om een productieve en positieve werkomgeving te creëren. Hieronder vind je voorbeelden van teamafspraken die je kunt maken:

• Communicatiekanalen: spreek af welke communicatiekanalen je waarvoor gebruikt: bijvoorbeeld een projectapp waarin je de planning en updates bijhoudt, whatsapp voor snelle vragen en overleggen of vergaderingen voor discussies.
• Respecteer elkaars tijd: wees op tijd voor vergaderingen en deadlines. Loop je vertraging op? Communiceer wijzigingen in schema’s of plannen tijdig en vraag om hulp als dat nodig is.
• Feedback: spreek af hoe je elkaar feedback geeft en dat het ontvangen van feedback een kans is om om jezelf te ontwikkelen.
• Maak verwachtingen over taken en doelen helder: zorg ervoor dat de ander weet wat er verwacht wordt bij het verdelen van taken.
• Bereikbaarheid: maak afspraken wanneer je bereikbaar bent. Na 17.00 wordt er bijvoorbeeld niet van je verwacht dat je e-mails of telefoontjes beantwoordt. Bespreek samen welke afspraken je daarover wilt maken: voor de een betekent bereikbaar zijn iets anders dan voor de ander.

Je kunt allerlei soorten afspraken maken die de samenwerking bevorderen. Houd dan wel rekening met een aantal basisvoorwaarden voor het maken van afspraken.

Hoe maak je afspraken met collega’s?

Afspraken maken is op zich niet zo moeilijk. Maar als je wilt dat ze nagekomen worden, is het handig om rekening te houden met een aantal zaken:

• Overdrijf het niet: maak liever twee heldere basisafspraken dan tien verschillende afspraken die niemand onthoudt.
• Maak de werkafspraken gezamenlijk: zo zorg je ervoor dat iedereen zich erbij betrokken voelt.
• Check of iedereen achter de afspraken staat: kan niet iedereen zich vinden in de afspraak? Vraag dan goed door wat voor beeld iemand erbij heeft en waar de twijfel zit.
• Maak verwachtingen helder: hoe ziet gedrag eruit dat past bij de afspraak? Bijvoorbeeld: jullie spreken af dat de team overleggen op tijd moeten beginnen en eindigen. Wat voor gedrag hoort daarbij? Betekent dat dat je nooit te laat mag komen of betekent het dat je tijdig laat weten dat je later komt? Stem dat goed met elkaar af zodat de verwachtingen helder zijn.
• Evalueer de afspraken regelmatig: wat werkt goed en wat werkt minder goed. Zijn de afspraken helpend of belemmeren ze juist? Sta open voor elkaars feedback en luister naar elkaar.
• Leg de afspraken vast: zorg dat de afspraken op papier staan en dat ze goed terug te vinden zijn. Zet ze bijvoorbeeld op de mail of hang ze op het (digitale) planningsbord.

Afspraken maak je om effectiever samen te werken. Zorg daarom dat de werkafspraken bijdragen aan de gestelde projectdoelen.

Wat doe je als collega’s zich niet aan de afspraken houden?

Je kunt samen overeenstemming bereiken over werkafspraken en toch zal het voorkomen dat collega’s zich er niet aan kunnen of willen houden. Wat doe je dan? Wij maakten een stappenplan hoe je feedback kunnen geven.

1. Gedrag

Benoem het gedrag zo concreet mogelijk en zonder oordeel.

• “We hadden afgesproken dat je dit vandaag af zou hebben, zodat we de volgende stap kunnen zetten binnen ons project.
• “Ik merk dat jij vandaag en vorige week de afgesproken acties voor de projectteamvergadering niet afgerond hebt.”

2. Gevolg

Geef het effect van het gedrag op jou en/of het resultaat.

• “Hierdoor loopt ons project vertraging op.”

3. Geef je gevoel of grens aan.

• “Ik merk dat ik me hieraan ga ergeren.”
• “Dit is niet volgens de afspraken die we gemaakt hebben.”

4. Geef ruimte voor reactie en check of de ander jou heeft begrepen.

• Laat een stilte vallen.
• Geef ruimte voor reactie.
• Toon begrip, ga niet in discussie.
• Stel bijvoorbeeld een vraag:
“Wat maakt dat je de afspraken niet nakomt?”
“Vanwaar dat je dit doet?”

5. Gewenst

Geef concreet aan wat je wilt.

• “Kunnen we afspreken dat ….”
• “Ik wil je vragen of je ….”

6. Afspraak

Het maken van afspraken met collega’s en elkaar daarop aanspreken bevordert de samenwerking, het werkplezier en het vergroot de productiviteit en effectiviteit. De onderlinge communicatie verbetert, er ontstaan minder misverstanden en het stimuleert groei en ontwikkeling. Win-win-win!

Meer leren?

Wil jij beter leren communiceren op je werk? De cursus Effectief communiceren op de werkvloer is speciaal ontwikkeld voor medewerkers die hun communicatieve vaardigheden willen verbeteren.

Werk jij regelmatig in projectteams en wil je beter leren communiceren met projectleden maar ook met andere stakeholders? Dan is de training Communicatie in en rond projecten iets voor jou. Deze training is speciaal ontwikkeld voor alle betrokkenen bij een project. Of je nu projectleider, projectmedewerker, meewerkend voorman of stafmedewerker bent, met deze training kun je jouw communicatieve vaardigheden verbeteren binnen een projectomgeving.