Een onboarding programma maken, hoe pak je dat aan?

Je zit achter je bureau en je opent je agenda. Ineens zie je dat het volgende week 1 mei is, de eerste werkdag van Milan, de nieuwe collega. Je schrikt: zou iemand hem eigenlijk nog gesproken hebben sinds het tekenen van de arbeidsovereenkomst? En hoe zit het eigenlijk met zijn werkkleding en zijn account? Wie zou dat ook alweer regelen? Help!

Herkenbaar? Dan is het hoog tijd om het anders te gaan doen! Een goed onboarding programma is de basis voor een lange en plezierige arbeidsrelatie. Lees hier hoe je zo’n programma kunt maken.

Wat is een onboardingprogramma?

Een onboardingprogramma wordt weleens verward met een inwerkprogramma. Een inwerkprogramma beperkt zich vaak tot de eerste werkdag of werkweek, is kort en richt zich op de praktische aspecten van de functie. Denk aan het gebruik van bepaalde machines, het volgen van bepaalde veiligheidsinstructie en de toegang tot gebouwen.

Een onboarding programma kun je zien als een uitgebreid inwerkprogramma. Het is een gestandaardiseerd proces waarin het doel is om nieuwe medewerkers zich thuis te laten voelen binnen de organisatie, weten wat er van ze verwacht wordt en snel in staat zijn productief te werken.

Het start op het moment dat de arbeidsovereenkomst is getekend en eindigt soms pas een jaar na de eerste werkdag. Hoewel een onboardingsprogramma in de meeste gevallen tot zo’n drie maanden na de eerste werkdag duren.

Een HR-medewerker is verantwoordelijk om het programma organisatiebreed te organiseren. Per nieuwe werknemer zal over de invulling afstemming plaatsvinden met de leidinggevende of de onboarding buddy. Al met al is het dus een gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Lees verder: Wat is onboarding?

Voordelen van een onboarding programma

• Gestroomlijnde voorbereiding voor elke medewerker – Door de onboarding te standaardiseren, krijgen alle medewerkers de belangrijkste informatie mee en zijn zaken altijd goed geregeld. Door het stappenplan te volgen, weet je zeker dat nieuwe collega’s niets missen en ze een vliegende start maken. En door het programma gaandeweg te optimaliseren wordt het programma ook steeds beter.
• Verhoogde productiviteit – Een goede onboarding geeft helderheid over de verwachtingen en taken van een nieuwe medewerker waardoor hij sneller in staat is om zijn werk te doen.
• Lager personeelsverloop – Nieuwe medewerkers zijn sneller geïntegreerd en voelen zich sneller betrokken bij de organisatie en het team waarmee ze werken. Voelt het niet goed tijdens de onboardingsfase? Dan is de kans aanwezig dat nieuwe collega’s alweer weg zijn voordat ze goed en wel ingewerkt zijn.
• Word-of-mouth reclame – Een nieuwe baan is volop gespreksonderwerp in sociale kringen. Met een goed onboarding programma zal de nieuwe medewerker positieve ervaringen delen met vrienden en familie, waardoor het merk versterkt wordt. En dat is de beste marketing die er is!

Onder professionele begeleiding een kant-en-klaar onboardingsprogramma opstellen voor jouw organisatie?

Ontdek de training

Stappenplan onboarding programma opzetten

Een onboarding programma is een gestandaardiseerd plan van aanpak voor de onboarding van nieuwe medewerkers. Door deze stappen te volgen kun je je eigen onboarding programma maken.

Stap 1. Bepaal je doelgroep

Grote kans dat een nieuwe manager niet dezelfde onboarding krijgt als een nieuwe medewerker op de vloer. Stel jezelf daarom eerst de vraag: voor wie maak ik een onboarding programma?

Heb je dit niet meteen helder? Deze vragen kunnen je helpen om te bepalen voor welke groepen medewerkers een onboarding programma van meerwaarde kan zijn.

• Wat voor collega’s komen het vaakst nieuw binnen?
• Komen er voornamelijk nieuwe collega’s in loondienst of zijn er voornamelijk flexibel ingeleende collega’s?
• Welk type functies komen er binnen de organisatie veel voor?
  • Autonoom of veel gelijke functies?
  • In teamverband of meer solo?
  • Fysieke/actiegerichte functies of kantoor/kennisfuncties?
  • Kortlopende contracten of juist de inzet op lang behoud?
  • Werken op afstand of fysiek op locatie?

Al dit soort factoren helpen je te bepalen wat belangrijk is voor de nieuwe collega. Een eenvoudig voorbeeld: een collega die vooral op afstand werkt, wil graag weten hoe hij onkosten kan declareren. Een collega die op locatie werkt, wil weten of er samen geluncht wordt.

