11 februari 2025

Vergaderingen kunnen chaotisch, onsamenhangend of onpersoonlijk aanvoelen. Een simpele check-in aan het begin van je meeting kan dit veranderen. In dit artikel leggen we uit hoe het werkt.

Inhoud

Over de check-in

Een check-in is een rondvraag aan het begin van een vergadering waarin iedere deelnemer kort deelt hoe het gaat, wat er speelt, of er zaken zijn die afleiding geven of wat ze uit de bijeenkomst willen halen.

Het is geen uitgebreide discussie, maar een simpel vraag-en-antwoord moment per persoon. Zie het als een “gedachtedump” die ruimte geeft voor persoonlijke en professionele aandacht.

Voordelen van een check-in aan het begin

Persoonlijk contact: versterkt de relaties binnen het team.
Meer focus: door spanningen of afleidingen te benoemen, kunnen deelnemers zich beter concentreren.
Transparantie: iedereen kan delen wat belangrijk hem of haar is, zowel persoonlijk als professioneel.
Betere samenwerking: het creëert een open sfeer en draagt bij aan gelijkwaardigheid .
Doelgerichtheid: helpt deelnemers om bewust met de inhoud van de vergadering bezig te kunnen zijn.

Standaard check-in bij vergadering

Een check-in kan eenvoudig en gestructureerd verlopen. Volg deze stappen voor een standaard check-in:

Open de vergadering: stel een vraag aan de groep. Bijvoorbeeld: “Hoe gaat het met je vandaag?”
Benoem de volgorde: laat deelnemers zich vrijwillig melden of wijs ze aan.
Houd het kort: zorg dat iedereen maximaal 30 seconden spreekt.
Vat samen: deel kort de algemene vibe van de groep: “Het lijkt erop dat we allemaal energiek zijn vandaag!”

Vragen om de check-in opfrissen

Als deelnemers vaak hetzelfde antwoord geven (“Goed, niks te melden.”), kun je de check-in dynamischer maken door verrassende vragen te stellen. Stem daarbij de vraag af op de context van de vergadering.

Hier zijn 15 voorbeeldvragen:

Hoe voel je je vandaag op een schaal van 1 tot 10?
Wat was het hoogtepunt van je weekend?
Waar heb je afgelopen week de meeste tijd aan besteed?
Wat wil je uit deze vergadering halen?
Wat heb je deze week van anderen nodig om vooruit te komen?
Wat bezorgt je momenteel het meeste stress?
Wat wil je vandaag vieren?
Welke kleine overwinning heb je onlangs behaald?
Welke verandering zou ons team productiever maken?
Hoe verschilt dit team van eerdere teams waarin je hebt gewerkt?
Wat spookte er nog door je hoofd toen je gisteren naar huis ging?
Wat is één ding dat je blij maakt in je werk?
Hoe draag je bij aan het succes van dit team?
Wat zou je willen dat aan het eind van deze meeting is bereikt?
Welke taak staat bovenaan je lijst voor de rest van de week?

Online check-in

Offline check-ins voelen vaak spontaner en persoonlijker aan, omdat je non-verbale communicatie (beter) kunt zien. Maar bij een online check-in heb je als gespreksleider wel meer tools om de check-in gestroomlijnd te laten verlopen. Zo kun je iedereen op mute zetten en steeds één iemand het woord geven om onderbrekingen of discussies te voorkomen.

Check-in en check-out

Combineer een check-in aan het begin met een check-out aan het einde. Met de check-in zet je de toon door te bespreken waar iedereen staat en wat ze willen bereiken. Bij de check-out kijk je terug op de bijeenkomst. Hoe gaat iedereen weg en wat moet er nog besproken of afgesproken worden? Dit versterkt de verbinding en zorgt voor meer focus en duidelijke afspraken.

Leer effectief vergaderen

Een goede check-in maakt je vergaderingen persoonlijker, doelgerichter en efficiënter. Wil je als team nog meer leren over effectief samenwerken en vergaderen? Volg dan onze training Effectief vergaderen en overleggen. Hierin leer je hoe je meetings en bijeenkomsten structureert, helder communiceert en betere resultaten behaalt als team.