Een beoordelingsgesprek kan spannend zijn. Zowel voor jou als leidinggevende als voor medewerkers. Hoe zorg je dat het gesprek eerlijk, duidelijk en constructief verloopt? In dit artikel leer je wat een beoordelingsgesprek is, welke onderwerpen aan bod komen en hoe je er een goed gesprek van maakt.
Inhoud
Wat is een beoordelingsgesprek?
Een beoordelingsgesprek is een formeel gesprek tussen een leidinggevende en een medewerker, waarin het functioneren van de medewerker wordt geëvalueerd.
Dit gesprek vindt meestal jaarlijks plaats en heeft als doel om prestaties te bespreken, doelen te evalueren en afspraken te maken voor de toekomst. De beoordeling mag geen verrassing zijn voor een medewerker. Als leidinggevende heb je als het goed is, al gedurende het jaar feedback gegeven.
Jouw rol als leidinggevende
Het is jouw taak om objectief te beoordelen, feedback te geven en richting te bieden. De medewerker krijgt de kans om zijn of haar kant van het verhaal te delen en vragen te stellen. Samen stel je doelen voor de komende periode.
Welke onderwerpen bespreken tijdens een beoordelingsgesprek?
Tijdens een beoordelingsgesprek komen alleen werkgerelateerde onderwerpen aan bod. Dit zijn onder andere:
- Behaalde resultaten: heeft de medewerker zijn of haar doelen gehaald?
- Competenties en vaardigheden: waar blinkt iemand in uit en waar is nog ruimte voor groei?
- Samenwerking en communicatie: hoe functioneert de medewerker binnen het team?
- Werkhouding en inzet: toont de medewerker motivatie en initiatief?
- Ontwikkelmogelijkheden: wat zijn de groeikansen en welke ondersteuning is nodig?
- Toekomst en loopbaan: wat zijn de ambities van de medewerker en hoe kan het bedrijf daarbij helpen?
Persoonlijke kwesties of privéproblemen komen niet aan bod, tenzij ze het werk beïnvloeden. Blijf professioneel en focus op feiten en prestaties.
Beoordelingsgesprek voeren in zeven stappen
Een goed beoordelingsgesprek vraagt voorbereiding. Volg deze stappen om het gesprek soepel te laten verlopen.
1. Plan een goed moment in
Plan het beoordelingsgesprek op een rustig moment en neem er de tijd voor. Vermijd drukke periodes waarin medewerkers veel stress ervaren en waarin het ‘even snel tussendoor’ moet. Kondig het gesprek ruim van tevoren aan, zodat de medewerker zich kan voorbereiden.
2. Verzamel informatie
Baseer je beoordeling op feiten. Verzamel gegevens over de prestaties van de medewerker:
- Check eerdere beoordelings- en functioneringsgesprekken.
- Vraag feedback aan collega’s en stakeholders.
- Analyseer resultaten en behaalde doelen.
- Houd aantekeningen bij gedurende het jaar.
3. Deel de agenda en beoordelingscriteria vooraf
Stuur van tevoren een agenda met de gespreksonderwerpen en het beoordelingsformulier (bekijk verderop in dit artikel een voorbeeld). Dit geeft de medewerker de kans om zich goed voor te bereiden en te bedenken welke punten hij of zij wil bespreken.
4. Blik terug op de vorige beoordeling
Bespreek of en hoe de medewerker zich heeft ontwikkeld sinds het vorige beoordelingsgesprek. Zijn er verbeteringen? Zijn er nog aandachtspunten? Dit helpt om groeiprocessen inzichtelijk te maken.
5. Volg een heldere gespreksstructuur
Gebruik de kop-romp-staart-methode:
- Kop: leg uit wat het doel is van het gesprek en bespreek de agenda.
- Romp: bespreek de prestaties, successen en verbeterpunten. Stel vragen, luister actief en geef constructieve feedback.
- Staart: vat de belangrijkste punten samen, bespreek consequenties (zoals loonsverhoging, contractverlenging of promotie) en maak afspraken voor de toekomst.
