Als (nieuwe) leidinggevende is delegeren een belangrijk onderdeel van je werk. Dit kan een uitdaging zijn, zeker als je bent doorgegroeid vanaf de werkvloer en nu leidinggeeft aan je voormalige collega’s. Toch is het nodig, want je kunt niet alles zelf blijven doen. Maar wees gerust: delegeren kun je leren!

Wat is delegeren eigenlijk?

Laten we beginnen met wat het níet is. Delegeren is níet het afschuiven van werk of alleen de rotklusjes door anderen laten doen.

Delegeren – of overdragen, toewijzen, uitbesteden, toevertrouwen of doorgeven – is het vermogen om bepaalde taken en verantwoordelijkheden door te geven. Eigenlijk is het de kunst van het loslaten. Jij zegt wat er gedaan moet worden en vertrouwt dat anderen het werk kunnen doen. Dat klinkt eenvoudig, maar dat is het niet.

📂 Download onze praktische gids voor de startende leidinggevende

Voordelen van delegeren

Als (doorgegroeide) leidinggevende heb je misschien het idee dat je zelf het beste weet hoe het werk gedaan moet worden. Dat kan zo zijn (hoewel je waarschijnlijk verrast gaat worden door de capaciteiten van anderen), maar taken aan een ander toevertrouwen heeft zo zijn voordelen.

1. Efficiëntie: Wanneer leidinggevenden proberen alles zelf te doen, raken ze overbelast en wordt hun effectiviteit beperkt. Delegeren stelt je in staat om je te concentreren op je eigen kernactiviteiten en beslissingen.
2. Teamontwikkeling: Door taken door over te dragen geef je teamleden de kans om nieuwe vaardigheden te leren en zichzelf te ontwikkelen.
3. Tijd: Delegeren kan leiders helpen hun tijd beter te beheren, waardoor ze zich kunnen concentreren op strategische doelen.
4. Werkplezier: Medewerkers ervaren meer plezier wanneer leidinggevenden vertrouwen op hun capaciteiten. De vrijheid om het werk op hun eigen manier uit te voeren, draagt daar ook bij.

Wanneer kun je delegeren?

Als medewerkers continu fouten maken of taken niet uitvoeren zoals jij verwacht, dan is delegeren (nog) niet de juiste leiderschapsstijl. Wij onderscheiden vier stijlen van leiderschap: instrueren, begeleiden, stimuleren en delegeren. Deze stijlen volgen elkaar op naarmate de ‘taakvolwassenheid’ toeneemt.

• Instrueren (stijl 1) doe je als je iemand een opdracht geeft die hij of zij nog nooit gedaan heeft. Je geeft duidelijke instructies over hoe de opdracht gedaan moet worden.
• Begeleiden (stijl 2) pas je toe als ondersteuning en sturing nodig is. Denk aan een stagiaire of een starter.
• Stimuleren (stijl 3) kan voldoende zijn als je iets wilt overdragen aan een ervaren medewerker.
• Delegeren (stijl 4) kom je pas aan toe als degene aan wie je een taak wilt overdragen, ervaren is en al eerder hetzelfde werk heeft gedaan. Diegene heeft weinig sturing nodig en weinig ondersteuning. Je zegt alleen dat het gedaan moet worden en laat het daarna los.

Een grote valkuil voor beginnend leidinggevenden is om van instrueren over te gaan naar delegeren. Daarbij sla je dus twee stappen over. Medewerkers hebben tijd nodig om een taak te leren. Blijven communiceren is daarbij cruciaal.

Lees ook: Situationeel leiderschap en de vier leiderschapsstijlen nader uitgelegd

Niet delegeren van taken is geen optie

Het is belangrijk dat je gaat inzien dat NIET delegeren geen optie is. Op de korte termijn red je het misschien nog wel, maar je kunt niet al het werk van je medewerkers blijven doen. Dus op de lange termijn is het geen oplossing.

Het uitbesteden van taken is een belangrijk onderdeel van jouw werk als leidinggevende. Dat gaat nooit zonder controleren, want als leidinggevende blijf je eindverantwoordelijk. Maar het is de kunst om de medewerker niet het gevoel te geven dat je hem/haar controleert. Noem het daarom afstemmen of rapporteren. Dat voelt juist goed voor de medewerker. Hij of zij wordt niet in het diepe gegooid, heeft de kans om vragen te stellen, krijgt aandacht en kan trots laten zien wat er is bereikt. Het is ook een kans voor jou als leidinggevende om complimenten te geven, waardoor de motivatie toeneemt en er steeds meer een professioneel team ontstaat. Op deze manier ben je echt aan het leidinggeven en help jij je collega’s zich te ontwikkelen.

