Een functioneringsgesprek is zoveel meer dan een verplicht nummertje in de HR-cyclus. Het is dé kans om écht in gesprek te gaan met je teamleden, samen te reflecteren op hun werk en te ontdekken hoe je elkaar kunt versterken.
Inhoud
Wat is een functioneringsgesprek?
Een functioneringsgesprek is een open en gelijkwaardig gesprek tussen jou en je medewerker. Het doel? Samen bespreken hoe het gaat, wat er goed loopt en waar verbetering mogelijk is. Denk aan vragen zoals: “Ben je nog blij in je rol?”, “Wat heb je nodig om nóg beter te presteren?” of “Welke ambities heb je voor de toekomst?”.
Niet hetzelfde als een beoordelingsgesprek
Functioneringsgesprekken zijn onderdeel van de HR-cyclus. Dit zijn alle gesprekken en processen waarmee medewerkers worden begeleid in hun ontwikkeling. Meestal voer je een functioneringsgesprek halverwege het jaar en een beoordelingsgesprek aan het einde van het jaar. Waar het beoordelingsgesprek vooral kijkt naar prestaties, draait het functioneringsgesprek om samenwerking en ontwikkeling.
Waarom houden we functioneringsgesprekken?
Je bent als leidinggevende misschien niet verplicht om functioneringsgesprekken te houden, maar het is wel slim om te doen.
Namelijk om:
- een open en eerlijke samenwerking te creëren,
- je medewerkers gemotiveerd en betrokken te houden,
- nieuwe inzichten te krijgen in wat je team nodig heeft om te groeien,
- problemen te signaleren en aan te pakken.
Kortom: functioneringsgesprekken zijn een investering in je team, je leiderschap en je organisatie.
Voorwaarden voor een goed functioneringsgesprek
Een goed gesprek begint met de juiste voorbereiding en mindset. Hier zijn de voorwaarden waaraan je als leidinggevende moet voldoen:
- Luisteren met aandacht: het gesprek draait niet alleen om wat jij te zeggen hebt, maar vooral om wat de medewerker wil delen.
- Vertrouwen: zorg dat je teamlid zich vrij en veilig voelt om eerlijk te praten.
- Oprechte interesse: vraag door en laat zien dat je écht wilt weten hoe het gaat.
- Goede voorbereiding: neem de tijd om je in te lezen en na te denken over wat je wilt bespreken.
- Zie het als een kans: sta open voor nieuwe inzichten en ideeën.
Gesprek voorbereiden als leidinggevende
Een goed gesprek begint met een goede voorbereiding. Dit kun je doen:
- Bepaal het doel: wat wil je met het gesprek bereiken? Denk bijvoorbeeld aan verbeterpunten bespreken of ambities in kaart brengen.
- Plan het gesprek ruim op tijd: geef je medewerker minimaal een week om zich voor te bereiden.
- Gebruik hulpmiddelen: laat jezelf en je medewerker een (gestandaardiseerd) formulier invullen met belangrijke gesprekspunten.
- Zorg voor een goede setting: kies een rustige ruimte en blok voldoende tijd om ongestoord te kunnen praten.
Functioneringsgesprek voeren in de praktijk
Een gestructureerd gesprek helpt om alles soepel te laten verlopen. Gebruik hiervoor het model van kop, romp en staart.
Kop: het gesprek starten
- Begin met het benoemen van het doel van het gesprek.
- Bespreek hoe het gesprek zal verlopen.
- Stel samen een agenda op, waarbij je ruimte maakt voor punten van de medewerker.
Romp: het gesprek zelf
- Bespreek de punten van de medewerker: luister aandachtig, stel vragen en help waar nodig met oplossingen.
- Bespreek jouw agendapunten: deel concrete feedback, luister naar de reacties en werk samen aan oplossingen.
- Maak duidelijke afspraken die haalbaar zijn en voor jullie beiden werken.
Staart: het gesprek afsluiten
- Vat alle afspraken samen en leg ze vast.
- Evalueer hoe het gesprek is verlopen.
- Maak afspraken voor een vervolg, zodat je kunt terugvallen op een plan.
Tips om meer uit je gesprekken te halen
Wil je jouw functioneringsgesprekken op een hoger niveau voeren? Hier zijn praktische tips:
- Stel de juiste vragen: vraag niet alleen “Hoe gaat het?”, maar duik dieper. Lees onze 150 voorbeeldvragen voor functioneringsgesprekken.
- Denk aan medewerkersbehoud: vraag wat jouw medewerker mist in het werk om hem of haar gemotiveerd te houden.
- Luister actief: laat de medewerker uitpraten en stel verdiepende vragen.
- Pas je woordkeuze en manier van praten aan: zorg dat wat je zegt gemakkelijk te begrijpen is.
- Focus op mogelijkheden: zie problemen als uitdagingen en werk samen aan oplossingen.
- Vraag om feedback: gebruik het gesprek om te leren hoe jij als leidinggevende kunt verbeteren.
- Houd het gesprek positief: bespreek mogelijkheden en schiet ideeën van de ander niet direct af.
Meer leren over functioneringsgesprekken
Er valt natuurlijk nog veel meer te zeggen en te doen als het over functioneringsgesprekken gaat. Daarom bieden we de training Beoordelings- en functioneringsgesprekken aan waarin je als leidinggevende vaardigheden ontwikkelt om dit soort gesprekken gestructureerd en effectief aan te pakken.
Leer gestructureerde en effectieve beoordelings- en functioneringsgesprekken voeren
