Hoopvol open je je mailbox. Zou je vandaag dan éindelijk een reactie hebben van Hans? Je hebt al weken geleden een e-mail gestuurd en twee reminders, maar nog steeds niks. Gefrustreerd loop je naar de koffiemachine. Daar kom je Olga tegen, de officemanager. Ze ziet je gezicht en vraagt of alles goed is. Je stort je hart uit en Olga reageert: “Maar daar moet je Hans helemaal niet voor hebben. Mail Marjolein maar, zij lost het zo voor je op.”
Zo gezegd, zo gedaan. Je stuurt de mail die je aan Hans stuurde door aan Marjolein. Op hoop van zegen!
Herkenbaar? Dan is dit artikel voor jou! Klaas Doornbos, trainer bij IMK Opleidingen, maakte een handig 5-stappenplan voor een effectieve mail en geeft je extra tips zodat jij nooit meer oeverloos hoeft te wachten op een reactie.
5-stappenplan voor het opstellen van een effectieve e-mail
Stap 1. Weet aan wie je moet mailen
Het versturen van een e-mail begint met uitzoeken wie je moet mailen. Wie is degene aan wie je de mail moet sturen? Is dat wel Hans of had je kunnen weten dat het Marjolein was die je kon helpen?
Zoek dat dus eerst uit en bepaal ook eerst of je het probleem echt niet zelf kunt oplossen. Je wilt de ander niet opzadelen met een vraag waarop je eenvoudig zelf het antwoord had kunnen weten.
Weet je zeker dat je het probleem niet zelf kunt oplossen en ben je erachter wie je kan helpen? Dan ga je aan de slag met het opstellen van de e-mail.
Stap 2. Zet in het onderwerp waar de mail over gaat: wees zo concreet mogelijk over wat je wilt
Zet dus niet alleen “Vraag” in de onderwerpregel. Maar bijvoorbeeld “Vraag over ontvangen factuurnummer 1234” of nog beter: “Hulp nodig bij factuur 1234 van bedrijf XYZ”.
Als je iemand om hulp vraagt, zal de ontvanger in de regel sneller geneigd zijn om je proberen te helpen. Een hulpvraag geeft meer urgentie aan. Je zegt eigenlijk: ik zit met een probleem en dat wil ik oplossen. Dat kan ik niet zelf, kun je me helpen?
Stap 3. Schrijf de mail
Kom zo snel mogelijk to the point. Dus “Beste Marjolein, ik heb hulp nodig bij probleem X. Ik begreep dat jij me kunt helpen. Dat kun je doen op manier y.”
Stap 4. Geef aan wat de deadline is en waarom
Hoe meer je het belang van je vraag duidelijk maakt, hoe groter de kans dat de ander daar tijd in wil steken.
“Kun je me voor datum dd-mm-yy document x en y toesturen? Dat is belangrijk, want dan kan collega Z ook weer verder.” Of: “Dat is belangrijk om deze klant te kunnen behouden.”
Hierdoor maak je de e-mail SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden).
Stap 5. Sluit af met een bedankje en je e-mailhandtekening
Vergeet de mail niet af te sluiten met een bedankje. Bijvoorbeeld: “alvast bedankt voor de moeite” of “alvast bedankt voor je hulp”. En voeg je e-mailhandtekening toe zodat de ontvanger beschikt over jouw gegevens. Een ongeschreven regel is dat je een eerste e-mail afsluit met een volledige e-mailhandtekening met je naam, functie, bedrijfsnaam, werkadres, telefoonnummer(s), e-mailadres en website. Als je een e-mail beantwoordt, dan is een korte versie met alleen je naam, bedrijfsnaam en telefoonnummer voldoende.
Een voorbeeld van een effectieve mail
Stel, je werkt bij een verzekeringsmaatschappij en je hebt ondertekende documenten nodig waarmee de dekking van een bepaalde verzekering gewaarborgd wordt. Die documenten kun je zelf niet ondertekenen, dat moet de financieel directeur doen. Helaas duurde het even voordat je de documenten allemaal verzameld had, dus de deadline is al over drie werkdagen. Je hebt uitgezocht wie je hierbij kan helpen en je kwam erachter dat je dit het snelste via de secretaresse van de financieel directeur kunt regelen.
Een dergelijke e-mail kan er zo uitzien:
“Onderwerp: Hulp nodig voor ondertekening verzekeringsdocumenten Gouderak Bouw
Beste Marjan,
De aansprakelijkheidsverzekering van Gouderak Bouw is opnieuw samengesteld en daarom heb ik een handtekening nodig van Johan. Ik begreep dat jij me daarbij kunt helpen.
Kun je hem vragen het document in de bijlage uiterlijk 24 maart om 16.00 ondertekend aan mij op te sturen? Het is een strakke deadline omdat het verzamelen van de onderliggende documenten meer tijd kostte dan verwacht. Om te voorkomen dat Gouderak Bouw onverzekerd is, is het belangrijk dat we het ondertekende document uiterlijk vrijdag 25 maart aanleveren.
Wil je me laten weten of je de mail gelezen hebt en of het gaat lukken?
Bedankt voor je moeite.
