Feedback geven en ontvangen, het is allebei lastiger dan je in eerste instantie zou denken. Feedback kan nog wel eens hard aankomen en persoonlijk worden opgevat. Een paar handvatten zijn daarom wel handig. In dit artikel geven we regels, tips en stappenplannen.
Inhoud
Wat is feedback?
Feedback is informatie over hoe iemand iets doet of gedaan heeft. Je collega’s of leidinggevende vertellen bijvoorbeeld wat ze goed vinden aan je werk of waar je kunt verbeteren.
Feedback is als een gids die je helpt groeien en beter worden in wat je doet. Het geeft inzicht in hoe anderen jouw bijdrage ervaren. Het helpt samenwerken en zorgt voor een positieve werkomgeving waarin iedereen kan leren en groeien.
📕 Download onze praktische gids voor betere communicatie op het werk
“Feedback is een cadeautje”
Krijg jij ook een allergische reactie van deze uitspraak? Er wordt mee bedoeld dat de feedbackgever de tijd en moeite neemt om je iets te geven. Hij had het ook niet of het achter je rug om kunnen zeggen. Maar dat de ander je een cadeau geeft, wil natuurlijk niet zeggen dat je er ook automatisch blij mee bent.
Feedback geven op het werk
Door feedback te geven, geef je de ander inzicht in zijn gedrag en prestaties. Je maakt het onbekende bekend en verkleint de blinde vlek. Het kan spannend zijn, maar de ervaring leert dat het vrijwel altijd iets oplevert.
Regels voor feedback geven
Als je feedback wilt geven, aan een collega of leidinggevende, is het goed om het volgende te onthouden.
- Breng de boodschap in de ik-vorm en vanuit jezelf. Betrek er geen anderen bij (“Tom vindt ook dat je teveel roddelt”). Jij hebt een mening en die mag je geven. Als anderen er ook last van hebben, dan mogen ze zelf feedback geven.
- Wees concreet en benoem een specifieke situatie.
- Wacht niet te lang na de specifieke situatie. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker de ander zich kan herinneren wat er gebeurde.
- Geef alleen feedback over gedrag dat veranderbaar is. Het heeft geen zin om een stotterende collega te vragen om sneller te praten.
- Geef de feedback persoonlijk. Dus 1-op-1 en in een aparte ruimte op een moment dat voor jullie beiden goed uitkomt.
Stappenplan voor feedback geven
Feedback geven aan een collega vraagt om een goede voorbereiding. Je wilt niet dat er gedoe ontstaat en dat het moeilijk wordt om ontspannen met elkaar om te gaan. Volg daarom deze stappen wanneer je het gesprek aan gaat.
- Beschrijf concreet het gedrag van een ander en geef een voorbeeld. Bijvoorbeeld: “Ik merk dat je de laatste tijd negatief praat over Martin. Gisterochtend was het eerste wat je zei toen je binnenkwam: ik hoop dat Martin de hele dag in overleg zit, dan heb ik tenminste geen last van hem.”
- Geef aan welk effect dit op jou, het team of het bedrijf heeft. Bijvoorbeeld: “Ik merk dat me dat een negatief gevoel geeft en dat ik minder zin heb in de werkdag. Ik heb het gevoel dat ik met jou moet meepraten om het gezellig te houden, terwijl ik zelf helemaal geen problemen heb met Martin.”
- Geef de ander ruimte om te reageren en vraag: “Begrijp je dit?’ of “Herken je dit?”. Ga samen met gesprek aan.
- Zoek samen naar een oplossing of geef aan welk ander gedrag je zou wensen. Bij deze laatste stap kom je tot afspraken voor de toekomst.
Of gebruik de feedbackburger
Feedback geven aan een collega kan ook met een ander model: de feedbackburger. Zo werkt het:
- Je start met het broodje, een positieve boodschap.
- Daarna beleg je het broodje met een verbeterpunt. Gebruik hierbij EN.
- Je sluit af met een algemeen positief punt.
