3 september 2024

Vertwijfeld zit je achter je bureau. Je hebt een uur ingepland om orde op zaken te stellen, maar waar moet je beginnen? Het lijkt of alles even belangrijk is en NU af moet. In dit artikel geven we je tips hoe hiermee om te gaan.

Inhoud

Oorzaken van overbelasting

Het gevoel dat alles belangrijk is en niet weten wat prioriteit heeft, kan een signaal zijn dat je overbelast bent. Dat kan verschillende oorzaken hebben:

Te veel verantwoordelijkheden: als je meer taken of projecten hebt dan je aankan, kan dit leiden tot het gevoel overweldigd te zijn. Dit gebeurt vaak wanneer verantwoordelijkheden zich opstapelen zonder voldoende tijd of middelen om ze te voltooien.

Onrealistische verwachtingen: soms worden er te hoge of onrealistische verwachtingen aan je gesteld: door jezelf, je leidinggevende, of anderen in je omgeving. Dit kan je een gevoel geven dat je voortdurend achterloopt en niet genoeg tijd hebt om alles te doen.

Slechte tijdmanagement: onvoldoende planning en inefficiënt gebruik van tijd kunnen ertoe leiden dat je achterloopt op je werk. Het niet kunnen inschatten hoeveel tijd taken daadwerkelijk kosten, draagt hier ook aan bij.

Constant afgeleid worden: regelmatige onderbrekingen, zoals e-mails, telefoontjes of vergaderingen (of social media!), kunnen ervoor zorgen dat je werk zich opstapelt. Dit kan leiden tot het gevoel dat je nooit genoeg tijd hebt om je taken af te ronden.

En natuurlijk een gebrek aan prioritering: als je geen duidelijke prioriteiten stelt, kan alles even belangrijk lijken, wat leidt tot verwarring en stress. Dit maakt het moeilijk om te beslissen welke taken als eerste moeten worden aangepakt. Door de oorzaken van je overbelaste gevoel te identificeren, kun je gerichter actie ondernemen.

Hoe leer je prioriteren?

Als je je overweldigd voelt, kan orde op zaken stellen heel zwaar voelen. Nóg een extra taak, en je bent al zo druk. Toch is dit hét moment. Onderstaand stappenplan gaat je helpen.

Stap 1: Maak een volledige inventarisatie

Begin met het verzamelen van al je taken, verantwoordelijkheden en verplichtingen op één centrale plek. Dit kan een fysiek notitieboek zijn, een digitaal document, of een taakbeheer-app. Schrijf alles op, hoe klein of groot de taak ook lijkt. Dit geeft je een totaaloverzicht en helpt je om te zien wat er daadwerkelijk speelt.

Tip: Probeer in deze fase nog geen oordeel te vellen over de taken; je creeërt simpelweg een overzicht.

Stap 2: Categoriseer op urgentie en belang

Een veelgebruikte methode om prioriteiten te stellen is de Eisenhower-matrix, die taken verdeelt in vier kwadranten:

Urgent en belangrijk: taken die onmiddellijk aandacht nodig hebben en een grote impact hebben.

Belangrijk, maar niet urgent: taken die belangrijk zijn voor langetermijndoelen, maar geen onmiddellijke actie vereisen.

Urgent, maar niet belangrijk: taken die snel afgehandeld moeten worden, maar weinig waarde toevoegen aan je langetermijndoelen.

Niet urgent en niet belangrijk: taken die vaak afleidend zijn en die je mogelijk kunt delegeren of zelfs elimineren.

Door je taken in deze categorieën in te delen, krijg je al een beter idee van wat je eerst moet aanpakken.

Stap 3: Focus op impact, niet op de taak zelf

Sommige taken kunnen enorm veel tijd in beslag nemen zonder dat ze echt verschil maken. Vraag jezelf bij elke taak af: “Welke impact heeft deze taak op mijn doelen of op het grotere plaatje?” Focus op de taken die de grootste impact hebben. Dit betekent soms dat je kleine, ‘makkelijke’ taken moet laten liggen om grotere, meer betekenisvolle projecten aan te pakken.

Stap 4: Beoordeel de tijdsgevoeligheid

Naast impact is tijdsgevoeligheid een cruciale factor bij prioriteren. Vraag jezelf af: “Wat gebeurt er als ik deze taak vandaag niet afrond?” Taken die een directe deadline hebben en waarvan de uitkomst invloed heeft op andere taken of mensen, verdienen vaak voorrang.

Stap 5: Plan je dag strategisch

Met een duidelijke hiërarchie van taken voor ogen, is het tijd om je dag te plannen. Begin de dag met de taak die de hoogste prioriteit heeft. Door de moeilijkste of belangrijkste taak eerst aan te pakken, creëer je een gevoel van vooruitgang en bevrijd je jezelf van een zware last. Eat that frog!

Stap 6: Wees flexibel, maar blijf gefocust

Hoewel een planning cruciaal is, is het ook belangrijk om flexibel te kunnen zijn. Er zullen altijd onvoorziene dringende zaken zijn die je planning overhoop kunnen gooien. Houd ruimte om je schema aan te passen, maar verlies je uiteindelijke doelen niet uit het oog.

Stap 7: Reflecteer en evalueer

Het is nuttig om aan het eind van elke dag of week te reflecteren op wat je hebt bereikt. Heb je je tijd goed besteed? Waren de taken die je hebt voltooid daadwerkelijk de meest belangrijke? Door regelmatig te evalueren, kun je je strategie blijven verbeteren en leren om steeds effectiever te prioriteren.

Denk je nu, dat klinkt vooral als heel veel werk extra? Dat is waar. Op dit moment. Maar op de langere termijn helpt prioriteren om juist tijd over te houden.

Het belangrijkste is om je te realiseren dat niet alles tegelijkertijd kan worden gedaan, en dat het kiezen van de juiste prioriteiten je uiteindelijk in staat stelt om efficiënter en met meer rust te werken.