Stap 2. Bepaal doelstellingen per fase

Onboarding is maatwerk, maar het bestaat meestal uit verschillende fases. Bijvoorbeeld:

• de periode voorafgaand aan de eerste werkdag (preboarding)
• de eerste werkdag
• de eerste werkweek
• de proeftijd (meestal de eerste maand)

Per fase kun je kijken welke doelstellingen van belang zijn. Denk aan:

• Welkom heten
• Informeren over verplichte en noodzakelijke zaken (zoals veiligheidsinstructies, regels rondom verzuim of kostendeclaraties)
• Meenemen in de missie, visie en de cultuur van de organisatie
• Werkzaamheden uitleggen

Sommige doelen kunnen meerdere keren terugkomen. Zoals het elke keer bevestigen dat de nieuwe collega de juiste keuze heeft gemaakt om voor jullie organisatie te gaan werken.

Stap 3. Bepaal per bouwsteen wat de belangrijkste aspecten zijn voor jouw organisatie

Een onboarding programma bestaat uit verschillende bouwstenen, daar lees je alles over in het artikel Het onboarding proces en de 4 c’s, maar dan net even anders.

1. Praktisch: denk aan uitreiken spullen, rondleiding, uitleg systemen etc.
2. Sociaal: voorstelronde, lunch met collega’s, kennismakingsgesprekken etc.
3. Strategie: wat zijn de missie en de visie en de doelstellingen
4. Evaluatie: check na de eerste werkdag, een bijeenkomst met andere nieuwe medewerkers, evaluatiegesprek proeftijd, etc.

Bepaal welke bouwstenen binnen jouw programma van belang zijn en welke van het onboarding programma ze geïntroduceerd moeten worden.

Stap 4. Bepaal de verschillende rollen per fase

Wie doet wat in welke fase? Wat is de rol van de leidinggevende en HR? Wat doen collega’s? Wie wordt de buddy?

Neem in het programma op wie er wanneer aan zet is en zorg ook dat iedereen daarvan op de hoogte is. Zo voorkom je dat er gaten vallen in het onboardingsproces.

In de basis kun je stellen dat de rol van de leidinggevende erg belangrijk is gedurende alle fasen en binnen alle aspecten. De leidinggevende is in de lead van het onboardingsproces en weet meestal veel over de taken en functie van de nieuwe medewerker en wat dit vraagt.

HR kan, na het organiseren van een aantal praktische zaken, aangehaakt blijven voor het grotere geheel.

Uiteindelijk is onboarding is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van alle collega’s. Zij versterken het wij-gevoel en de loyaliteit aan de organisatie.

Tips bij het uitwerken van een onboarding programma

• Maak een uniek programma per groep – Medewerkers op de vloer volgen een ander onboarding programma dan kantoormedewerkers. Bepaalde aspecten zullen overeen komen, maar veel informatie is alleen voor bepaalde groepen.
• Neem de tijd – Het is aanlokkelijk om zo veel mogelijk in korte tijd te doen. Je wilt nieuwe medewerkers immers snel productief hebben. Toch kan dit averechts werken. Door te veel in te korte tijd te doen, kan een nieuwe collega overspoeld raken en duurt het juist langer voordat alle informatie geland is. Besef dat alles nieuw is behoorlijk intensief kan zijn.
• Creëer een centrale hub voor alle informatie – Maak bijvoorbeeld een online omgeving waarin medewerkers alle documentatie kunnen vinden met betrekking tot contactgegevens, roosters, veiligheidsinstructies, enzovoort. Dat maakt het overzichtelijk en bespaart een hoop ‘waar kan ik x ook alweer vinden?’-vragen.
• Zet gepaste technieken in – Bij de meeste Gen Z’ers past een e-learning aanpak perfect. Daarmee kunnen ze op hun eigen tempo modules volgen, via hun smartphone of laptop. Maar bij mensen die hier minder affiniteit mee hebben, zorgt zo’n aanpak waarschijnlijk voor meer frustratie dan begrip. Pas de vorm daarom aan op de doelgroep.
• Vraag om feedback – Vraag anoniem en objectief wat medewerkers van de onboarding vinden of vonden. Met deze feedback kun je het programma verder optimaliseren en nóg beter maken voor toekomstige nieuwe medewerkers.

Onboarding voorbeeld en checklist

Benieuwd hoe zo’n onboarding programma er in de praktijk uitziet? Lees dan het artikel ‘Een praktijkvoorbeeld van een effectief onboarding programma’, waarin Lisa Wahle (HR-medewerker bij IMK Opleidingen) uitlegt hoe wij het zelf aanpakken.

Ook hebben we een voorbeeld opgesteld van een onboarding checklist. Deze kun je zo gebruiken of als basis gebruiken voor jouw eigen onboarding checklist die past bij jullie organisatie. Download hem hier.

Leer je eigen onboarding programma maken

Tijdens de training Onboarding maak je een onboarding programma dat volledig is afgestemd op jullie organisatie. Ben je de persoon die vooral betrokken is bij het inwerken? Dan is het zeker de moeite waard om te onderzoeken of de training Werkplekbegeleider iets voor jou is.

Onder professionele begeleiding een kant-en-klaar onboardingsprogramma opstellen voor jouw organisatie?

Ontdek de training

Veelgestelde vragen over het onboarding programma