Hartelijke groeten,
Josefine Kaag, adviseur verzekeringen
Verzekeringsmaatschappij Brandt
Brandtweg 1
1234BB BRANDT
06-12345678
j.kaag@verzekeringen.nl
www.brandt.nl
5 extra tips voor effectief e-mailverkeer
- Gebruik correct Nederlands en vermijd schrijffouten. Check altijd even je e-mail op spelfouten voordat je die verstuurt. Een handige tool hiervoor vind je hier.
- Heb je toch wat meer tekst nodig? Deel alinea’s in en maak de tekst overzichtelijk. Geef een alinea een vetgedrukte tussenkop. Gebruik bullets of opsommingstekens als het van toepassing is. Hierdoor kan de ontvanger de tekst scanbaar lezen.
- Mail aan één persoon tegelijk, vermijd cc’s. Stel dat je aan meerdere collega’s tegelijk dezelfde vraag wilt stellen: stuur dan toch aan elke collega een aparte e-mail. Zo zorg je ervoor dat iemand zich persoonlijk aangesproken voelt en niet verwacht dat de ander het wel zal oppakken.
- Als je een mail stuurt waarin je vraagt wie je kan helpen, stuur dan niet direct alle informatie mee. Om in het voorbeeld te blijven: je wilt weten wie je kan helpen om een handtekening te krijgen onder een verzekeringsdocument. Je stuurt een e-mail naar de afdeling Financiën en vraagt wie je daarbij kan helpen. Je voegt dan niet het document toe. Zo voorkom je dat je mail wordt doorgestuurd naar de betreffende persoon waardoor jij het zicht kwijt bent op de afhandeling van de e-mail.
- Stuurde je de mail aan Hans in plaats van Marjolein en zat je daarom tevergeefs te wachten op een reactie? Stel dan een nieuwe mail op aan Marjolein waarin je uitlegt wat je nodig hebt en wanneer. Zo is de kans groter dat zij sneller zal reageren dan als je de mail die je aan Hans stuurde, (zonder commentaar) doorstuurt.
Zoals je hebt kunnen lezen, vraagt effectief e-mailen best wat tijd en aandacht. Tenminste, als je e-mails wilt sturen waarop je wél antwoord krijgt!
Meer weten?
Vind jij het opstellen van een e-mail of andere zakelijke documenten nog best een uitdaging en wil je je daarin ontwikkelen? Dan is de training Schriftelijk communiceren iets voor jou. Na het volgen van deze training ben je in staat teksten op een overtuigende manier te schrijven, trek je de aandacht van de lezer en weet je hoe je deze kunt vasthouden. Daarnaast kun je een document logisch en gestructureerd opbouwen en kun je klantgericht en correct formuleren.
Werk je dagelijks met Outlook en wil je nou eindelijk wel eens een lege inbox aan het einde van de dag? Met onze cursus Timemanagement met Outlook gaat je dat lukken en leer je effectief gebruikmaken van alle mogelijkheden die Outlook biedt.
Twijfel je welke training het beste aansluit bij jouw leerwensen? Neem dan contact op met onze studieadviseurs voor een persoonlijk advies. Zij zijn bereikbaar via 0172-42 34 56.
Meest gestelde vragen over antwoord krijgen op je mails
Hoe lang mag een e-mail zijn?
Er zijn geen vaste regels voor de lengte van een e-mail maar kort en bondig is beter dan lang en uitgebreid. Als je meer tekst nodig hebt, zorg dan voor een duidelijke indeling met alinea’s.
Hoe snel mag je een reminder sturen?
Hoe snel je een reminder mag sturen, hangt af van de deadline. Stel: je hebt gevraagd of iemand binnen een 5 werkdagen wil reageren, dan mag je best na 3 werkdagen vragen of het gaat lukken.
Is er een training over effectief e-mailen?
Als je effectiever wilt leren e-mailen, is de training Schriftelijk communiceren iets voor jou. Je verbetert je zakelijke schrijfstijl en hoe je op een zakelijke manier moet corresponderen.
Hoe vaak moet je een verzuimpreventiegesprek voeren?
Er is geen advies over de frequentie van een verzuimpreventiegesprek. Je voert een verzuimpreventiegesprek als je signalen hebt dat een medewerker zou kunnen uitvallen. Je merkt bijvoorbeeld dat iemand minder opgewekt is of minder gemotiveerd. Net even wat vaker te laat is of zich een paar keer heeft ziekgemeld (vaak een dagje of zo). Eigenlijk op het moment dat je merkt dat het gedrag van een medewerker afwijkt, is het goed om in gesprek te gaan.
Is een verzuimprotocol hetzelfde als een verzuimpreventiebeleid?
In een verzuimprotocol staat wat er moet gebeuren als een medewerker ziek is. Bijvoorbeeld op welke manier je je je moet ziekmelden en bij wie en wat er gebeurt als je langdurig ziek bent. Een verzuimpreventiebeleid gaat over het voorkomen van ziekteverzuim dus daar staat in welke maatregelen de organisatie neemt om een gezonde werkomgeving te creëren.
Is er een training over verzuimpreventie?
Verzuim en verzuimpreventie zijn belangrijke onderwerpen. Om meer grip te krijgen op verzuim kun je de cursus Duurzame inzetbaarheid en vitaliteit Duurzame inzetbaarheid en vitaliteit of de cursus Casemanagement bij verzuim en re-integratie volgen. Beide cursussen geven handvaten hoe je verzuim kunt voorkomen en begeleiden als leidinggevende of HR-professional.
