Elke HR-professional zal het herkennen: het gevoel dat de HR-afdeling het afvoerputje van de organisatie is. Maar hoe komt dat eigenlijk? En vooral, wat kun je er aan doen?
Inhoud
Het begon zo goed…
Het is maandagochtend: de start van je nieuwe werkweek. Op vrijdag werk je niet, maar je had donderdag aan het einde van de dag een planning gemaakt voor deze week en tijdsblokken vastgezet in je agenda. Alle tijd om rustig te kunnen werken aan een HR-project en lopende HR-zaken.
Je klapt je laptop open en ziet in je agenda dat er wat nieuwe vergaderverzoeken zijn ingediend. Je opent je mailbox: die staat vol nieuwe e-mails. Zucht, daar gaan we weer.
- De ene manager heeft vanmiddag een lastig gesprek met een medewerker, of jullie dat samen even kunnen voorbereiden.
- De andere vraagt zich af hoe het ook al weer zit met het opleidingsbudget en of je daar wel snel op kunt reageren, want iemand uit zijn team wil starten met een cursus die deze week begint.
- Een derde heeft een overzicht nodig met de verzuimcijfers, liefst einde van de dag want morgen is er een MT-vergadering.
Soms heb je het gevoel alsof HR het afvoerputje van de organisatie is: vragen en verzoeken uit alle kanten stromen naar je toe en vrijwel altijd op het laatste moment. Het lijkt wel of iedereen denkt dat je altijd beschikbaar bent en alles wel weer oplost.
De verschillende kanten van HR als afvoerputje
Het gevoel dat je wordt gezien als het afvoerputje van de organisatie is geen leuk gevoel. Toch kun je ook proberen het anders te zien: je wordt gezien als vraagbaak, mensen kunnen bij je terecht en je hebt een groot probleemoplossend vermogen.
Het kan óók zijn dat er onderliggende oorzaken zijn waardoor HR als afvoerputje gebruikt wordt:
- Positie HR in de organisatie: het kan zijn dat HR in jouw organisatie niet gezien wordt als een strategische partner maar als een administratieve afdeling die ‘problemen oplost’. Dit kan leiden tot een overload aan taken die elders niet opgepakt worden.
- Slechte planning bij managers: HR krijgt vaak te maken met spoedklussen en ad-hoc taken die met hoge urgentie worden overgedragen. Managers zijn vaak meer gericht op het behalen van hun team- en afdelingsdoelen en minder op HR-gerelateerde onderwerpen. Op het laatste moment (vaak na een reminder van HR) zetten ze iets in gang en hebben ze de hulp van HR nodig waardoor bij de druk bij jou komt te liggen.
- HR draagt meerdere petten: HR-professionals hebben vaak een multifunctionele rol. Je bent bemiddelaar, vertrouwenspersoon, (arbeids)juridisch adviseur en administratief medewerker. Daardoor ben je betrokken bij een veelheid van onderwerpen, taken en overleggen en is HR daarmee al snel een centrale plek voor allerlei vragen, verzoeken en gesprekken.
Hoe voorkom je dat het HR-afvoerputje verstopt raakt?
Afvoerputjes hebben de nare neiging om verstopt te raken als er te veel ingepropt wordt en dat geldt ook voor het afvoerputje dat HR heet.
1. Positieversterking HR
Hoewel HR enerzijds gezien wordt als essentiële vraagbaak, gesprekspartner en adviseur zie je ook dat HR onvoldoende of pas laat wordt betrokken bij organisatiebrede onderwerpen en ontwikkelingen. Om dat te veranderen, is het belangrijk dat je laat zien wat de toegevoegde waarde is van HR.
Zorg dat je een plek aan tafel krijgt bij het management en bespreek wat de impact van bepaalde organisatiedoelen is op de personele organisatie en wat HR daarin kan betekenen. Neem deel aan projectteams (ook al lijkt het nu alsof je dan alleen maar meer werk krijgt, later ben je blij) en zorg ervoor dat je tijdig kunt meedenken en op de hoogte bent van ontwikkelingen, ideeën en plannen.
Zo kom je minder voor verrassingen te staan en kun je wellicht voorkomen dat je achter de feiten aanloopt en zaken moet oplossen die voorkomen hadden kunnen worden.
2. Maak zichtbaar wat HR doet
De meeste mensen geen idee hoeveel er komt kijken bij bepaalde verzoeken. Vertel welke stappen en procedures doorlopen moeten worden en wat de doorlooptijd is. Daarmee creëer je meer begrip waarom dingen lang kunnen duren en kun je helder maken waarom je soms al vroeg begint met reminders sturen en waarom sommige zaken met terugwerkende kracht pas kunnen ingaan als mutaties te laat worden opgestart.
Zorg ervoor dat de organisatie begrijpt wat HR allemaal doet. Dit kan door middel van regelmatige updates, rapportages en het delen van successen en uitdagingen. Door de waarde van HR-werk zichtbaar te maken, groeit het respect en begrip voor je (vele) werk.
3. Stel grenzen
Aansluitend op het vorige punt is het ook belangrijk om grenzen te stellen. Stel termijnen op wanneer mutaties bijvoorbeeld uiterlijk ingediend moeten zijn. Geef aan wanneer je bereikbaar bent en wanneer niet. Maak afspraken met leidinggevenden wanneer ze moeten beginnen met voorbereidingen van bijvoorbeeld de gesprekkencyclus en dat ze tijdig aangeven wat ze daarvoor nodig hebben. Plan terugkerende overleggen in zodat je weet wat er speelt en dat je van tevoren kunt inspelen op wat er komen gaat.
En vergeet niet dat je ook als HR-professional het recht hebt om ‘nee’ te zeggen.
4. Zorg voor voldoende middelen
Om meer tijd te krijgen voor de strategische adviesrol, kan het investeren in HR-tools en software helpen. Daarmee kun je processen beter stroomlijnen, inzicht krijgen en geven in cijfers (en daarop anticiperen) en procedures standaardiseren.
Groeit de organisatie? Dan kan het zinvol zijn om taken te gaan verdelen over meerdere HR-professionals. Bijvoorbeeld een HR-medewerker die de HR-administratie op zich neemt en een HR-adviseur die managers en medewerkers begeleidt en adviseert.
5. Investeer in jezelf
De meeste HR-professionals zijn mensgericht, behulpzaam en gericht op de ander. Ze vergeten zichzelf in het opleidingsplan en investeren niet in hun eigen ontwikkeling. Toch is dit essentieel als je niet meer als afvoerputje wilt fungeren.
Denk bijvoorbeeld aan een:
- Training Persoonlijke effectiviteit waarmee je sterker in je schoenen komt te staan.
- Training Timemanagement om beter te leren plannen en organiseren.
De stop erop!
Het afvoerputje dichtzetten vraagt om continue professionalisering. Wees helder over wat anderen van jou en je HR-collega’s kunnen verwachten, bepaal jullie eigen visie op HR en maak informatie toegankelijk. In dit artikel Je HR-expertise aantonen in diverse rollen: zo doe je dat lees je nog veel meer hierover.
IMK Opleidingen biedt diverse praktijkgerichte HR-trainingen, cursussen en opleidingen aan, waarmee je jouw vaardigheden verder kunt ontwikkelen.
Ontdek het aanbod
