Alles wat je moet weten over het voortgangsgesprek

30 oktober 2024

Tijdens het voortgangsgesprek bespreek je als leidinggevende en medewerker samen de voortgang van gestelde doelen, knelpunten en successen. Ook stel je doelen bij. In dit artikel lees je wat een voortgangsgesprek is, waarom het nuttig is en wat je ervan kunt verwachten.

Wat is een voortgangsgesprek?

Het voortgangsgesprek is onderdeel van de beoordelingscyclus. Het is een gesprek tussen medewerker en leidinggevende waar in de prestaties, ontwikkeling en werkervaring van de medewerker worden besproken. Dit gebeurt op basis van de afspraken die in het functioneringsgesprek zijn gemaakt. De focus ligt op de toekomst en de ontwikkeling van de medewerker.

Verder op in dit artikel leggen we uit wat het verschil is tussen een functioneringsgesprek, voortgangsgesprek en beoordelingsgesprek. 

Waarom een voortgangsgesprek voeren?

Het doel van een voortgangsgesprek is om op een gestructureerde manier te monitoren hoe de medewerker vordert met de afspraken die gemaakt zijn in het functioneringsgesprek.

1. Bijsturen en feedback geven: een voortgangsgesprek biedt de kans om in te grijpen als zaken niet goed of juist boven verwachtingen gaan. Het gesprek geeft de leidinggevende de mogelijkheid om constructieve feedback te geven en de medewerker kan knelpunten aankaarten.
2. Doelen evalueren en bijstellen: het is een moment om eerdere gestelde doelen te bespreken en, indien nodig, bij te stellen of aan te vullen. Zo blijft het voor de medewerker helder wat er van hem of haar wordt verwacht.
3. Tevredenheid en welzijn: naast prestaties wordt vaak ook de werksfeer, werkdruk en het algehele welzijn van de medewerker besproken. Dit helpt om vroegtijdig signalen van burn-out of onvrede te herkennen.

Wat wordt er besproken tijdens een voortgangsgesprek?

Een voortgangsgesprek kan verschillende onderwerpen hebben, afhankelijk van de situatie van de medewerker en de organisatie.

Typische gespreksonderwerpen zijn:

• Prestaties: hoe is het gegaan in de afgelopen periode? Wat zijn de resultaten? Is er voortuitgang geboekt ten opzichte van eerder gestelde doelen?
• Doelstellingen: worden de afgesproken doelen gehaald, of moeten ze worden aangepast? Wat zijn de doelen voor de komende periode?
• Ontwikkeling: welke stappen heeft de medewerker gezet in zijn of haar persoonlijke en professionele groei? Zijn er trainingen of opleidingen nodig?
• Samenwerking en communicatie:  hoe verloopt de samenwerking met collega’s en leidinggevenden? Zijn er problemen of juist succesverhalen?
• Werkplezier en welzijn: is de medewerker tevreden zijn of haar werk? Hoe zit het met de werkdruk en balans tussen werk en privé? Zijn er signalen van stress of ontevredenheid?

Hoe is een voortgangsgesprek opgebouwd?

Een voortgangsgesprek heeft vaak een vaste structuur om het gesprek effectief te laten verlopen. Hier is een voorbeeld van hoe zo’n gesprek eruit kan zien:

1. Voorbereiding

Zowel de leidinggevende als de medewerker bereiden het gesprek voor. Dit kan door terug te kijken naar de gestelde doelen in het functioneringsgesprek en door na te denken over knelpunten en successen.

2. Terugblik

Het gesprek begint vaak met een terugblik op de prestaties van de medewerker sinds het functioneringsgesprek en het bespreken van de gestelde doelen. Wat is er goed gegaan, en wat kan beter?

3. Huidige situatie

Vervolgens wordt besproken hoe de medewerker zich nu voelt in zijn of haar functie. Hierbij kunnen onderwerpen als werkdruk, samenwerking en communicatie aan bod komen.

4. Toekomstige doelen

In dit gedeelte worden nieuwe doelen besproken of bestaande doelen bijgesteld. Hierbij is ook aandacht voor de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker.

5. Afsluiting en actiepunten

Het gesprek eindigt met een samenvatting van de belangrijkste punten en het vastleggen van concrete actiepunten voor de komende periode.

Hoe vaak wordt een voortgangsgesprek gehouden?

De frequentie van voortgangsgesprekken kan per organisatie verschillen, maar over het algemeen worden ze minimaal één of twee keer per jaar gehouden. Sommige bedrijven kiezen ervoor om dit elk kwartaal te doen, zodat er regelmatiger contact is en snel kan worden bijgestuurd indien nodig.

Een vaste frequentie helpt om continuïteit te waarborgen en voorkomt dat problemen of successen pas bij een beoordelingsgesprek aan het licht komen, wat vaak pas aan het einde van het jaar plaatsvindt.

Wat is het verschil tussen een voortgangsgesprek, een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek?

Een voortgangsgesprek kun je zien als een tussentijdse evaluatie die gericht is op het bespreken van de gestelde doelen in het functioneringsgesprek en of er bijgestuurd moet worden. Voortgangsgesprekken zijn vaak wat minder formeel dan functionerings- en beoordelingsgesprekken.

1. Functioneringsgesprek:

• Doel: bespreken van de prestaties van de medewerker over een langere periode (vaak een jaar) en het vaststellen van doelen voor de toekomst.
• Frequentie: meestal jaarlijks.
• Inhoud: dit gesprek heeft een bredere scope. Er wordt niet alleen naar de huidige prestaties gekeken, maar ook naar de competenties, werkhouding en persoonlijke ontwikkeling. Er worden langetermijndoelen besproken en afspraken gemaakt over opleidingen of promotiekansen.
• Reflectie en evaluatie: dit gesprek is zowel evaluatief (terugkijken op de prestaties) als ontwikkelingsgericht (plannen voor groei en ontwikkeling).

2. Voortgangsgesprek

• Doel: het bespreken van de huidige voortgang in het werk, eventuele obstakels en het bijsturen van doelen of plannen als dat nodig is.
• Frequentie: minimaal jaarlijks, maar het kan ook maandelijks of per kwartaal.
• Inhoud: gericht op de dagelijkse werkzaamheden, doelen, huidige projecten en mogelijke problemen die aandacht vereisen. Dit gesprek kun je ook zien als een tussentijds evaluatie.
• Toekomstgericht: het voortgangsgesprek is bedoeld om te bespreken hoe gestelde doelen behaald kunnen worden en wat daarvoor nodig is.

3. Beoordelingsgesprek

• Doel: het beoordelen van het presteren van de medewerker waarbij eventueel sprake is van een geldelijke beloning zoals een eenmalige bonis of een salarisverhoging.
• Frequentie: jaarlijks.
• Inhoud: dit gesprek is een eenzijdige beoordeling van een leidinggevende over het functioneren van een medewerker.
• Evaluatief: er wordt teruggekeken naar een langere periode, meestal een jaar.

Lees ook: 7 beruchte valkuilen bij het voeren van een beoordelingsgesprek

Ontwikkel je vaardigheden

Meer leren? Tijdens de training Beoordelings-en functioneringsgesprekken leer je gestructureerde en effectieve gesprekken voeren om de ontwikkeling van je medewerkers te volgen en te bevorderen waarbij de focus ligt op continue feedback en betrokkenheid.