Het voordeel van deze manier van feedback geven is dat je de feedbackontvanger in een neutrale of positieve stemming brengt, waardoor hij meer openstaat voor de (negatieve) boodschap. Door af te sluiten met een positieve boodschap, is de kans groter dat de feedbackontvanger iets zal doen met de feedback.
Lees verder: Eenvoudig feedback geven en ontvangen met de feedbackburger
Feedback ontvangen van een collega
Feedback kan wel eens hard aankomen en persoonlijk worden opgevat. Probeer het toch te zien als een leermogelijkheid en niet als een persoonlijke aanval. Grote kans dat daar wel wat oefening voor nodig is.
Regels van feedback ontvangen
Met deze feedbackregels in je achterhoofd gaat het jouw zeker lukken om effectief en krachtig te reageren op feedback. Lukt dat niet gelijk, blijf dan oefenen. Nieuw gedrag aanleren heeft nu eenmaal tijd nodig.
- Eerst luisteren. Kijk de ander aan en laat merken dat je luistert door bijvoorbeeld te knikken. Laat de ander uitpraten.
- Vat samen en vraag door. Kijk of je de ander goed begrepen hebt en doe navraag over onduidelijkheden. Dit doe je door open vragen te stellen. Als je het niet helemaal herkent kun je ook vragen om een voorbeeld.
- Laat de ander merken wat het met je doet. Zeg bijvoorbeeld “Hier schrik ik van” of “Dit overvalt me”.
- Geef jezelf en de ander ruimte om te reageren. Dat doe je door een stilte te laten vallen. Hiermee geef je de ander tijd om nog meer te vertellen en te ventileren. Zo kom je er ook achter waarom het belangrijk is voor de ander. Neem de tijd om te reageren en haal een paar keer adem om rustig te worden.
- Denk na over de feedback. Op welke punten zou de ander weleens gelijk kunnen hebben en op welke punten ben je het er niet mee eens? Waar herken je je wel of niet in? En in hoeverre ben je bereid om jouw gedrag te veranderen? Het kan ook zijn dat je wat meer tijd nodig hebt om erover na te denken. Geef dit aan bij de feedbackgever en kom er later op terug.
- Zoek samen naar oplossingen. Toon initiatief en kom zelf met een mogelijke oplossing en check dit bij de ander. Je kunt het ook de ander vragen: “Wat zou ik anders kunnen doen?” of “Wat verwacht je van mij?” of doe het samen: “Hoe kunnen we dit samen oplossen?”
- Bedank de ander. De ander neemt de moeite om aandacht hieraan te besteden. Voor de ander is feedback geven ook niet altijd even makkelijk. Daarnaast geeft de ander jou de mogelijkheid om je verder te ontwikkelen.
Valkuilen en tips bij feedback ontvangen
Er zijn meerdere valkuilen waar je in kunt stappen bij het ontvangen van feedback.
| Doe niet dit (valkuil) | Maar doe dit (tip) |
| Verdedigen: “Ja, maar…”, “Dat was alleen deze keer!” | Het is de zienswijze van de ander. Wees nieuwsgierig in plaats van je te verdedigen. |
| Ontkennen: “Dat is niet waar!” | Stel een vraag: “Hoe zie jij dat?” |
| Verklaren: “Dat komt omdat Piet…” | Kijk naar de toekomst in plaats van het verleden. Hoe ga je verder? |
| Persoonlijk opvatten: “Dus je vindt dat ik slecht ben”. | Het gaat om het gedrag dat je hebt laten zien in een bepaalde situatie. Niet om jou persoonlijk. |
| Omdraaien: “Alsof jij altijd zo lekker op tijd komt!” | Blijf bij de situatie. Kies een ander moment om de ander feedback te geven. |
| Emotioneel reageren: je wordt boos of gaat huilen. | Tel tot 10 en als dat niet helpt, geef dan aan dat het beter is het gesprek op een ander moment te vervolgen. |
Tips voor het ontvangen van negatieve feedback
- Stel je neutraal op. “Iemand gaat zeggen wat ik allemaal niet goed doe.” Als je deze manier van denken aanhoudt, zal alle feedback lastig zijn om te krijgen.
