Sta je regelmatig aan je team uit te leggen wat er moet gebeuren, maar lijkt het alsof niemand echt luistert? Frustrerend. Effectieve communicatie is essentieel voor een goede samenwerking. In dit artikel ontdek je waarom anderen soms niet luisteren en wat je eraan kunt doen.
Inhoud
Goed of slecht luisteren
Goed luisteren betekent dat je als ontvanger de boodschap precies begrijpt zoals de spreker het bedoelt. Dit gaat verder dan alleen horen wat iemand zegt. Slecht luisteren kan op verschillende manieren:
- alleen een deel van de boodschap horen en de rest missen.
- zelf aannames doen en invullen wat de ander bedoelt.
- luisteren zonder echt te verwerken wat er gezegd wordt.
- afgeleid zijn door andere gedachten of externe ruis.
Lees ook: Goed luisteren is meer dan alleen je oren openzetten
Waarom anderen niet luisteren
Veel leidinggevenden herkennen de frustratie: je hebt iets uitgelegd, maar het wordt niet of verkeerd uitgevoerd. Dit kost tijd, energie en kan zelfs problemen veroorzaken. Dit zijn de meest voorkomende redenen waarom medewerkers niet goed luisteren:
1. Manier van uitleggen
Als meerdere medewerkers moeite hebben met je instructies, kan het aan je manier van uitleggen liggen. Te veel informatie in één keer, onduidelijke taal of een onsamenhangend verhaal maken het bijvoorbeeld lastig voor medewerkers om je boodschap goed te begrijpen.
2. Te veel ruis
Een drukke werkomgeving, telefoons die rinkelen of een teamlid dat nog bezig is met een andere taak kunnen voor afleiding zorgen. Als er veel fysieke of mentale afleiding is, dringt je boodschap minder goed door.
3. Verkeerde aannames
Soms denken medewerkers dat ze al weten wat je gaat zeggen. Ze luisteren dan selectief, waardoor nuances en nieuwe informatie verloren gaan. Dit kan ervoor zorgen dat taken anders worden uitgevoerd dan bedoeld.
4. Andere invalshoek
Wat voor jou logisch klinkt, kan voor de ander een andere betekenis hebben. Iedereen heeft een eigen referentiekader en vult informatie op basis daarvan in. Dit kan ervoor zorgen dat iemand denkt je te begrijpen, maar iets uiteindelijk toch anders uitvoert.
5. Gebrek aan motivatie
Als een medewerker niet gemotiveerd is of het onderwerp niet relevant vindt, zal hij minder aandachtig luisteren. Dit kan leiden tot gemiste details of desinteresse in de boodschap.
Gevolgen van slecht luisteren
Als medewerkers niet goed luisteren, kan dat leiden tot:
- Verkeerde uitvoering van taken – Wat opnieuw werk en tijd kost.
- Onveilige situaties – Bijvoorbeeld bij het niet goed opvolgen van veiligheidsinstructies.
- Frustraties in het team – Omdat dingen steeds (opnieuw) uitgelegd moeten worden en tijd verkeerd wordt besteed.
- Verminderde productiviteit – Door misverstanden en hersteltijd.
- Slechtere samenwerking – Omdat communicatieproblemen onnodige spanningen opleveren.
Tips voor beter luisteren
Wil je dat anderen beter naar je luistereren? Gebruik deze tips:
1. Kies een rustig moment en omgeving
Voorkom afleiding door een moment en plek te kiezen waar medewerkers zich kunnen focussen. Dit helpt om de boodschap beter over te brengen.
2. Zorg voor een open en vriendelijke houding
Een ontspannen sfeer zorgt ervoor dat medewerkers zich vrij voelen om te luisteren en vragen te stellen. Een autoritaire toon kan ervoor zorgen dat ze afhaken.
3. Stem je communicatie af op de luisteraar
Gebruik begrijpelijke taal en pas je uitleg aan het kennisniveau van de ander aan. Vermijd vakjargon als dat niet nodig is.
4. Maak de boodschap relevant voor de luisteraar
Leg uit waarom iets belangrijk is en hoe het hun werk beïnvloedt. Dit verhoogt de motivatie om echt te luisteren.
5. Houd je boodschap kort en duidelijk
Te veel details zorgen ervoor dat de kern verloren gaat. Geef alleen de essentiële informatie.
6. Gebruik visuele ondersteuning of concrete voorbeelden
Soms helpt een afbeelding, video of korte demonstratie om iets sneller en beter uit te leggen.
