Een medewerker neemt ontslag en gaat ergens anders werken. Dat kan vervelend zijn voor de organisatie. Zeker als het een geliefde en hardwerkende collega is. Tijdens een exitgesprek achterhaal je de reden achter het vertrek en ontdek je verbeterpunten voor de organisatie.
Inhoud
Wat is een exitgesprek?
Een exitgesprek voer je wanneer een medewerker ontslag neemt. Het is onderdeel van het offboardingsproces. Idealiter is het een één-op-één gesprek tussen de medewerker en een hr-medewerker. In het gesprek wordt gevraagd naar de reden van ontslag, hoe de medewerker zijn tijd bij het bedrijf heeft ervaren en eventuele verbeterpunten of frustraties.
Belang van exitgesprekken
Eerlijke feedback ontvangen over de gang van zaken op de werkvloer is minder vanzelfsprekend dan je misschien zou denken. Medewerkers zijn eerder geneigd om frustraties onderling te bespreken, dan met leidinggevenden of hr.
Een exitinterview is een goed moment voor eerlijke feedback. De medewerker die het bedrijf gaat verlaten, heeft er geen baat bij om zijn ervaringen mooier te maken dan ze waren of zaken onbespreekbaar te laten.
Altijd een exitgesprek voeren?
Een exitgesprek is het meest effectief wanneer een medewerker zelf ontslag genomen heeft. Wanneer een contract niet verlengd wordt, is het verstandig om eerst de relatie met de medewerker te checken bij de leidinggevende. Als die door het ontslag onder druk staat, heeft een exitgesprek weinig zin.
Stappenplan exitgesprek voeren
Om exitgesprekken effectief te laten verlopen, kun je als hr-medewerker onderstaand stappenplan volgen.
Stap 1: Inplannen
Maak een afspraak met de medewerker die ontslag heeft genomen. Het liefst op één van de laatste werkdagen. De medewerker in kwestie staat dan al met één been buiten, waardoor de kans op eerlijke en objectieve feedback het grootst is.
Leg uit wat het doel van het exitgesprek is: een openhartig gesprek voeren over zijn tijd bij het bedrijf, zodat de organisatie hiervan kan leren en verbeteringen kan doorvoeren.
Stap 2: Exitgesprek voeren
Voer het gesprek met z’n tweeën in een afgesloten ruimte. Stel de medewerker op zijn gemak, bied wat te drinken aan en deel nogmaals het doel van het gesprek. Zorg dat het niet als een verhoor voelt, maar als een open gesprek waarin alles gezegd kan worden.
Tijdens het gesprek staan drie vragen centraal:
- Waarom vertrekt de medewerker?
- Hoe heeft hij zijn tijd bij het bedrijf ervaren?
- Waar is verbetering mogelijk?
Stel vragen, luister, vraag door en vat samen. Maar laat eventueel commentaar en je eigen mening achterwegen. Een exitgesprek gaat om het achterhalen van de ervaring van de medewerker, het is geen discussie.
Neem het gesprek niet op en maak alleen minimale aantekeningen. Zo behoud je de sfeer van een informeel gesprek en verklein je de kans dat bepaalde uitingen toch ingeslikt worden.
Stap 3: Evalueren
Zorg dat uitspraken die gedaan worden tijdens een exitgesprek niet bekend worden in het bedrijf. Niet bij leidinggevenden, maar ook niet bij andere medewerkers. Dat stimuleert anderen niet om ook openhartig te spreken tijdens hun exitgesprek.
Je wilt de feedback natuurlijk wel gebruiken om processen te verbeteren of een discussie te voeren met leidinggevenden. Zorg daarom altijd dat de feedback anoniem blijft en pas wordt geëvalueerd nadat de medewerker uit dienst is.
Voorbeeldvragen exitgesprek
Kun je wel wat inspiratie gebruiken om jouw exitgesprekken voor te bereiden? Gebruik dan onderstaande voorbeeldvragen.
- Wat was de reden van het ontslag?
- Hadden we iets anders kunnen doen, waardoor je wel was gebleven?
- Bieden we genoeg doorgroeimogelijkheden?
- Hoe omschrijf je de relatie met je leidinggevende?
- En die met je teamgenoten?
- Hoe zou je de werksfeer omschrijven?
- Welke verbeterpunten zie je?
- Op welke manier heeft de organisatie of je leidinggevende je benadeeld?
- Heb je wel eens kritiek geuit? Hoe werd daarmee omgegaan?
- Is er weleens wat voorgevallen wat onbesproken is gebleven?
- Kwam de vacatureomschrijving overeen met de werkzaamheden?
- Wat vond je van de arbeidsvoorwaarden?
- Zou je vrienden adviseren om bij ons te komen werken?
- Welk advies zou je ons geven bij het zoeken naar je vervanger?
Tips voor een succesvol exitgesprek
Los gesprek
Combineer het exitgesprek niet met andere gesprekken. Dit helpt om echt de tijd te nemen en focus te krijgen op een goed gesprek.
Geen anderen aanwezig
Een exitgesprek is een één-op-één gesprek tussen de werknemer die de organisatie verlaat en een neutrale gesprekpartner. Iemand van hr is daar ideaal voor. De aanwezigheid van een leidinggevende of collega is af te raden en zorgt er alleen maar voor dat iemand niet vrijuit zal durven spreken.
Informele setting
Wanneer je recht tegenover elkaar zit, of wanneer jij achter je bureau zit en de medewerker in een stoel ertegenover, voelt het al snel als een verhoor. Probeer een informelere houding aan te nemen. Bijvoorbeeld door naast elkaar op een bank of aan een tafel te zitten.
Ontwikkel een universele vragenlijst
Stel bij elk exitgesprek dezelfde vragen. Op die manier ontwikkel je een dataset waarvan je de resultaten kunt analyseren. Welke antwoorden worden vaker gegeven? Daar moet je écht wat mee. Vooral bij grotere organisaties met veel verloop levert dit interessante inzichten op.
Luisteren, samenvatten en doorvragen (lsd)
Lsd is de basis van effectieve communicatie. Met samenvatten en doorvragen check je of je alles goed begrepen hebt en het verhaal duidelijk is. Zo voorkom je dat je voorbarige conclusies trekt en op de verkeerde voet verder gaat.
Toon empathie
Werk niet alleen je vragenlijst af, maar stel je menselijk op bij het horen van de antwoorden. Laat pauzes vallen of zeg bijvoorbeeld ‘Dat lijkt me niet prettig’. Door dit te doen, zal de ander zich (nog) meer openstellen en is de kans groter dat je de ware reden achter zijn vertrek hoort.
Niet overhalen om te blijven
Dit werkt eigenlijk nooit. Wanneer het besluit genomen is om ontslag te nemen, kun je er vanuit gaan dat het weloverwogen is. Focus daarom liever op de leermogelijkheden voor de organisatie.
Ontwikkel je vaardigheden
Exitgesprekken zijn een belangrijke tool voor de hr-afdeling. Wil je jouw hr-gereedschapskist verder uitbreiden of updaten? Ontwikkel je vaardigheden en schrijf je in voor een hr-training. Bekijk het trainingsaanbod online of bel 0172 – 42 34 56 voor vrijblijvende studieadvies.
