Een succesvolle ondernemingsraad opzetten in 9 stappen

1 februari 2024

Het gaat goed met jullie organisatie. Een paar jaar geleden waren jullie nog maar met 5 medewerkers, maar inmiddels groeien jullie jaarlijks met zeker 10 medewerkers. Voor je het weet heb je meer dan 50 medewerkers in dienst en ben je opeens verplicht tot het opzetten van een ondernemingsraad. Hoe pak je dat aan?

Wat is een ondernemingsraad?

Een ondernemingsraad (OR) is een groep medewerkers binnen een organisatie die opkomt voor de belangen van het personeel. De OR denkt mee, adviseert en heeft inspraak op belangrijke beslissingen rondom de bedrijfsvoering, organisatie en personeelszaken. Namens het gehele personeelsbestand voert de OR overleg met de directie.

Lees verder: Wat is en doet een ondernemingsraad?

Wanneer is een ondernemingsraad verplicht?

Organisaties die meer dan 50 medewerkers in dienst hebben, zijn wettelijk verplicht om een ondernemingsraad op te richten. Bij kleinere organisaties is het niet verplicht, maar het mag wel. Kleinere organisaties kunnen ook voor een personeelsvertegenwoordiging (PVT) kiezen.

Uit hoeveel personen bestaat een ondernemingsraad?

Dat is afhankelijk van de bedrijfsgrootte. Bedrijven tussen de 50 en 100 medewerkers hebben 5 OR-leden. Tot 200 medewerkers zijn het er 7 en zo neemt het ledenaantal steeds verder toe. 

Wie richt de ondernemingsraad op?

Wanneer een organisatie verplicht is om een OR op te richten, ligt de verantwoordelijkheid bij de ondernemer of het bestuur. Binnen kleinere organisaties kunnen medewerkers ook het initiatief nemen. 

Stappenplan ondernemingsraad opzetten

De ervaren trainers van IMK Opleidingen begeleiden ondernemingen bij het opzetten van de ondernemingsraad. Daarbij volgen we onderstaand stappenplan.

Stap 1: Oprichtingscommissie instellen

Een ondernemingsraad begint met een oprichting en een verkiezing van de OR-leden. De oprichtingscommissie ziet erop toe dit goed gebeurt. De oprichtingscommissie wordt ingesteld door het bestuur en bestaat vaak uit een aantal enthousiaste medewerkers die interesse hebben in de OR, de HR-manager en soms een externe deskundige.

Belangrijkste taken van de commissie zijn:

• het opstellen van het (voorlopig) reglement
• het plannen van de verkiezingen
• het informeren van het personeel en vakbonden
• het werven van kandidaten voor de OR 
• Het feitelijk organiseren van de verkiezingen

De ervaren trainers van IMK Opleidingen kunnen organisaties helpen door de eerste bijeenkomst van de oprichtingscommissie voor te bereiden en de commissie op weg te helpen.

Stap 2: Informeren personeel/kandidaatstelling

De oprichtingscommissie organiseert een (online) informatiebijeenkomst voor het personeel. Doel is om het juiste beeld te geven van het OR-werk en medewerkers enthousiast te maken voor de ondernemingsraad. Daarnaast krijgt het personeel uitleg over hoe de kandidaatstelling en de verkiezingen in de praktijk werken.

Stap 3: Advisering en coaching bestuurders

Het is belangrijk dat er voldoende kennis is bij het bestuur over de verplichtingen die een OR heeft, wat de impact is op besluitvorming en wat de wettelijke kaders zijn van de Wet op Ondernemingsraden. Als dit nog niet voldoende aanwezig is, is nu het moment om daar verandering in te brengen.

Onze trainer kan hierover informeren. Samen komen we tot een visie waaruit blijkt op welke manier de OR zou kunnen bijdragen aan het goed functioneren van de onderneming.

Stap 4: Advisering en coaching leidinggevenden/managers

Er is veel onderzoek gedaan naar de knelpunten (bij het opstarten) van een OR. Daaruit blijkt steeds weer dat het vast loopt bij het middenkader, omdat daar vaak onvoldoende kennis en bewustzijn is van de impact die de OR heeft op de besluitvorming. Na de advisering van bestuurders moeten leidinggevenden en managers daarom ook hun kennis bijspijkeren.

Naast de impact, het wettelijke kader en de visie op medezeggenschap is het ook belangrijk om te beseffen dat OR-leden straks tijd vrij moeten kunnen maken voor hun OR-werk en dat de ondernemingsraad soms zaken bespreekt waarvan een leidinggevende wellicht nog niet op de hoogte is.

Stap 5: Organiseren verkiezingen

De minimale doorlooptijd om te komen tot verkiezingen is ongeveer 13 weken. De oprichtingscommissie is gericht op het tot stand brengen van rechtmatige verkiezingen. De verkiezingen zijn het sluitstuk van het traject. 

De ervaring leert dat als de commissie eenmaal op gang is, er niet veel bemoeienis meer nodig is van een externe deskundige.

Na de verkiezingen is het wellicht leuk om de nieuwe OR-leden officieel te installeren in het bijzijn van de directie. Dit is een mooi moment om de OR-leden voor de eerste keer in het zonnetje te zetten en hun positie te bekrachtigen.