7. Benadruk belangrijke punten
Herhaal en benadruk cruciale stappen. Dit voorkomt dat ze over het hoofd worden gezien.
8. Betrek de ander bij het gesprek
Stel vragen, vraag om input en zorg dat de ander actief meedenkt.
9. Controleer of de ander het begrepen heeft
Laat medewerkers in hun eigen woorden samenvatten wat ze gaan doen. Zo weet je zeker dat ze het goed hebben opgepikt.
10. Vraag om feedback of verduidelijking
Sluit af met een checkvraag: Is alles duidelijk? Heb je nog vragen? Zo kun je eventuele onduidelijkheden meteen oplossen.
Voorbeeldgesprek
Hoe kun je deze tips in de praktijk toepassen? Hieronder delen we een voorbeeldgesprek waarin teamleider Peter aan Dirk uitlegt hoe een nieuwe machine werkt.
1. Kies een rustig moment en omgeving
Peter wacht op een geschikt moment, waarop het minder druk is, en neemt Dirk mee naar de nieuwe machine.
Peter: “Dirk, ik wil je graag even rustig uitleggen hoe je de nieuwe machine bedient.”
2. Zorg voor een open en vriendelijke houding
Peter stelt Dirk op zijn gemak zodat hij openstaat voor de uitleg.
Peter: “Geen zorgen, we lopen alles samen door. Je hebt nog nooit met dit apparaat gewerkt, dus ik verwacht niet dat je het in één keer perfect zult doen. Als iets niet duidelijk is, vraag het dan gerust. “
3. Stem je communicatie af op de luisteraar
Peter gebruikt eenvoudige taal en vermijdt technische termen die Dirk misschien niet kent.
Peter: “Deze machine werkt iets anders dan je gewend bent, maar het principe is hetzelfde. Ik leg het stap voor stap uit.”
4. Maak de boodschap relevant voor de luisteraar
Peter legt uit waarom deze taak belangrijk is voor Dirk en zijn werk.
Peter: “Als je dit goed doet, zorg je ervoor dat de productie soepel verloopt en er minder fouten gemaakt worden. Dat scheelt tijd en voorkomt problemen.”
5. Houd je boodschap kort en duidelijk
Peter focust op de essentie en vermijdt onnodige details.
Peter: “Er zijn drie belangrijke stappen: 1. Instellingen controleren, 2. Een testproduct maken, 3. De productie starten. Dat is het belangrijkste.”
6. Gebruik visuele ondersteuning of concrete voorbeelden
Peter wijst naar de machine en doet de stappen voor.
Peter: “Kijk, als je deze knop indrukt, verschijnt het menu. Probeer het eens zelf.”
7. Benadruk belangrijke punten
Peter herhaalt wat extra aandacht nodig heeft, zoals de veiligheidsprocedures.
Peter: “Het allerbelangrijkste is de veiligheidscontrole. Controleer altijd eerst of alles goed staat voordat je begint.”
8. Betrek de ander bij het gesprek
Peter moedigt Dirk aan om actief mee te denken.
Peter: “Denk je dat dit te doen is? Welke stap lijkt jou het lastigst?”
9. Controleer of de ander het begrepen heeft
Peter vraagt Dirk om in eigen woorden samen te vatten wat hij moet doen.
Peter: “Kun jij kort uitleggen wat je nu gaat doen, stap voor stap?”
Dirk: “Ja, eerst de veiligheidscontrole, dan de instellingen aanpassen en een testproduct maken voordat ik echt start.”
10. Vraag om feedback of verduidelijking
Peter sluit af door te checken of Dirk nog vragen heeft en of hij zich zeker voelt.
Peter: “Denk je dat je dit nu zelfstandig kunt doen, of wil je het nog een keer samen doorlopen?”
Dirk: “Ik denk dat het lukt, maar als ik twijfel, vraag ik het je even.”
Peter: “Prima! Laat me weten als je hulp nodig hebt.”
Beter luisteren begint bij jezelf
Wil je dat jouw medewerkers of collega’s beter luisteren? Begin dan bij je eigen manier van communiceren: hoe duidelijk ben je? Hoeveel ruimte geef je de ander om vragen te stellen?
Wil je hier actief mee aan de slag? Volg dan onze cursus Effectief communiceren op de werkvloer of bekijk ons volledige aanbod van communicatietrainingen.
Wil je de communicatie op je werk verbeteren? In deze whitepaper delen we praktische tips en tricks om direct mee aan de slag te gaan.
Download whitepaper
