Sandra is HR adviseur bij een technisch servicebedrijf. Elk jaar weer hoort ze hetzelfde verhaal van managers: “Nee hè, begint het weer? Moeten we weer al die gesprekken voeren? Dat kost zoveel tijd, en het levert toch niks op.”
Inhoud
Dit jaar is Sandra er klaar mee. De HR-cyclus, voor veel managers nog steeds een verplicht nummer dat veel tijd kost en weinig lijkt op te leveren, is wél zinvol en het kan wél veel opleveren. Als de HR-cyclus goed is ingericht en goed wordt uitgevoerd tenminste.
Samen met het MT wil ze de HR cyclus onder de loep nemen en zo nodig, herinrichten. In dit artikel lees je welke informatie ze gebruikt.
Het nut van een HR cyclus
Sandra dringt er niet voor niets op aan om een HR cyclus in te richten en uit te voeren. Daarom wil ze met het MT van gedachten wisselen over het doel (of de doelen) die de organisatie ermee wil bereiken. Bijvoorbeeld omdat je:
- Medewerkers wilt laten zien dat ze zorgvuldig worden beoordeeld en op goede gronden;
- Medewerkers op de juiste manier wilt waarderen;
- Het wederzijds respect tussen manager en medewerker wilt behouden en versterken.
Sandra wil laten zien waarom een HR cyclus nog meer van toegevoegde waarde is.
De toegevoegde waarde van een HR cyclus voor het bedrijf
- Je krijgt een goed beeld van de mate waarin je medewerker het naar zijn zin heeft in je bedrijf (motivatie).
- Je kunt nagaan of je medewerker op de juiste plaats functioneert.
- Je krijgt een terugkoppeling van je medewerker over het personeelsbeleid en hoe hij jouw manier van leidinggeven beleeft.
- Je weet wat onder je medewerkers leeft en kunt hierop inspelen.
- Je kunt op basis van het gesprek je medewerkers beter bijsturen.
- Je kunt peilen in hoeverre je medewerkers irreële verwachtingen hebben en deze bijstellen.
De toegevoegde waarde van een HR cyclus voor de medewerker
En ook voor de medewerker is de HR cyclus van belang:
- De medewerker krijgt de gelegenheid eens rustig met zijn leidinggevende te praten. Het feit dat de manager de tijd voor hem neemt, gerichte aandacht aan hem besteedt en ondersteuning geeft, motiveert al heel sterk
- De medewerker kan zijn wensen, ideeën, gevoelens en kritiek kenbaar maken. Allerlei zaken kunnen besproken worden, er is nu tijd en gelegenheid.
- De medewerker krijgt informatie over zijn functioneren en welke mogelijkheden er in de toekomst zijn.
Sandra onderzoekt ook hoe een HR cyclus eruit kan zien.
De klassieke HR cyclus, een voorbeeld
Een klassieke HR cyclus heeft vaste elementen en kent een duidelijke structuur van drie gesprekken per jaar met elk een andere insteek. In de praktijk zie je vaak dat het teruggebracht wordt naar twee gesprekken waarbij het beoordelingsgesprek en het planningsgesprek samengevoegd worden. In het bedrijf van Sandra proberen ze onderstaande soorten gesprekken te voeren:
1. Planningsgesprek
Het jaar start met een gesprek waarin de manager en de medewerker een aantal concrete en toetsbare (SMART) doelstellingen vaststellen voor het komende jaar.
De doelen baseer je onder andere op
- De functieomschrijving;
- De beoordeling van de vorige periode en de verbeterafspraken die daaruit voortvloeien;
- Het eventuele POP van de medewerker;
- De doelen en de jaarplanning van het bedrijf en de afdeling waarop de medewerker werkzaam is en een overzicht met de toepasselijke competenties en uitleg daarbij.
Na het vaststellen van de doelen bespreken manager en medewerker samen hoe de medewerker de doelen gaat bereiken.
Sandra geeft altijd tips mee voor de planningsgesprekken:
- Informeer (of liever: betrek) medewerkers bij de organisatie- en afdelingsdoelen;
- Gebruik de juiste gebruiksvriendelijke en overzichtelijke formats/formulieren;
- Zorg voor een goede voorbereiding, zowel de leidinggevende als de medewerker.
2. Functioneringsgesprek
Het functioneringsgesprek heeft als doel om de voortgang te bewaken en eventueel bij te sturen. Sandra noemt het liever een voortgangsgesprek omdat ze dat iets minder formeel vindt klinken. Als de doelstellingen wijzigen, maken de leidinggevende en de medewerker nieuwe SMART-afspraken.
3. Beoordelingsgesprek
Tegen het einde van het jaar volgt een beoordelingsgesprek waarbij de manager aangeeft wat hij van het functioneren van de medewerker vindt. Het kan zijn dat er ruimte is voor een salarisverhoging of een bonus. Een beoordelingsgesprek mag eigenlijk geen verrassingen opleveren voor de medewerker als de HR cyclus goed is doorlopen.
HR-tips voor de manager die gaat beoordelen
Sandra wordt vaak gevraagd om te adviseren over de aanpak van een beoordelingsgesprek. Zij bespreekt dan de volgende zaken:
- De verstandhouding tussen manager en medewerker;
- Waar ziet de manager tegenop?
