Door Gantt-charts te gebruiken wordt projectmanagement een feestje. Je ziet in één handig visueel overzicht hoe een project ervoor staat en wat er nog allemaal moet gebeuren. In dit artikel vertellen we er alles over.
Inhoud
Wat is een Gantt-chart?
Een Gantt-chart is een visuele weergave van een projectplan. Met horizontale balken worden de verschillende taken, samen met de tijdsplanning en verantwoordelijkheden per taak, van een projectplan weergegeven. Zo zie je in één overzicht wat er moet gebeuren, wanneer en door wie.
De Gantt-chart is in 1911 uitgevonden door de Amerikaanse ingenieur Henry Laurence Gannt. In Nederland noemen we het ook wel een Gantt-grafiek of Gantt-diagram.
Waar bestaat een Gantt-grafiek uit?
Hieronder zie je een voorbeeld van een Gantt-chart.
Een Gantt-chart bestaat uit de volgende onderdelen.
- Tijdsplanning – Op de horizontale as is de gehele projectperiode zichtbaar.
- Taken – Op de verticale as staan alle taken die samen het project vormen.
- Tijdsplanning per taak – De tijdsplanning wordt opgeknipt in maanden, weken of sprints. Een horizontale balk geeft de tijdsindicatie per taak aan.
- Koppeling van taken – Met pijltjes of verbindingen wordt uitgebeeld welke taken elkaar opvolgen.
- Personen en teams – Met kleuren kun je aangeven welk team of persoon verantwoordelijk is voor welke taken.
- Progressie – Een percentage of kleurverschil geeft aan hoe een taak vordert of dat deze af is.
Gantt-chart video
Liever beeld en geluid dan tekst? Wij raden onderstaande video aan.
Voordelen van Gantt-charts
- Overzicht en structuur – Je ziet in één overzicht wat de taken, tijdsplanning en verantwoordelijkheden van ieder team(lid) zijn. Dat maakt het projectplan én de voortgang direct duidelijk voor alle betrokkenen.
- Tool voor communicatie en overleg – Gebruik de Gantt-chart als communicatiemiddel tijdens vergaderingen. Het visuele aspect maakt het begrijpelijker voor alle stakeholders, zelfs voor degenen zonder diepgaande projectkennis.
- Maak samenwerkingen inzichtelijk – Je maakt inzichtelijk welke taken aan elkaar gekoppeld zijn en welke teams dus van elkaar afhankelijk zijn.
- Flexibel omgaan met verandering – Een tijdsplanning is altijd onderhevig aan verandering. Deadlines worden niet altijd gehaald, of taken worden juist sneller opgeleverd dan verwacht. Met de Gantt-chart zie je direct welke gevolgen dit heeft voor de rest van de planning.
- Optimaliseer tijdsinschattingen – Na elk project vergelijk je de tijdsinschatting die je vooraf maakte met de werkelijke tijd die een taak kostte. Elk volgend project kun je daardoor beter inschatten.
Gantt-charts gebruiken
Wil je aan de slag met je eigen Gantt-chart? Volg dan de stappen hieronder.
Stap 1. Zet alle taken op een rij
Wat moet er allemaal gebeuren binnen het project? Zet alle onderdelen op een rij. Maak daarbij groepen van kleine taken die samen een grote taak beschrijven.
Het ‘testen van een product’ zet je bijvoorbeeld in je Gantt-diagram als één taak, maar specificeer je binnen het testteam verder met kleine taken als ‘testomgeving inrichten’, ‘testpersonen vinden’ en ‘testscenario uitwerken’. Hier zou je zelfs weer een aparte Gantt-chart voor kunnen maken.
Stap 2. Koppel taken aan elkaar
Maak een lijst met taken die van elkaar afhankelijk zijn. Voor de uitvoering van het marketingplan moet bijvoorbeeld eerst een marketingstrategie geschreven worden. Maar het lospeuteren van marketingbudget kan bijvoorbeeld tegelijk gebeuren met het schrijven van het plan.
