Bij het verdelen van taken is het handig om te weten welke medewerkers er goed in zijn. Maar ook wie er energie van krijgen. Je komt erachter door de bekwaamheid en bereidheid te meten. Maar hoe doe je dat?
Inhoud
Wat is bekwaamheid?
Bekwaamheid zegt iets over hoe goed je iets kan. Het is de mate waarin je bepaalde vaardigheden bezit om een taak goed uit te voeren.
Het kan gaan om hoe goed je kunt voetballen, maar ook om een warmtepomp installeren of een presentatie geven. Je hebt het geleerd tijdens een opleiding of door het veel te oefenen. Het gaat daarbij niet om de juiste diploma’s hebben, maar om de praktische uitvoering.
Wat is bereidheid?
Bereidheid betekent de mate waarin je openstaat om iets te doen. Het gaat niet om hoe goed je ergens in bent, maar over je zelfvertrouwen en motivatie.
Misschien ben je wel de allerslechtste speler uit je voetbalteam, maar sta je elke zaterdagochtend toch te trappelen om het veld op te mogen. Je bereidheid is dan hoog, ook al is je bekwaamheid laag.
Bekwaamheid en bereidheid op het werk
Als leidinggevende is het fijn als je medewerkers bekwaam én bereid zijn als je taken aan ze toebedeelt. Dat betekent namelijk dat ze goed zijn in hun werk en er ook nog eens plezier aan beleven. Wanneer één van deze twee eigenschappen ontbreekt, is de kans groot dat het werk niet goed wordt uitgevoerd of dat medewerkers zich niet op hun plek voelen.
Bekwaamheid meten
Wanneer je als leidinggevende een team samenstelt of een taak wilt delegeren, is het handig om te weten wie welke bekwaamheid bezit. Zo kom je erachter.
Stap 1: Taak definiëren
De bekwaamheid van een medewerker stel je altijd vast in relatie tot een concrete taak. Bijvoorbeeld het geven van een presentatie. Om te beginnen stel je vast welke kennis en vaardigheden allemaal nodig zijn voor die ene taak.
Maak daarbij onderscheid tussen specifieke en ondersteunende vaardigheden.
Bij het geven van een presentatie is presenteren bijvoorbeeld een specifieke vaardigheid en het opmaken van de PowerPoint-presentatie een ondersteunende vaardigheid.
Stap 2: Ga het gesprek aan
Vraag aan een medewerker hoe bekwaam hij of zij zich voelt om de taken uit te voeren. Je kunt daarbij samen terugkijken naar eerdere werkzaamheden.
Om het gesprek sturing te geven, kun je per taak deze vragen stellen.
- Wat was de situatie?
- Wat was je taak?
- Wat waren je acties (dus: hoe heb je het precies aangepakt)?
- Wat was het resultaat?
Een bijkomend voordeel is dat je weet hoe bekwaam een medewerker zichzelf vindt. Als hij heel zelfverzekerd is over zijn kunnen, is de kans groot dat hij zich ook weet te redden wanneer het net even anders loopt of wanneer er een stressvolle situatie ontstaat.
Stap 3: Controleer de bekwaamheid in de praktijk
Is het mogelijk om de medewerker te observeren tijdens het uitvoeren van de taken waarvan je de bekwaamheid wilt meten? Natuurlijk is daar niet altijd de gelegenheid of tijd voor. Maar als het haalbaar is, is het waardevol.
Zo kun je bijvoorbeeld meeluisteren tijdens een salesgesprek of presentatie, eerder uitgevoerd werk beoordelen of klantfeedback bekijken.
Bereidheid meten
Bereidheid is lastiger te meten. Wanneer je het aan collega’s vraagt of probeert te achterhalen door observatie, kan een persoon net een slechte dag hebben waardoor de bereidheid laag lijkt. Het beste is dus om het te bespreken met de medewerker waarvan je de bereidheid wilt meten.
Helaas geven mensen niet graag toe dat ze opzien tegen een taak, laat staan dat ze ongemotiveerd zijn. Naast het antwoord dat gegeven wordt, let je tijdens het gesprek daarom vooral op non-verbaal gedrag.
- Klinkt hij enthousiast of aarzelend?
- Is zijn energie hoog of laag?
- Is zijn blik naar beneden of wordt er oogcontact gemaakt?
- Straalt hij zelfverzekerdheid uit of worden er veel verkleinwoordjes en ‘uh’s gebruikt?
- Gaat de toon omhoog of omlaag aan het eind van de zin?
- Moet je als leidinggevende ‘trekken’ aan het gesprek?
Voorbeeld
Mark is leidinggevende bij een ICT-bedrijf. Voor een groot congres is gevraagd of zijn organisatie wil vertellen over de explosieve groei die ze de afgelopen jaren gerealiseerd hebben. Hij denkt dat marketingmanager Mirjam daar geknipt voor zou zijn. Maar is ze bekwaam en bereid?
Eerst zet hij de taken op een rij:
- Specifieke vaardigheden
- Inhoud bepalen
- Presentatie opbouwen
- Presenteren
- Ondersteunende vaardigheden
- Plannen
- Werken met PowerPoint
Vervolgens gaat hij het gesprek aan met Mirjam.
Hij vraagt haar hoe goed ze is in deze taken en of ze voorbeelden kan geven. Ze geeft aan dat ze bij haar vorige baan vaak presentaties gaf. Ze stuurt hem een link van een webinar dat ze organiseerde en presenteerde. Alleen bij het design van de PowerPoint-presentatie heeft ze wat hulp gehad.
Samen kijken ze een paar minuten naar de webinar. Mark is onder de indruk. Wat betreft bekwaamheid zit het wel goed.
Maar heeft ze ook het zelfvertrouwen en de motivatie om de presentatie te geven op het congres?
Wanneer hij de naam van het congres laat vallen, beginnen haar ogen te stralen. Daar wil ze altijd al eens naartoe! Als hij vervolgens vertelt dat hun bedrijf hier een presentatie mag geven, geeft ze uit zichzelf aan dat dat écht iets voor haar zou zijn.
Met die bereidheid zit het dus ook wel goed. Ze beginnen meteen aan een brainstorm over mogelijke onderwerpen.
Ontwikkel je leiderschapsvaardigheden
Het achterhalen van de bekwaamheid en bereidheid van medewerkers is een belangrijke stap bij het verdelen van taken. Dit (en nog veel meer) ontdek en oefen je tijdens onze training De effectieve teamleider.