- Welk advies wil de manager hebben?
- Welke boodschap wil de manager op de medewerker overbrengen en wat wil hij in het beoordelingsgesprek bereiken?
- Heeft de manager een duidelijk beeld van het presteren van de medewerker?
- Ze laat de manager de beoordeling invullen en checken op gevoelige punten;
- Ze helpt de manager concrete, feitelijke bewoordingen te vinden;
- Ze bespreekt met de manager hoe hij onderwerpen tactisch kan aankaarten zonder gezichtsverlies voor één van beide partijen.
- Ze bespreekt met de manager hoe hij kan voorkomen dat het beoordelingsgesprek een bekvechtgesprek wordt;
- Ze bereidt met de manager tactieken voor om een zwijgende medewerker aan de praat te krijgen, bijvoorbeeld:
- Dat de manager aangeeft dat hij ook graag van de medewerker hoort wat sterk, goed, normaal en te verbeteren is wat betreft resultaten en gedrag.
- Dat de manager de resultaten van de beoordeelde niet steeds vergelijkt met die van een collega (waarop de medewerker reageert als een stier op een rode lap);
- Samen oefenen met het opvangen van reacties.
Rol HR met betrekking tot de beoordelingscyclus
Sandra ziet haar eigen rol als HR-adviseur bij de HR cyclus als volgt:
- Zij is als adviseur betrokken bij de opzet van de beoordelingscyclus;
- Ze draagt samen met de directie zorg voor de voorlichting aan managers en medewerkers;
- Ze organiseert de trainingen voor de managers;
- Ze coördineert de uitvoering en zorgt voor de formulierenstroom: de planning en uitgave van de formulieren, de inname van kopieën voor het dossier, het bewaken en signaleren van de tijdige uitvoering;
- Ze treedt op als adviseur, in het bijzonder bij het voorbereiden van de plannings-, beoordelings- of beloningsgesprekken wanneer de manager hieraan behoefte heeft.
In het bedrijf van Sandra werken ze tot nu toe met een klassieke HR cyclus, en ze vraagt zich af of een meer moderne variant beter zou werken voor zowel management als medewerkers.
Hoe ziet een moderne HR cyclus eruit?
De moderne HR cyclus kenmerkt zich door het continu voeren van gesprekken. Een dergelijke cyclus kan bijvoorbeeld bestaan uit zeven bouwstenen:
Bouwsteen 1 – Kwaliteitsslag gesprekken tussen manager en medewerker
De managers binnen het bedrijf van Sandra vinden de gesprekkencyclus vooral veel werk met weinig opbrengsten terwijl de traditionele gesprekscyclus juist ooit is ontwikkeld als oplossing voor managers die anders geen of geen goede gesprekken voerden.
De moderne gesprekscyclus gaat er juist vanuit dat managers wél gesprekken voeren in de normale uitvoering van het werk. Stel dat Sandra en het MT vinden dat de moderne HR cyclus beter zou passen, dan is het belangrijk dat ze eerst een kwaliteitsslag gaan maken in het voeren van reguliere gesprekken, buiten de gesprekscyclus om.
Bouwsteen 2 – Continuïteit
Deze reguliere gesprekken worden continu gevoerd. Zo kun je doelen elke keer bijsturen en de uitvoering ervan goed monitoren.
Bouwsteen 3 – Formele gesprekscyclus overstijgt het dagelijkse werk
Naast deze continue dialoog, ruimen managers tijd in om onderwerpen te bespreken het dagelijks werk overstijgen. Zoals persoonlijke doelen, de eigen ontwikkeling, duurzame inzetbaarheid en vitaliteit.
Bouwsteen 4 – Focus op ontwikkeling & toekomst
Waar de traditionele gesprekscyclus vooral terugkijkt en een oordeel over het functioneren centraal stelt, stelt de moderne gesprekscyclus ontwikkeling centraal. Want het verleden kunnen we niet meer veranderen, maar de toekomst wel. En dat is inspirerend en motiverend voor zowel de medewerker als de manager.
Bouwsteen 5 – Eigenaarschap bij de medewerker
Een veelgehoorde klacht over de traditionele gesprekken is dat het teveel eenrichtingsverkeer is. Dit hoor je van medewerkers én van managers. Bij de moderne gesprekscyclus staat eigenaarschap van de medewerker centraal. Wanneer een medewerker zelf eigenaar is van zijn doelen en ontwikkeling, vergroot dit de kans op goede resultaten.
Bouwsteen 6 – Maatwerkgesprekken
Vaak wordt de modern gesprekscyclus in één adem genoemd met ’het goede gesprek’: een maatwerkgesprek afgestemd op de manager, de medewerker en de huidige situatie. Daar hoort geen vast formulier bij. Het nadeel van zo’n formulierloos gesprek, is dat het lastiger is voor managers en medewerkers om dan zelf te bepalen wat een goed gesprek is. Toch zijn zij degene die het beste weten hoe het goede gesprek er op dat moment uit zou kunnen zien. Deze maatwerkgesprekken vragen een hoge mate van professionaliteit van zowel de manager als de medewerker.