Stap 3. Koppel taken aan teams en/of personen
Maak duidelijk welke taken door wie worden uitgevoerd. Neem hierbij niet alleen mee in hoeverre iemand een taak kan uitvoeren, maar ook zijn beschikbaarheid. Kies liever iemand met een wat lagere taakvolwassenheid dan iemand die er eigenlijk geen tijd voor heeft. Vertraging ligt dan op de loer, wat de hele planning in gevaar brengt.
Stap 4. Bepaal de begin- en einddatum van het project
Wanneer is de kick-off en wanneer moet het project opgeleverd worden? Tussen deze twee data moeten alle taken ingedeeld worden. Eventueel kun je ook tussentijdse projectmijlpalen toevoegen.
Stap 5. Maak een schatting van de tijd per taak
Hoe lang zijn de verschillende teams en personen per taak bezig? Gebruik hiervoor data en ervaringen uit het verleden of probeer een zo goed mogelijke schatting te maken. Voor een realistische inschatting is het aan te raden om dit te overleggen met de teamleden die ervaring met deze taak hebben.
Stap 6. Werk je Gantt-chart visueel uit
Zet de taken, tijdsplanning per taak en de medewerkers die de taak gaan uitvoeren nu op de tijdlijn van het project. Hiervoor kun je bijvoorbeeld Excel of Google Sheets gebruiken. Je Gantt-chart is nu klaar voor gebruik!
Gantt-chart Excel template downloaden
Vul je liever jouw projectgegevens in een kant-en-klaar template in? Download het gratis Excel Gantt-chart template van Team Gantt hier. Handig!
Gantt-chart tips
Voeg projectmijlpalen toe
Projectmijlpalen zijn essentiële gebeurtenissen die een aanzienlijk deel vormen van het proces, of voltooid moeten zijn voordat verdere vooruitgang mogelijk is. Het is slim om deze mijlpalen als taak op te nemen, zodat je ze kunt delen (en vieren) wanneer ze bereikt zijn.
Gebruik kleuren voor meer visuele kracht
Taken die door verschillende teams of teamleden worden uitgevoerd geef je verschillende kleuren. Zo zie je snel wie waarvoor verantwoordelijk is. Maar je kunt er ook voor kiezen om de kleur doffer en feller te maken om aan te geven in hoeverre een taak voltooid is.
Plan vertraging in
Maak een realistische tijdsinschatting per taak door rekening te houden met mogelijke vertragingen of onvoorziene omstandigheden. Hierdoor ontstaat een meer robuuste planning die beter bestand is tegen onverwachte gebeurtenissen.
Voeg notities toe aan taken
Voeg statusupdates en notities toe aan de taken in de Gantt-chart. Dit helpt bij het documenteren, waardoor het gemakkelijker wordt om het projectverloop te begrijpen en uit te leggen aan stakeholders.
Werk regelmatig bij
Een Gantt-chart is alleen nuttig wanneer deze regelmatig bijgewerkt wordt. Afhankelijk van de duur van je project kun je dit dagelijks of wekelijks doen.
Ontwikkel je vaardigheden
Een Gantt-chart is een handig hulpmiddel om jouw projecten beter te managen. Wil je meer handige vaardigheden en kennis op doen rondom projectmanagement? Schrijf je dan in voor een training!
- Training Leidinggeven aan projecten – Voor (beginnend) projectleiders die hun kennis van projectmatig werken willen vergroten én vaardigheden willen ontwikkelen voor het aansturen van een projectteam.
- Cursus Projectmanagement – Voor iedereen die de belangrijkste basiskennis wil opdoen rondom projectmatig werken.
- Training Communicatie in en rond projecten – Leer beter communiceren met alle betrokken partijen binnen én buiten het project.
- Training Aan de slag met Scrum – Ontdek de scrum-methode en leer hoe deze methode een bijdrage kan leveren aan jouw organisatie.
Alles leren over projectmatig werken? Schrijf je nu in. Voor projectleiders én projectmedewerkers.