Voordat je delegeert

Om effectief te delegeren is het belangrijk dat aan een aantal basisvoorwaarden is voldaan:

• Wederzijds vertrouwen: Zorg ervoor dat er een basis van vertrouwen is tussen jou en de persoon aan wie je delegeert.
• Controle loslaten: Lastig, maar het moet. Micromanagement ondermijnt het doel van delegeren.
• Fouten accepteren: Begrijp dat fouten kunnen gebeuren en zie ze als leermomenten.
• Motivatie: De persoon moet gemotiveerd zijn om de taak te willen en kunnen uitvoeren.
• Verantwoordelijkheid: Maak duidelijk dat de persoon verantwoordelijk is voor de uitvoering van de taak.
• Bevoegdheid: Geef de nodige bevoegdheden om beslissingen te nemen die relevant zijn voor de taak.
• Tijd: Zorg ervoor dat de persoon voldoende tijd heeft om de taak naast zijn andere verantwoordelijkheden uit te voeren.

Door deze randvoorwaarden op orde te hebben, vergroot je de kans aanzienlijk.

Taken delegeren, praktische tips

Leren om effectief werk over te dragen is mogelijk, zeker met onderstaande tips:

1. Delegeer de juiste taken

Denk goed na welke taken je kunt toewijzen aan een ander. Om daarachter te komen, kan het helpen om je zelf de volgende vraag te stellen waarbij je de klemtoon elke keer op een ander woord legt.

• MOET ik dit nu zelf doen?
• Moet IK dit nu zelf doen?
• Moet ik DIT nu zelf doen?
• Moet ik dit NU zelf doen?
• Moet ik dit nu zelf DOEN?

In het artikel Prioriteiten stellen: moet ik dit nu zelf doen lees je er nog veel meer over. Ook vind je in het artikel een gratis werkblad dat je kunt downloaden waarmee je jezelf elke keer de vraag kunt stellen: Moet ik dit nu zelf doen?

2. Kies de juiste persoon voor de taak

Houd rekening met iemands vaardigheden, ervaring en werklast voordat je een taak overdraagt. Een onervaren medewerker heeft intensieve begeleiding nodig in plaats van taken gedelegeerd krijgen. Dit is een andere stijl van leidinggevenden (zie ook de afbeelding hierboven).

3. Bespreek de taak

Geef goede instructies met onder andere een duidelijk doel, de verwachte kwaliteit en een deadline. Vul de procedure niet letterlijk in, maar vraag naar de aanpak van de medewerker en praat daar samen over.

4. Vul niet meer in dan nodig

Geef de medewerker ruimte om het op zijn of haar eigen manier aan te pakken. Zolang de doelen, kwaliteit en deadline maar gehaald worden.

5. Bied de juiste ondersteuning

Zorg ervoor dat medewerkers over alle tools, informatie en bevoegdheden beschikken om hun taken uit te voeren. Laat daarnaast ook weten in hoeverre jij beschikbaar bent om te ondersteunen, mits nodig.

6. Controleer de voortgang

Spreek rapportagemomenten af, waarbij de medewerker laat zien hoever hij of zij is.

7. Geef feedback

Stuur bij waar nodig en geef complimenten waar het goed gaat. Bij kritische feedback kun je de feedbackburger gebruiken om de motivatie hoog te houden.

8. Moedig zelfstandigheid aan

Komt de medewerker bij je terug met een vraag of is er advies nodig? Stimuleer de medewerker om zelfstandig beslissingen te nemen en problemen op te lossen. Dit bouwt niet alleen vertrouwen op, maar vergroot ook de motivatie en betrokkenheid van de medewerker. Bied ruimte voor fouten en leer van deze ervaringen om in de toekomst nog effectiever te delegeren.

9. Faciliteer open communicatie

Zorg voor een open communicatielijn gedurende het hele proces. Moedig de medewerker aan om vragen te stellen en updates te geven, zodat je op de hoogte blijft van de voortgang en eventuele obstakels. Dit creëert een gevoel van samenwerking en kan problemen vroegtijdig signaleren.

10. Evalueer na afloop

Bij oplevering kun je samen bespreken wat goed ging, wat beter kon en welke lessen er te trekken zijn voor de toekomst. Dit helpt niet alleen om de medewerker te laten groeien, maar ook om jouw eigen delegatietechnieken te verbeteren. Vergeet ook niet om succesen te vieren. Bij een kleine taak kan dit een compliment en high five zijn, bij een langdurig project een uitje.

Delegeren kun je leren

Wil je beter leren leidinggeven en delegeren?

• Schrijf je dan in voor de opleiding Middle Management A. Daarin komt leiderschap en delegeren uitgebreid aan de orde.
• In de training Praktisch leidinggeven op de werkvloer leer je verschillende leiderschapsstijlen flexibel in te zetten en ontwikkel je leiderschapsvaardigheden als motiveren en stimuleren, delegeren en communiceren.
• Als teamleider moet je voortdurend switchen tussen rollen en taken en is alles zelf willen doen een valkuil. In de training De effectieve teamleider werk je aan een aantal essentiële leiderschapsvaardigheden en competenties en ontwikkel je jouw persoonlijk leiderschap.

Onze studieadviseurs helpen je graag met een passend studieadvies. Je kunt ze bereiken via advies@imkopleidingen.nl of 0172 – 42 34 56.

Start je binnenkort in een leidinggevende functie? Of ben je benieuwd of leidinggeven bij jou past? Bereid je voor met deze whitepaper.

Download whitepaper

Meer weten over hoe je beter kunt delegeren