Bouwsteen 7 – Focus op talent
Vraag een willekeurige medewerker over zijn ontwikkeling en je hoort iets in de trant van ‘ik moet verbeteren in …’. Ontwikkeling zien mensen als iets waar je niet goed in bent. In de moderne gesprekscyclus ga je uit van focus op talent. Dit betekent niet dat alleen maar besproken wordt waar iemand al goed in is, maar ook hoe iemand dit beter in kan zetten en ervoor kan zorgen dat hij niet in valkuilen stapt. Vaak wordt hier het model van Ofman over de kernkwadranten voor gebruikt.
Het moderne beoordelen: laat de HR cyclus los
Nu Sandra zowel de klassieke als de moderne HR cyclus naast elkaar heeft gezet, ziet ze ook nog een derde optie. Het loslaten van de HR cyclus. Minder eenzijdig beoordelen en meer praten over dingen die er echt toe doen: voor jou, voor je medewerker en voor je bedrijf. Gesprekken waarvan iedereen achteraf zegt: ‘Hier hadden we echt iets aan.’
Sandra denkt na hoe dergelijke gesprekken eruit kunnen zien:
- De manager bereidt zich voor om de bijdrage die de medewerker heeft geleverd in de afgelopen periode concreet te benoemen.
- Manager en medewerker bespreken de wederzijdse verwachtingen voor de korte en de wat langere termijn.
- De manager stelt ook vragen die meer buiten de comfortzone liggen om elkaar beter te leren kennen, zoals:
Thema Vragen buiten je comfortzone verlangen - Wat gaat je aan het hart in werk en leven?
- Wat wil je graag nog een keer leren of ontwikkelen?
empowerment - Wat kun je vanaf morgen doen om je werk en leven fijner te maken?
- Waar maak je je druk over, waar maak je je zorgen over, wat wil je graag anders zien?
persoonlijk - Hoe gaat het écht met jou?
- Wat is het meest dierbare wat je hebt meegemaakt?
- Wat zeg je niet en is voor mij toch goed om te weten?
Nog meer inspiratie nodig voor vragen die je tijdens een gesprek kunt stellen? Check deze 150 vragen!
- De manager en de medewerker kunnen samen brainstormen over thema’s zoals: betrokkenheid, vitaliteit, omgaan met verandering, leren en ontwikkelen, waardering, werkplezier, etc.
Een echte dialoog
Bij dit soort gesprekken is het belangrijk dat je mét elkaar van gedachten wisselt over het werk, de ontwikkelingen, de zorgen, behoeften en persoonlijke ambitie. Stem verwachtingen af en maak er een echte dialoog van. Sandra denkt na over tips die ze de managers kan geven voor wat je vooral moet doen en wat je vooral moet laten om met elkaar aan de praat te raken en te blijven.
| Vooral wel doen | Vooral niet doen |
|
|
De HR cyclus, modern of helemaal niet?
Sandra heeft het idee dat ze voldoende materiaal heeft om samen met het MT te kijken naar de HR cyclus. Zij zou het liefste zien dat managers en medewerkers regelmatig en informeel goede gesprekken met elkaar voeren en één keer per kwartaal een langer gesprek te plannen om iets langer stil te staan bij elkaar. Dat vraagt wel om een andere manier van leiderschap en andere gesprekstechnieken maar dat is op te lossen met trainingen.
Meer weten?
Wil jij ook meer aandacht voor de HR cyclus binnen jouw bedrijf of meer weten over gesprekken voeren? Wij bieden de training Beoordelings- en functioneringsgesprekken, waarin je leert hoe je op een zelfverzekerde en doelgerichte manier beoordelings- en functioneringsgesprekken voert. Ook de training Impactvolle gesprekken voeren gaat dieper in op het voeren van beoordelings- en functioneringsgesprekken. En natuurlijk wordt er binnen de opleiding Human Resource Management A ook uitgebreid aandacht besteed aan de HR cyclus.
Meest gestelde vragen over de HR cyclus
Hoe kan een HR cyclus bijdragen aan de groei van een organisatie op de lange termijn?
Een effectieve HR cyclus stimuleert medewerkers om hun vaardigheden te ontwikkelen, wat leidt tot verbeterde prestaties en betrokkenheid. Dit draagt bij aan een positieve werkomgeving en de groei van de organisatie op de lange termijn.
Hoe kan HR bijdragen aan de implementatie van een effectieve HR-cyclus binnen een organisatie?
HR kan managers ondersteunen bij het opzetten van de cyclus, zorgen voor trainingen, adviseren bij voorbereiding van gesprekken, en de formulierenstroom beheren. Ook kunnen zij helpen bij het creëren van een positieve gespreksomgeving.
Hoe verschilt de moderne HR cyclus van de klassieke benadering?
De moderne HR-cyclus verschilt van de klassieke HR cyclus doordat het continuïteit bevordert met regelmatige gesprekken, eigenaarschap bij de medewerker stimuleert, de focus legt op ontwikkeling en toekomst, en maatwerkgesprekken aanmoedigt.
