Een dag hangt van taken aan elkaar. Zowel thuis als privé. Maar bij een flinke takenlijst is het soms lastig om prioriteiten te stellen. Wat is belangrijk, wat moet snel af en wat kan eigenlijk nog wel even wachten? Door de Eisenhower Matrix te gebruiken, weet je het meteen.
Inhoud
Wat is de Eisenhower Matrix?
De Eisenhower Matrix is een matrixveld, bestaande uit vier kwadranten. Het wordt gebruikt voor het prioriteren van taken. Zo kunnen taken wel of niet belangrijk zijn en wel of niet urgent. Je plaatst de losse taken in het meest passende kwadrant zodat je weet welke actie je erop moet nemen.
In dit artikel vertellen we je alles over dit handige hulpmiddel.
Kijk je liever eerst een video? Hieronder vind je een heldere uitleg.
Verschil tussen belangrijk en urgent
Taken kunnen belangrijk én tegelijk urgent zijn. Maar het kan ook dat ze vooral belangrijk zijn, maar minder urgent of andersom. Wat is eigenlijk het verschil?
- Urgente taken moeten direct uitgevoerd worden. Ze kunnen groot of klein zijn, maar vragen nu om actie. Door jou of door iemand anders. Denk aan het telefonisch te woord staan van een klant.
- Belangrijke taken vragen om veel aandacht, energie en/of tijd. Ze hebben bijvoorbeeld betrekking op langetermijndoelen. Denk aan het schrijven van een bedrijfsstrategie.
Voor wie is dit een handig hulpmiddel?
De Eisenhower Matrix is voor iedereen die moeite heeft om zijn taken te prioriteren.
Als één van onderstaande voorbeelden je bekend voor komt, heb je er waarschijnlijk wel baat bij.
- Je bent druk, maar je hebt niet het idee dat je echt productief bent.
- Je bent geen brandweerman en toch ben je de hele dag ‘brandjes aan het blussen’.
- Alle taken op je takenlijst hebben de hoogste prioriteit.
- Je hebt moeite om ‘nee’ te zeggen of taken aan anderen te delegeren.
- Je hebt langetermijndoelen, maar geen tijd of energie om eraan te werken.
Hoe gebruik je de Eisenhower Matrix?
Een belangrijke timemanagement tip is om een takenlijst bij te houden. Je hebt dan een overzicht met wat er allemaal gedaan moet worden en houdt je hoofd vrij voor het belangrijke denkwerk.
Losse taken kun je vervolgens prioriteren door ze in te delen in één van de vier kwadranten en de actie uit te voeren die erbij hoort. Valt er ineens een nieuwe taak op je bordje? Ook die kun je meteen in je Eisenhower Matrix plaatsen en vervolgens de juiste actie erop ondernemen.
Kwadrant 1: Belangrijk én urgent
Dit zijn de taken met de hoogste prioriteit en moet je zo snel mogelijk uitvoeren. Ze hebben vaak een korte deadline en er zijn consequenties aan verbonden. Denk aan een spoedklus voor een klant, invallen voor een zieke collega of het voorbereiden van de teamvergadering van vanmiddag.
Kwadrant 2: Belangrijk, maar niet urgent
Deze taken zijn wél belangrijk, maar hoeven niet direct uitgevoerd te worden. Je kunt ze inplannen voor een later moment. Ze hebben geen harde deadline, maar ze zijn wel zwaarwegend. Denk aan het ontwikkelen van je vaardigheden of het optimaliseren van een bedrijfsproces.
Kwadrant 3: Niet belangrijk, wél urgent
Deze taken moeten snel uitgevoerd worden, maar hebben voor jou niet veel waarde. Ze zijn meestal vooral belangrijk voor anderen. Waar mogelijk kun je ze daarom het beste uitbesteden of delegeren aan een stagiair of een collega die er wel energie van krijgt. Denk aan je administratie en het telefonisch vragen beantwoorden van klanten.
Lees ook: 7 praktische tips om te leren delegeren
Kwadrant 4: Niet belangrijk, niet urgent
Onbelangrijke taken die ook urgent zijn, kun je het beste gewoon helemaal niet doen. Het gaat vaak om nutteloze activiteiten die je van je werk afhouden en meer energie kosten dan ze opleveren. Denk aan doelloos scrollen door social media, e-mails checken op spelfouten die al verstuurd zijn en je bureaublad opnieuw ordenen.
Voorbeeld van een Eisenhower Matrix
Benieuwd hoe zo’n Eisenhower Matrix er in de praktijk uitziet en welke taken in welke kwadrant ingevuld kunnen worden? Bekijk hier een voorbeeld.
Eisenhower Matrix template downloaden
Op zoek naar een handig Eisenhower Matrix template om zelf te gebruiken? Vul onderstaand formulier in en we sturen hem direct naar je op!
Maak werk van je timemanagement
Het prioriteren van taken is een belangrijk onderdeel van timemanagement. Behoefte aan meer tips en adviezen? Lees dan dit artikel bomvol timemanagement tips!
Wil je nóg meer grip op je tijd en je werkzaamheden krijgen, schrijf je dan in voor onze cursus Timemanagement. Of voor onze training Timemanagement met Outlook als je vooral efficiënter wilt leren omgaan met je mailbox.
Loop je altijd achter de feiten aan? Volg de cursus Timemanagement en krijg grip op je tijd!
Ontdek de cursus
