Je mailbox leegmaken: de beste tips en trucs

’s Ochtends open je je mailbox en het eerste wat je ziet is een overvloed aan e-mails. Het lijkt wel of je mailbox elke dag voller raakt in plaats van leger. En elke dag neem je je voor om de mailbox bij te werken en leeg te maken. Maar hoe pak je dat aan? In dit artikel geven we je de beste tips en trucs waarmee jij jouw mailbox kunt leegmaken en leeg kunt houden.

Wat zijn de voordelen van een lege mailbox?

Laten we beginnen met een heel groot nadeel van een volle mailbox. Een volle mailbox geeft je het gevoel dat je altijd achterloopt. Gemiddeld besteden werknemers twee uur per dag aan het verwerken van hun e-mail! Hoe zou het zijn als je een lege mailbox hebt en je precies weet waar je nog iets mee moet doen? De voordelen van een lege inbox zijn:

• Een lege mailbox geeft je een gevoel van controle en overzicht.
• Jij bepaalt hoe jouw werkdag eruit ziet en waar jij aan werkt.
• Je besteedt geen tijd meer aan het doorzoeken van e-mail om uit te vinden wat ook alweer de achtergrond ervan is.

Klinkt goed toch? Lees snel verder!

Je mailbox leegmaken doe je zo

Er zijn allerlei methodes om je mailbox leeg te maken. Een gangbare vorm is om meerdere mappen aan te maken om je e-mails te sorteren:

1. Een archiefmap voor alle mail die ouder is dan 30 dagen.
2. Een archiefmap voor alle mail die jonger is dan 30 dagen.
3. Een map voor alle nieuwsbrieven die je ontvangt.
4. Een map waarin je mails neerzet die een actie van jou vragen.
5. Een map waarin je alle mails neerzet waarin jij gecc’t bent.

Maar het kan nóg eenvoudiger:

1. Maak een archiefmap aan en plaats daarin alle mail die ouder is dan 3 weken.
2. De mail van de laatste 30 dagen kijk je na en je checkt of er nog acties voor jou openstaan. Die markeer je met een ‘vlaggetje’ en een datum waarop je de actie uitvoert.
3. Gedaan? Dan versleep je ook die e-mails naar de archiefmap.

De truc is natuurlijk om daarna consequent je mailbox leeg te maken.

Je mailbox leeg houden doe je zo

1. Stel automatische regels in: laat bijvoorbeeld nieuwsbrieven automatisch verplaatsen naar een aparte map Nieuwsbrieven (en meld je direct af van nieuwsbrieven die je toch nooit leest!). Alle mails waarin je in de cc staat, verplaats je automatisch naar een aparte map. Als je in de cc staat, hoef je er in principe niets mee te doen.
2. Zet notificaties uit: zo wordt je gedurende de werkdag niet elke keer afgeleid als er een nieuwe e-mail binnenkomt.
3. Plan elke dag vaste momenten van maximaal 30 minuten om je mail te verwerken. Doe dit het liefste niet aan het begin van je werkdag maar bijvoorbeeld na de lunchpauze en aan het einde van de werkdag.
4. Leeg regelmatig de map Verwijderde items en de map Verzonden items.
5. Controleer je spambox en verwijder spamberichten.
6. Stel in dat je mailbox minder vaak e-mails synchroniseert. Zo voorkom je dat je mailbox de hele dag door e-mails binnenhaalt.
7. Houd de volgende richtlijnen aan om je e-mail af te handelen:
   Kun je een mail binnen 2 minuten afhandelen? Doe dat dan direct.
8. Vraagt een mail om meer aandacht? Dan plaats je die op je takenlijst. Een handig ezelsbruggetje is OHIO: Only Handle it Once.

Denk jij na het lezen van deze tips en trucs: daar wil ik meer van? Volg dan de training Timemanagement met Outlook waarin je leert zo efficiënt mogelijk te werken met Outlook en hoe dit kan bijdragen aan jouw persoonlijke timemanagement.

De meest gestelde vragen over je mailbox leegmaken