- Probeer feedback krijgen te zien als een mogelijkheid om te leren. Je krijgt de kans om te veranderen en jouw werkrelatie of prestatie te verbeteren. Zie het als een verzoek, niet als een persoonlijke aanval of opdracht. Die ander zegt het niet om je af te kraken, maar om je te helpen groeien. Dit kan al helpen met het ontvangen van negatieve feedback.
- En ook als je dat weet, kan het toch nog voelen als een stomp in je maag. Dat is je eerste, primitieve reactie. Blijf rustig en tel eventueel tot 10 voor je reageert. Dan kun je de tijd nemen om er even over na te denken.
Positieve feedback ontvangen
Positieve feedback ontvangen is soms ook best lastig. Terwijl je eigenlijk alleen maar ‘Dank je wel’ hoeft te zeggen.
In plaats daarvan denken we dat onze prestaties het compliment niet waard zijn of dat een ander het beter heeft gedaan. Of de feedback klopt wel, maar we willen niet arrogant overkomen.
Het gevolg: we gaan de positieve feedback saboteren door het weg te wuiven, de aandacht naar de ander te verleggen of door het kleiner te maken. Zo zonde!
Lees ook: Zo neem je complimenten aan zonder te bloven
Feedback leren geven en ontvangen
Hoe meer je oefent met feedback ontvangen, hoe gemakkelijker het zal worden. Wil je het liever eerst eens oefenen? Volg dan de training Feedback geven en leer effectief en respectvol feedback geven aan collega’s.
Daarnaast is feedback geven en ontvangen een onderdeel van de training Effectief communiceren op de werkvloer en de training Persoonlijke effectiviteit.
En ook in onze leiderschapstrainingen, zoals de training Praktisch leidinggeven op de werkvloer of de training De effectieve teamleider, komt het uitgebreid aan bod.
Wil je dat we meedenken over het maken van de juiste studiekeuze? Dat kan! Neem dan contact op met onze studieadviseurs voor een vrijblijvend en gratis advies. Je kunt ze bereiken via advies@imkopleidingen.nl of 0172 – 42 34 56.
Wil je de communicatie op je werk verbeteren? In deze whitepaper delen we praktische tips en tricks om direct mee aan de slag te gaan.
Download whitepaper
Veelgestelde vragen
Hoe bedank je iemand voor feedback?
Je bedankt iemand voor het geven van feedback door te zeggen: ”Dank je wel” of “Dank je wel dat je de tijd hebt genomen me dit te vertellen”
Positieve feedback geven aan een collega, hoe doe ik dat?
Positieve feedback geven aan een collega doe je door een compliment te geven, dan een tip hoe het nóg beter zou kunnen en eventueel sluit je af met nog een compliment. Wil je meer weten over het geven van feedback? Luister dan onze podcast Eerste hulp bij feedback geven.
Wanneer moet ik feedback geven aan een collega?
Feedback geven aan een collega doe je als je last hebt van het gedrag van een collega. Bedenk wel: overdaad schaadt. Komt je collega een keer te laat? Dan hoef je echt niet direct een feedbackgesprek aan te gaan. Gebeurt het vaker waardoor afspraken bijvoorbeeld elke keer uitlopen waardoor je zelf minder tijd overhoudt? Overweeg dan wel om feedback te geven op het gedrag van je collega.
Wat als je het niet eens bent met de feedback?
Als je het niet eens bent met de ontvangen feedback kun je dat zeggen tegen de feedbackgever. Je kunt dan bijvoorbeeld zeggen: “Ik heb gehoord wat je zei maar ik ben het niet met je eens. De reden is …”
Wat moet je niet doen bij het ontvangen van feedback?
Wat je niet moet doen bij het ontvangen van feedback is direct in de verdediging schieten of ontkennen. De ander direct aanspreken op zijn eigen gedrag is ook niet aan te raden. Boos worden of emotioneel reageren is ook niet handig bij het ontvangen van feedback.
