3 december 2024

Een goede onboarding legt de de basis voor het binden, boeien en behouden van medewerkers. Maar als je weinig tijd hebt en vaak met andere taken bezig bent, kan het lastig zijn om een goede onboarding op te zetten. Lees hoe ChatGPT je als HR-medewerker kan helpen om dit proces makkelijker en sneller te maken.

Inhoud

Wat is belangrijk bij onboarding?

Nieuwe medewerkers die zich welkom voelen en goed worden begeleid, voelen zich meer betrokken en blijven langer werken bij de organisatie.

Als een nieuwe medewerker start bij het bedrijf, is het daarom belangrijk dat diegene vanaf het moment dat hij of zij ‘ja’ zei tegen de baan, bevestigd wordt in de juistheid zijn keuze. De onboarding start dus al vóór de eerste werkdag.

Lees ook: Wat is onboarding?

Tijdens een goede onboarding is er aandacht voor:

De bedrijfsstrategie: wat is de missie, visie, hoe is de cultuur en wat zijn de organisatiedoelen?
Organisatorische zaken: de nieuwe collega kan direct aan het werk: de arbeidsovereenkomst is ondertekend, de laptop staat klaar, de inlogcodes zijn bekend, de werkkleding is er. Kortom, alles is voorbereid op de komst van de nieuwe collega. Hij is welkom!
Sociale zaken: kennismaken met nieuwe collega’s, de leidinggevende, HR, uitleg over de gewoontes rondom de (lunch)pauzes, haalt iedereen koffie voor elkaar of juist niet?

De nieuwe medewerker moet weten wat er van hem of haar verwacht wordt en heeft de juiste informatie en hulpmiddelen nodig om goed te kunnen starten. Met tools zoals ChatGPT kun je dit eenvoudiger organiseren, zodat onboarding minder tijd kost en toch effectief is.

Hoe ChatGPT helpt bij onboarding

Het opzetten van een onboardingprogramma is een HR-taak. Voor drukke HR-professionals kan ChatGPT een enorme hulp zijn voor de standaardtaken in het onboardingsproces. Zo kun jij meer tijd besteden aan de persoonlijke onboarding en begeleiding.

Maar waar kun je dan aan denken?

Voorbereiding

ChatGPT kun je inzetten bij de voorbereiding. Denk bijvoorbeeld aan:

Standaardteksten: laat ChatGPT duidelijke welkomstmails of draaiboeken voor de eerste werkdag schrijven.
Overzichtelijke informatie: ChatGPT kan checklists of een lijst met veelgestelde vragen (FAQ) maken, zodat alle belangrijke informatie makkelijk te vinden is.
Trainingsmateriaal: ChatGPT kan ingewikkelde onderwerpen in eenvoudige teksten uitleggen, bijvoorbeeld voor handleidingen of presentaties.

Handboek schrijven

Wil je een (online) handboek maken waarin nieuwe medewerkers alle relevante informatie kunnen lezen? Je kunt ChatGPT alle informatie geven die je erin wilt hebben. ChatGPT schrijft de eerste versie, waarna jij alleen nog hoeft aan te vullen en aan te passen waar nodig.

Vraagbaak tijdens de onboarding

Je kunt een chatbot (bijvoorbeeld Microsoft Power Virtual Agents of Slack Chatbots) inzetten die werkt met ChatGPT.

Nieuwe medewerkers kunnen vragen aan de chatbot stellen, zoals “Waar vind ik mijn werkrooster?”, “Hoe vraag ik verlof aan?”, “Hoe kan ik reiskosten declareren?” zonder dat ze jou hoeven te storen. Dat is voor hen prettig en het scheelt jou tijd.
De chatbot kan (als die toegang heeft tot documenten, intranet of SharePoint) informatie doorzoeken en antwoord geven op vragen.
Je kunt de chatbot inzetten om feedback te vragen: bijvoorbeeld om te checken hoe de nieuwe medewerker het onboardingproces ervaart. Dit geeft jou informatie om de onboarding verder te verbeteren.

