Binnenkort gaat je eerste project van start. Leuk! Maar waarschijnlijk ook nogal spannend. Want wat komt er allemaal op je af, hoe pak je een project aan en hoe zorg je dat het in goede banen loopt? Geen zorgen, in dit artikel delen we de belangrijkste kennis en helpen we je op weg.
Inhoud
Je eerste project opstarten
Als kersverse projectleider ga je je eerste project begeleiden. Zoals veel beginnend projectleiders ben ook jij wellicht in deze positie beland omdat je vaardigheden en inzet zijn opgemerkt binnen de organisatie waar je werkt. Je leidinggevende gelooft in je, nu jij zelf nog! Een eerste project opstarten kan enorm spannend en uitdagend zijn, maar onthoud dat de juiste voorbereiding het halve werk is.
Structuur van een project
Een project doorloopt een gestructureerd proces. Het is als het bouwen van een huis: elke stap is belangrijk voor het eindresultaat. Bij de meeste projecten doorloop je onderstaande stappen.
- Initiatie: Samen met de opdrachtgever bespreek je het projectresultaat en de bijbehorende doelen en ideeën.
- Planning: Je werkt het project uit in een projectplan. Doelen worden gedefinieerd en je stelt een projectteam samen.
- Uitvoering: Teamleden zetten de plannen om in actie.
- Controle: Als projectmanager bewaak je de voortgang en stuur je bij waar nodig.
- Afsluiting: Aan het eind vindt de oplevering, evaluatie en afronding plaats. Bij een succesvol project een feestelijk moment!
Tips voor een succesvol eerste project
1. Projectresultaat formuleren en afbakenen
Voordat je begint, moet je weten waar je naartoe werkt. Het projectresultaat is dat wat je uiteindelijk op gaat leveren. Formuleer samen met de opdrachtgever wat dit is. Baken daarna de grenzen af. Dit noemen we de scope van het project. Een duidelijke scope voorkomt onduidelijkheden en helpt je te focussen.
- Maak de scope niet te groot van je eerste project. Zo behoud je overzicht, stel je haalbare doelen en laat je ruimte voor vertraging en onverwachte problemen.
- Neem echt de tijd voor het formuleren van het projectresultaat en de scope. Zorg dat zowel jij als de opdrachtgever 100% op één lijn zitten over het verwachte resultaat.
Lees ook: Zo voorkom je scope creep tijdens jouw projecten
2. Stel een winnend team samen
Het succes van je project hangt grotendeels af van de samenstelling van je team.
- Kies teamleden zorgvuldig en let op hun vaardigheden, maar ook op hun beschikbare tijd.
- Werk liever met iemand die nog het één en ander moet leren, maar wel voldoende tijd heeft, dan met iemand die dit project er eigenlijk maar net bij kan hebben.
- Diversiteit in de groep helpt om de creativiteit te verhogen. Denk daarbij aan mensen van verschillende generaties, culturen en met verschillende DISC-profielen.
- Kies mensen die fijn samenwerken. Dit komt de energie én het eindresultaat ten goede. Botsende karakters is vragen om problemen.
3. Samen het projectplan opstellen
Het projectplan is je routekaart. Daarin staat uitgewerkt wat er opgeleverd gaat worden, wanneer en door wie.
Een tip is om dit plan samen met je teamleden uit te werken. Dan kan iedereen aangeven wat ze (niet) graag doen, waar ze energie van krijgen en waar hun sterke punten liggen. Door teamleden inspraak te geven zullen ze meer verantwoordelijkheid voelen, wat het resultaat ten goede komt.
4. Check liever een keer te vaak dan te weinig
Als projectleider ben je verantwoordelijk voor de voortgang van het project.
Blijf op de hoogte van wat er gebeurt door regelmatig in te checken bij de verschillende teamleden.
- Haalt iedereen de deadlines?
- Is de kwaliteit van elk onderdeel naar wens?
- Tegen welke onverwachte problemen lopen ze aan?
Zorg dat je op vaste tijden incheckt om tussentijds te bepalen of het project nog op koers ligt en eventuele problemen voortijdig op te lossen. Liever een keer te vaak dan te weinig, hoewel je wel wilt voorkomen dat je teveel controleert. Je vindt vanzelf de juiste balans.
5. Heldere communicatie met betrokken partijen
Bij een project zijn meestal verschillende partijen betrokken – zoals de opdrachtgever, externe uitvoerders en interne teamleden. Om het overzicht te bewaren is het belangrijk om te zorgen dat de communicatie soepel verloopt.
Een goede tip is om een projectmanagementtool te gebruiken waar alle betrokkenen fijn in werken. Denk aan Monday of Trello of specialistische programma’s voor jouw branche. Zo houd je de communicatie centraal en loop je niet het risico iets te missen door losse e-mails, telefoontjes en krabbeltjes op papier.
6. Maak fouten en leer voor je volgende project
Fouten maken is onvermijdelijk. Ook jij gaat ze volop maken! Noteer wat misging, bespreek ze met je leidinggevende of een ervaren collega-projectleider en leer ervan. Zo groei je als projectleider en verloopt je volgende project gegarandeerd beter.
7. Stem je communicatie af
Als projectleider communiceer je met veel verschillende mensen, allen met hun eigen communicatiestijl en voorkeuren. Om met iedereen een fijne verstandhouding te houden, is het handig om de stijl van anderen te herkennen en de jouwe erop aan te passen. Daar gebruik je het DISC-model voor.
Hoe word ik een succesvolle projectleider?
Nu je dit artikel hebt gelezen, zul je je eerste project met meer zelfvertrouwen tegemoet treden. Vergeet niet, iedereen begint ergens, en jouw reis als projectleider is pas net begonnen. Maak vooral fouten, daar leer je van!
Zou je toch graag wat meer voorbereiding willen hebben? Begrijpen we helemaal! Speciaal voor startende projectleiders hebben we de training Leidinggeven aan projecten ontwikkelt, waarin beginners de kneepjes van het vak leren.
Veelgestelde vragen over projectbegeleiding
Hoe word ik een goede projectleider?
Om een goede projectleider te worden, is praktijkervaring essentieel. Doen, doen, doen! Daarnaast kan het volgen van de Cursus Projectmanagement je voorzien van de nodige basiskennis, vaardigheden en inzichten.
Uit welke stappen bestaat een project?
Een project bestaat over het algemeen uit vijf stappen: initiëren, plannen, uitvoeren, monitoren en afsluiten.
Wanneer spreken we van een project?
Een project is een tijdelijke onderneming met een duidelijk begin en eind, uitgevoerd om een specifiek doel te bereiken. Dit kan van alles zijn – van het bouwen van een app tot het boeken van een vakantie.
