18 februari 2025

Je leidinggevende presenteert een nieuw plan en jij ziet meteen dat het niet gaat werken. Of je hebt het gevoel dat er een verkeerde beslissing wordt genomen waar jij de gevolgen van gaat merken. Je kunt het laten gaan, maar dan verandert er niks. Hoe ga je op een constructieve en positieve manier het gesprek aan?

Inhoud

Onenigheid met je manager is lastig

Een meningsverschil met een collega is meestal geen probleem. Je bespreekt het, zoekt samen een oplossing en gaat weer door.

Maar als je het oneens bent met je leidinggevende, voelt dat anders. Hij of zij neemt beslissingen, bepaalt de koers en beoordeelt uiteindelijk ook jouw functioneren. Je wilt dus geen conflict met je leidinggevende riskeren. Toch betekent dat niet dat je je mond moet houden.

Spreek je uit

Je uitspreken is belangrijk, zeker als iets invloed heeft op je werk of de werksfeer. Een arbeidsconflict ontstaat vaak doordat frustraties zich opstapelen en te lang genegeerd worden.

Door op tijd het gesprek aan te gaan, voorkom je dat een klein meningsverschil uitgroeit tot een groot probleem. Bovendien laat je zien dat je betrokken bent en meedenkt. Dat wordt in de meeste organisaties juist gewaardeerd.

Stappenplan voor een goed gesprek

Maar hoe pak je zo’n gesprek effectief aan? Met deze zeven stappen zorg je voor een professioneel en constructief gesprek.

1. Plan een afspraak en bereid je voor

Laat je leidinggevende weten dat je graag een één-op-één gesprek zou willen voeren en waarover. Doe dit het liefst in een rustige periode, zodat je leidinggevende niet afgeleid is en met zijn hoofd bij andere dingen zit.

Zeg bijvoorbeeld: “Heb je binnenkort even tijd voor me? Ik zou graag mijn toenemende werkdruk bespreken.”

Bereid je daarnaast voor door even stil te staan bij wat je wilt bespreken.

Stel jezelf de volgende vragen:

Wat wil ik bereiken met dit gesprek?
Waar loop ik tegenaan?
Wat is voor mij belangrijk?

Probeer daarbij concrete voorbeelden te bedenken die jouw standpunt bevestigen. Maak het aantoonbaar dat jouw probleem ook daadwerkelijk aan de hand is.

Door hier vooraf goed over na te denken, ga je doelbewust en zelfverzekerder het gesprek in.

2. Houd je houding in de gaten

Hoe je een gesprek ingaat, bepaalt vaak hoe het verloopt. Neem je voor om rustig en ontspannen te blijven, zodat je boodschap helder overkomt. Adem een paar keer diep in en uit voordat je bij je leidinggevende binnenloopt.

Let er tijdens het gesprek ook op hoe je leidinggevende reageert. Luistert hij of zij echt? Of lijkt de aandacht ergens anders te zijn?

Merk je dat je manager afgeleid is? Benoem dat dan op een rustige manier. Zeg bijvoorbeeld: “Ik heb het gevoel dat dit nu niet het juiste moment is. Zullen we het er later nog eens over hebben?” Zo zorg je ervoor dat je gesprek de aandacht krijgt die het verdient.

3. Wees concreet en geef voorbeelden

Zorg dat je boodschap helder en feitelijk is. In plaats van vage algemene uitspraken, benoem je liever specifieke situaties.

Niet: “Ik heb het gevoel dat ik steeds meer werk krijg.”
Wel: “Ik merk dat mijn werkdruk de laatste weken is toegenomen, omdat ik extra taken krijg zonder dat mijn eigen taken worden aangepast. Afgelopen maandag gebeurde bijvoorbeeld x en gisteren y.”

Vermijd verwijten en klagen, maar richt je op wat je wil.

Niet: “Jij luistert nooit naar me.”
Wel: Ik zou graag eens samen naar de taakverdeling kijken.”

Zo houd je het gesprek constructief en voorkom je een discussie.

4. Geef ruimte voor een echte reactie

Een gesprek is geen eenrichtingsverkeer. Geef je leidinggevende de kans om te reageren en luister naar zijn of haar kant van het verhaal. Las daarom af en toe een korte pauze in en geef ruimte voor reflectie, zowel voor jezelf als je leidinggevende.

Eventueel kun je open vragen stellen, zoals:

“Hoe zie jij dit?”
“Wat vind jij van deze situatie?”

Door eerst elkaars standpunten te begrijpen, voorkom je dat het gesprek verzandt in een welles-nietes-discussie of te snel aan zaken voorbij gaat.

5. Controleer of jullie elkaar goed begrijpen

Herhaal of vat samen wat je leidinggevende zegt. Dit voorkomt misverstanden en laat zien dat je echt luistert. Dit kun je aan het eind van het gesprek doen, maar ook tussendoor.

Je kunt bijvoorbeeld zeggen:

“Als ik het goed begrijp, zeg je dat…”
“Wat mij opvalt, is dat je vooral bezorgd bent over…”
“Het komt er dus eigenlijk op neer dat…”

Door deze checkvragen zorg je ervoor dat jullie allebei op dezelfde lijn zitten.

6. Zoek samen naar een oplossing

Een goede oplossing bedenk je samen. Kom niet met een kant-en-klare oplossing het gesprek in, maar probeer in het moment iets te bedenken waar jullie je allebei in kunnen vinden.

Om tot een oplossing te komen, kun je vragen stellen zoals:

“Hoe denk je dat we dit kunnen oplossen?”
“Hoe kunnen we dit samen anders aanpakken?”
“Wat kunnen we doen om dit te voortaan te voorkomen?”

Zo werk je toe naar een afspraak waar jullie beiden achter staan.

7. Maak concrete afspraken

Een gesprek is pas nuttig als er duidelijke afspraken uit voortkomen. Zorg er aan het einde daarom voor dat jullie vastleggen:

Wat er gaat veranderen
Wie welke actie onderneemt
Wanneer jullie dit evalueren

Stel meteen een follow-up voor, zodat je zeker weet dat de gemaakte afspraken nageleefd worden.

Goede communicatie kun je leren

Vind je het lastig om dit soort gesprekken te voeren? Door te oefenen in een veilige omgeving gaat het je gemakkelijker af.

Volg bijvoorbeeld de training Feedback geven en leer effectief en respectvol feedback geven aan collega’s en je leidinggevende.
Of schrijf je in voor de cursus Effectief communiceren op de werkvloer en leer met meer impact te communiceren.
Moeite om voor jezelf op te komen? Vergroot je assertiviteit en verbeter je sociale en communicatieve vaardigheden tijdens de training Persoonlijke effectiviteit.

Meer lezen over feedback en ‘lastige gesprekken’ voeren? Lees meer tips, valkuilen en stappenplannen in ons artikel ‘Feedback geven en ontvangen op het werk’.