6. Maak een verslag en stuur het door
Noteer de belangrijkste punten uit het gesprek, inclusief de gemaakte afspraken. Stuur het verslag naar de medewerker, zodat hij of zij precies weet wat er besproken is en wat de verwachtingen zijn. Op dit verslag kun je tijdens het volgende beoordelingsgesprek en functioneringsgesprek weer terugvallen.
7. Volg op en bied ondersteuning
Een beoordelingsgesprek is niet het eindpunt, maar juist het startpunt voor verdere ontwikkeling. Houd de voortgang in de gaten en bied ondersteuning waar nodig. Plan tussentijdse gesprekken in om de voortgang te bespreken.
Praktische tips voor tijdens het gesprek
- Geef opbouwende feedback: benoem sterke punten en verbeterpunten op een positieve manier.
- Wees objectief: baseer je beoordeling op feiten, niet op aannames of persoonlijke voorkeuren.
- Maak het concreet: geef duidelijke voorbeelden van prestaties en verbeterpunten.
- Luister en toon begrip: laat de medewerker zijn of haar kant van het verhaal delen.
- Spreek duidelijke doelen af: formuleer haalbare en meetbare doelen voor de volgende periode.
- Focus op ontwikkeling: richt je op groei en verbetering in plaats van op alles wat fout ging.
Bekende valkuilen voor leidinggevenden
Vermijd als leidinggevende deze valkuilen tijdens beoordelingsgesprekken.
Te veel focus op recente prestaties
Wat iemand de afgelopen maanden heeft gedaan, blijft beter hangen dan prestaties van eerder in het jaar. Zorg ervoor dat je het hele jaar bekijkt. Maak bijvoorbeeld per kwartaal aantekeningen om een eerlijke beoordeling te kunnen geven.
Te soepel beoordelen
Een beoordeling die te positief is, lijkt misschien vriendelijk, maar werkt uiteindelijk tegen je. Medewerkers krijgen geen realistisch beeld van hun prestaties en voelen minder motivatie om te groeien. Wees eerlijk en onderbouw je oordeel met concrete voorbeelden.
Een algemene indruk laten doorwerken
Als je iemand over het algemeen goed vindt functioneren, kan dat onbewust alle onderdelen van de beoordeling positief kleuren. Kijk per onderdeel kritisch naar prestaties, zodat sterke en zwakkere punten op een eerlijke manier naar voren komen.
Alles als ‘voldoende’ bestempelen
Door alles op ‘redelijk’ of ‘voldoende’ te zetten, vermijd je moeilijke gesprekken. Maar je ontneemt medewerkers de kans om te verbeteren of trots te zijn op hun sterke punten. Geef zowel positieve als ontwikkelgerichte feedback.
Vergelijken met jezelf
Sommige taken gaan jou als leidinggevende misschien makkelijk af, maar dat betekent niet dat een medewerker tekortschiet. Beoordeel objectief of iemand zijn werk naar verwachting uitvoert, zonder je eigen kunnen als maatstaf te nemen.
Alleen afgaan op wat anderen zeggen
Een collega of andere leidinggevende kan iets over een medewerker gezegd hebben, maar dat betekent niet dat het automatisch klopt. Baseer je beoordeling op je eigen waarnemingen en onderbouw je mening met feiten.
Verstoppen achter ‘wij’
Zeg niet “wij hebben besloten dat…”, maar spreek in de ik-vorm. Jij voert het gesprek en jij staat achter de beoordeling. Dit voorkomt dat het voelt alsof de medewerker geen eerlijke kans krijgt om in gesprek te gaan.
Download het voorbeeld beoordelingsformulier
Wil je weten hoe een goed beoordelingsformulier eruitziet? Download ons voorbeeld beoordelingsformulier en gebruik het als leidraad voor je gesprekken.
Meer leren over beoordelingsgesprekken
Wil je alles leren over beoordelingsgesprekken en praktische vaardigheden eigen maken? Volg dan onze training Beoordelings- en functioneringsgesprekken. Ook in de opleiding Middle Management A wordt dit onderwerp behandeld.
