Het functioneringsgesprek: of je nu werknemer of leidinggevende bent, je krijgt er ongetwijfeld mee te maken in je werkende leven. Wat is het en hoe bereid je je voor? We geven uitleg en tips voor zowel werkgever als werknemers.
Inhoud
Wat is een functioneringsgesprek?
Een functioneringsgesprek is een periodiek gesprek tussen een medewerker en zijn of haar leidinggevende, waarin het functioneren van de medewerker wordt besproken. Bij het functioneringsgesprek draait het om de dialoog (in tegenstelling tot het beoordelingsgesprek).
Het doel van een functioneringsgesprek
Het doel van het functioneringsgesprek is tweeledig:
- Enerzijds geeft het de medewerker de ruimte om aan te geven wat goed gaat en waar hij of zij tegenaan loopt,
- Anderzijds biedt het de leidinggevende de kans om feedback te geven en samen te kijken hoe de prestaties verder verbeterd kunnen worden.
Uiteindelijk draagt het bij aan een betere werkrelatie en persoonlijke ontwikkeling. Het functioneringsgesprek is dus waardevol voor zowel medewerkers als leidinggevenden.
Het functioneringsgesprek voor werknemers
Als medewerker is het functioneringsgesprek een uitgelezen kans om je werk te bespreken, je ambities te delen en aandacht te vragen voor zaken die jou bezighouden. Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat je dit moment optimaal benut.
Wat kun je verwachten van een functioneringsgesprek?
- Feedback: je blikt samen met je leidinggevende terug op je prestaties waarbij jullie elkaar positieve en kritische feedback geven en kijken naar wat goed ging en wat beter kan.
- Samen doelen stellen: daarna kijken jullie samen naar de toekomst. Welke concrete doelen kun je stellen voor de komende periode? Zorg ervoor dat deze doelen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) zijn, zodat je weet waar je naartoe werkt.
- Constructief gesprek: het is belangrijk dat het gesprek constructief verloopt. Er moet ruimte zijn voor zowel de medewerker als de leidinggevende om elkaar feedback te geven. Ook bespreken jullie wat jij als medewerker nodig hebt om je doelen te behalen en hoe je leidinggevende jou kan ondersteunen in je groei.
Hoe bereid je je voor op een functioneringsgesprek?
Om bovenstaande verwachtingen uit te laten komen, is het verstandig om je goed voor te bereiden op je functioneringsgesprek.
- Reflecteer op je prestaties: kijk terug op het afgelopen jaar of de afgelopen periode. Wat zijn je grootste successen geweest? Welke obstakels kwam je tegen en hoe heb je die het hoofd geboden? Probeer concreet te zijn en voorbeelden te geven.
- Formuleer je ontwikkelwensen: waar wil je in de komende periode aan werken? Dit kan gaan om het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden, het verbeteren van je huidige prestaties of het zoeken naar een nieuwe uitdaging binnen je rol.
- Wees open over problemen: als er zaken zijn die je tegenwerken in je werk (bijvoorbeeld een hoge werkdruk, gebrekkige samenwerking met collega’s of onvoldoende middelen), is dit hét moment om dit bespreekbaar te maken.
- Bereid vragen voor: het gesprek is tweerichtingsverkeer, dus zorg ervoor dat je vragen stelt aan je leidinggevende. Dit kan gaan over je rol, de verwachtingen van je leidinggevende of de richting van de organisatie.
Het functioneringsgesprek voor leidinggevenden
Voor leidinggevenden is het functioneringsgesprek een belangrijk moment om in gesprek te gaan met medewerkers over hun ontwikkeling en prestaties. Een goed en constructief gesprek helpt om verwachtingen af te stemmen en de motivatie en betrokkenheid van je medewerkers te versterken.
Wat kun je verwachten?
- Open dialoog: het is belangrijk dat het gesprek geen eenrichtingsverkeer is, maar een dialoog. Sta open voor wat de medewerker te zeggen heeft. Misschien komen er zaken naar voren die je niet had verwacht, zoals problemen in de werkomgeving of persoonlijke omstandigheden.
- Aandacht voor groei: verwacht dat de medewerker ook eigen ambities of ontwikkelwensen zal hebben. Dit is een goed moment om te kijken hoe je de medewerker hierin kunt ondersteunen, bijvoorbeeld met opleidingsmogelijkheden of nieuwe verantwoordelijkheden.
- Feedback op jouw rol: wees voorbereid op feedback over jouw functioneren als leidinggevende. Medewerkers delen hun ervaringen met jouw leiderschap. Dit biedt jou de kans om jezelf te verbeteren en de samenwerking te optimaliseren.
Hoe bereid je je voor?
De medewerker bereidt zich voor op het functioneringsgesprek en dat is ook voor jou als leidinggevende belangrijk. Een goede voorbereiding getuigt van betrokkenheid en oprechte aandacht voor de ontwikkeling van je medewerker.
- Analyseer de prestaties: ga na hoe de medewerker het in de afgelopen periode heeft gedaan. Bekijk behaalde resultaten, de samenwerking met collega’s en de ontwikkeling van competenties. Zorg dat je concrete voorbeelden paraat hebt, zowel positief als negatief.
- Kijk naar de doelen: evalueer de doelen die in het vorige functioneringsgesprek zijn gesteld. Zijn deze behaald? Zo niet, wat zijn de redenen daarvoor en hoe kunnen jullie hier samen van leren?
- Bedenk verbeterpunten en ontwikkelmogelijkheden: waar liggen voor de medewerker de grootste kansen voor groei? Dit kan gaan over specifieke vaardigheden, houding of samenwerking. Bedenk alvast welke ondersteuning je kunt bieden, zoals extra trainingen of andere middelen.
- Bereid feedback zorgvuldig voor: feedback is vaak een gevoelig onderwerp. Zorg dat je zowel positieve als verbeterpunten op een constructieve manier brengt. Gebruik de feedbackburger als hulpmiddel: start met iets positiefs, bespreek vervolgens wat beter kan, en sluit ook weer af met een compliment of een bemoedigende boodschap.
Lees ook: 150 vragen die elk functioneringsgesprek anders en leuker maken
Verder ontwikkelen?
Feedback geven aan je manager kan best lastig zijn. Wil je daar beter in worden? Kijk dan eens naar de training Feedback geven waarin je effectief en respectvol feedback leert geven en ontvangen.
Het voeren van functioneringsgesprekken is slechts een van de uitdagingen voor leidinggevenden. Wil je je ontwikkelen als leidinggevende? Bij onze managementopleidingen vind je opleidingen, trainingen en cursussen die je helpen om te groeien in je vak.
