Een nieuwe medewerker in je team? Dat betekent een frisse blik, nieuwe ideeën en extra versterking. Maak een goede start, dat is heel belangrijk! In dit artikel laten we zien hoe je dat in goede banen leidt.
Inhoud
Nieuwe medewerker in het team
Elke leidinggevende krijgt ermee te maken: een nieuwe werknemer die aan de slag gaat. De eerste dagen zijn bepalend voor hoe iemand zich voelt in het team en aardt binnen de organisatie. Een goede introductie gaat verder dan een rondleiding en een handdruk. Het draait om een warm welkom en een soepel inwerkproces.
Lees ook: Zo maak je een succesvol onboarding programma
Belang van een goede eerste indruk
- Een fijne introductie zorgt ervoor dat de nieuwe collega zich snel thuis voelt en begrijpt wat er van hem of haar verwacht wordt.
- Een positieve eerste indruk draagt bij aan het werkplezier, voorkomt onzekerheid en zorgt ervoor dat iemand snel productief is.
- Een goede introductie vergroot de kans dat medewerkers langer blijven. In tijden van personeelsschaarste is dat zeker niet onbelangrijk.
Stappenplan nieuwe medewerker introduceren
Stap 1. Voorbereiding vóór de eerste werkdag
Een rommelige start met ontbrekende inloggegevens en een onvoorbereid team? Dat wil je voorkomen. Zorg daarom dat alles geregeld is voordat de nieuwe medewerker begint:
- Werkplek en apparatuur staan klaar.
- Inloggegevens en toegang tot systemen zijn geregeld.
- Het team is geïnformeerd over de komst van de nieuwe collega.
- Stuur vooraf een beknopte, actuele mail met essentiële info.
Houd de informatie overzichtelijk. Zowel op de eerste dag als daarvoor. Een stortvloed aan documenten werkt averechts en kan ervoor zorgen dat de nieuwe medewerker zich overspoeld voelt. Onthoud dat het allemaal nieuw is en spannend kan zijn.
Stap 2. Persoonlijke ontvangst
Als leidinggevende ben jij de eerste die de nieuwe werknemer welkom heet. Zorg dat je op tijd bent en neem de tijd voor een introductie. Bespreek kort de organisatie, het team en de verwachtingen voor de eerste weken.
Stem je aanpak af op de persoon. Een enthousiaste starter kun je uitdagen met doelen, terwijl een terughoudende collega meer geruststelling nodig heeft. Maak duidelijk dat niet alles direct perfect hoeft te gaan.
Stap 3. Introductie van werkplek en collega’s
Een rondleiding door het pand helpt de nieuwe collega om zich snel thuis te voelen. Stel hem of haar voor aan het team en plan een informeel kennismoment, zoals een gezamenlijke lunch of koffiepauze.
Wil je het ijs breken of het gesprek op gang helpen? Deel iets over de nieuwe medewerker met het team of benoem een gemeenschappelijke interesse. “Pieter loopt graag hard. Misschien leuk om hem te vertellen over onze jaarlijkse teamrun?”
Stap 4. Deel kleine taken uit
Direct een groot project oppakken, kan overweldigend zijn. Geef de nieuwe medewerker daarom in het begin kleine, behapbare taken. Werk dat snel afgerond kan worden, zorgt voor een eerste succeservaring en geeft zelfvertrouwen.
Plan ook momenten in om vragen te stellen en check regelmatig hoe het gaat. Zo voorkom je dat iemand stilletjes vastloopt.
Stap 5. Plan check-ins in
Plan vanaf het begin vaste check-ins. Waarschijnlijk wat vaker dan bij ervaren medewerkers. Wekelijks of tweewekelijks een kort gesprek over hoe het gaat, helpt om onzekerheden te verminderen en verwachtingen bij te stellen. Dit zorgt voor een soepelere inwerkperiode en voorkomt misverstanden en blinde vlekken.
Stap 6. Check-out aan het eind van de dag
De eerste dag mag niet eindigen met de vraag: “Moet ik nu gewoon maar naar huis gaan?” Zorg voor een korte afsluiting. Vraag hoe de dag is bevallen, wat goed ging en wat beter kan en geef een compliment over het uitgevoerde werk. Vertel wat er morgen op het programma staat. Zo gaat de nieuwe werknemer met een goed gevoel naar huis en kijkt hij of zij uit naar de volgende werkdag.
Tips voor een nóg betere introductie
1. Laat de nieuwe medewerker een welkomstmail opstellen
Een mail vooraf waarin de nieuwe collega zich voorstelt, helpt het team om alvast een beeld te krijgen. Kort en krachtig: naam, achtergrond, wat iemand leuk vindt om te doen en een foto. Dit maakt de eerste kennismaking minder ongemakkelijk.
2. Stel een onboardingbuddy aan
Een ervaren collega als aanspreekpunt helpt de nieuwe werknemer sneller zijn of haar weg te vinden. Zorg ervoor dat de onboarding buddy qua persoonlijkheid en interesses matcht met de nieuwe medewerker. Een goede klik is vaak belangrijker dan de meeste werkervaring.
3. Laat teamleden een welkomstvlog opnemen
In plaats van een formele voorstelronde op dag één, kan een welkomstvlog een leuke toevoeging zijn. Korte video’s van collega’s zorgen voor een warm welkom, maken het makkelijker om gezichten te onthouden en geven een goede indruk van het team.
4. Laat de vertrekkende medewerker een overdracht verzorgen
Neemt de nieuwe collega het werk over van een vertrekkende medewerker? Plan een overdracht (of periode) waarin lopende zaken, contactpersonen en belangrijke werkafspraken worden gedeeld. Dit voorkomt dat cruciale informatie verloren gaat.
5. Schrijf een introductieplan
Elke organisatie is anders, en een standaard aanpak werkt niet altijd. Trek daarom één keer een middag uit om een vast onboardingplan op te stellen voor jouw team. Zo hoef je niet steeds opnieuw het wiel uit te vinden en zorg je voor een soepele start voor elke nieuwe collega.
Jouw onboardingsproces vormgeven?
Een sterke onboarding zorgt voor een vliegende start en een betere binding met je team. Wil je hiermee aan de slag? Tijdens de training Onboarding maak je een eigen onboardingsplan dat perfect aansluit op jouw team en organisatie. Zo zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers zich snel thuis voelen én productief worden.
Onder professionele begeleiding een kant-en-klaar onboardingsprogramma opstellen voor jouw organisatie?