Praktische ideeën om ChatGPT in te zetten bij onboarding

“Dat klinkt allemaal leuk en aardig, maar hoe kan ik dit nou praktisch inzetten zonder gelijk te investeren in allerlei tools?” zul je misschien denken. Daarom hebben we natuurlijk ook ideeën voor je op een rijtje gezet mét voorbeeldprompts zodat waarmee je direct aan de slag kunt.

1. Maak een persoonlijk onboarding-plan

Met ChatGPT kun je een eenvoudig onboardingplan maken. Vertel wat voor functie de medewerker heeft en wat belangrijk is om te leren. Vraag ChatGPT bijvoorbeeld om:

Een plan voor de eerste dag: kennismaking met collega’s en een rondleiding.
Een overzicht voor de eerste week: belangrijke taken en trainingen.
Doelen voor de eerste maand: hoe gaat het en wat is er nodig?

Promptvoorbeeld: “Schrijf een onboardingplan voor een nieuwe medewerker in het sales-team. Er moet in elk geval instaan dat de nieuwe medewerker op de eerste dag kennismakingen heeft met collega’s en een rondleiding krijgt, de belangrijkste taken en trainingen voor de eerste week en de doelen voor de eerste maand. Vul aan als je andere suggesties hebt.”

2. Automatiseer e-mails en berichten

Laat ChatGPT standaard welkomstmails of berichten schrijven. Zo voelt een nieuwe medewerker zich direct welkom, zonder dat jij hier veel tijd aan kwijt bent.

Promptvoorbeelden:

“Schrijf een vriendelijke welkomstmail voor een nieuwe medewerker.”
“Maak een korte aankondiging voor het team over een nieuwe collega.”

Extra tip: hebben jullie een huisstijl of tone-of-voice document? Voeg die toe aan je prompt zodat ChatGPT die kan gebruiken.

3. Maak duidelijke handleidingen

Nieuwe medewerkers hebben vaak veel vragen over systemen en procedures. ChatGPT kan korte handleidingen maken, zoals:

Hoe vraag je verlof aan?
Hoe gebruik je de online werktools?
Wat zijn de stappen voor een declaratie?

Promptvoorbeeld: “Schrijf een handleiding voor het aanvragen van vakantiedagen. Neem daar ook in op welk verlof als eerste opgemaakt moet worden zodat het niet vervalt. Bij ons is dat het inzetbaarheidsbudget en het keuzeverlof. Ons HRM-systeem is Afas.”

4. Zorg voor een leuke onboarding

Wil je de onboarding wat speelser maken? Gebruik ChatGPT om creatieve ideeën te bedenken, zoals:

Leuke kennismakingsvragen voor de eerste dag.
Een quiz over de bedrijfswaarden.
Een spelletje om nieuwe medewerkers op een leuke manier aan het team voor te stellen.

Promptvoorbeeld: “Ik zoek drie leuke kennismakingsvragen voor een nieuwe collega die een ontspannen sfeer creëren, maar niet te persoonlijk of formeel zijn. Kun je helpen?”

5. Blijf in contact met nieuwe medewerkers

Het is belangrijk om te weten hoe een nieuwe medewerker de onboarding ervaart. Laat ChatGPT je helpen om vragenlijsten te maken.

“Kun je 5 open vragen opstellen voor een kort evaluatiegesprek na de eerste maand? Dit gesprek zal plaatsvinden tussen de leidinggevende en de nieuwe medewerker en moet vooral gaan over of de medewerker zich voldoende ingewerkt voelt.”
“Maak een korte tevredenheidsenquête over de onboarding. Ik wil dat je een tevredenheidsschaal hanteert van 5 punten (van niet tevreden tot heel tevreden). De enquete moet vooral gericht zijn op hoe welkom de nieuwe medewerker zich voelt.”

Meer leren over AI

AI speelt een steeds grotere rol in ons dagelijks leven en werk. Als HR-professional wil je dan natuurlijk niet achterblijven, zeker als het je ook nog tijd bespaart!