Stap 6: Training OR-leden

Na de verkiezingen willen de kersverse OR-leden vaak zo snel mogelijk weten wat er van ze wordt verwacht en wat het kader is waarbinnen de OR opereert. Ze gaan een “OR-organisatie” optuigen, taken en rollen verdelen, een jaarplanning maken, onderwerpen bespreken en samenwerkingsafspraken maken. 

Door middel van onze training kunnen ze hierin begeleid worden. De bestuurder wordt uitgenodigd om het eerste dagdeel deel te nemen, zodat er een goede gezamenlijke start kan worden gemaakt. Tijdens de training gaan ze aan de slag met de volgende onderwerpen:

• Thema’s die op de (middel)lange termijn relevant zijn en waar de OR een bijdrage aan kan leveren
• Wederzijdse verwachtingen als het gaat over de rol van de OR in de organisatie en wat dat moet opleveren
• Communicatie
• Oefenen overlegsituaties
• Onderzoeken en uitdiepen van de manier van aanpakken
• Hoe betrek je de achterban?

Stap 7: Coaching voorzitter en secretaris OR

De positie van voorzitter en secretaris vraagt vaak om meer ondersteuning. Zij zijn als het ware het management van de OR.

Na afloop van de training kunnen we desgewenst de voorzitter en secretaris coachen en adviseren, zodat zij de start van de OR in goede banen kunnen leiden.

Stap 8: Vervolgtraining voor de ondernemingsraad

De eerste vergaderingen zijn achter de rug, de eerste advies- en instemmingsaanvragen zijn behandeld, de bedoeling van de OR begint duidelijk te worden. Op dit moment hebben de OR-leden vaak behoefte om nog eens opnieuw stil te staan bij de werkwijze, inhoudelijke onderwerpen en de samenwerking met de bestuurder. Doen we het goed? Wat kan er beter? Wat lukt er niet goed?

De ervaring leert dat ondernemingsraden na enige tijd (6 maanden tot een jaar) behoefte hebben aan een vervolgtraining waarin ze een verdere verdiepingsslag maken.

In een terugkomdag (een OR heeft recht op scholingsdagen. Het aantal wordt in overleg met de bestuurder bepaald en mag niet minder zijn dan 5 scholingsdagen per jaar) kan met de OR worden stil gestaan bij de successen en de knelpunten. De invulling van het programma van die dag maken we in overleg met de OR en is afhankelijk van de vragen die op dat moment spelen.

Stap 9: Advisering en begeleiding

Door het stappenplan voor het opzetten van een ondernemingsraad te volgen maakt de OR een mooie professionele start en is de weg vrij gemaakt om een constructieve bijdrage te leveren aan de onderneming en de besluitvorming. Toch is het handig om een ‘noodlijn’ achter de hand te hebben.

De trainer kan na afloop van het oprichtingstraject als coach of adviseur worden ingezet op inhoudelijke onderwerpen, zolang dat nodig is. Denk aan inhoudelijk advies of als ondersteuning bij overleggen en vergaderingen. Indien nodig wordt een afspraak op locatie gepland, maar de ervaring leert dat ondersteuning ook goed mogelijk is op afstand.

Tips en aandachtspunten

Het instellen van een ondernemingsraad wordt vaak gezien als een technische aangelegenheid, waarbij verkiezingen moeten worden georganiseerd. Maar er komt veel meer bij kijken. In onze ervaring ligt de sleutel tot een succesvolle start van de OR bij het goed managen van de verwachtingen.

De bedoeling van een OR is dat het constructief bijdraagt aan de onderneming en de besluitvorming. Het instellen van die OR gaat leiden tot meer transparantie en dat wordt vaak ervaren als een cultuurverandering. Niet alleen OR-leden moeten wennen aan dit nieuwe fenomeen, ook de bestuurder, MT-leden en medewerkers hebben tijd nodig om te leren omgaan met deze nieuwe cultuur.

Het is daarom belangrijk dat ook het management voldoende kennis van de verplichtingen heeft die een OR met zich meebrengt en welke gevolgen dit heeft voor de besluitvorming. Om die reden adviseren wij om met alle betrokken personen gezamenlijk te verkennen wat medezeggenschap is en hoe het werkt. Denk daarbij aan de directie/bestuurders, het MT, arbeidsdeskundigen en preventiemedewerkers en de OR. In veel van hun activiteiten moeten zij rekening houden met de OR.

Zelf een OR opzetten?

Ben jij bezig met het opzetten van een ondernemingsraad voor jouw organisatie? Na het lezen van ons stappenplan heb je een goede indruk over hoe wij jullie kunnen ondersteunen, adviseren en trainen.

Op basis van een oriënterend gesprek maken we graag een plan op maat. We bespreken wat jullie nodig hebben aan ondersteuning, wat de doelen vanuit de organisatie zijn en wat de individuele leerwensen van de deelnemers zijn. Op basis van dat gesprek werken we een plan van aanpak uit, inclusief kostenvoorstel.

Interesse? We bespreken graag de mogelijkheden voor jullie organisatie. Neem contact op via 0172 – 42 34 56 of advies@imkopleidingen.nl.

Twijfel je nog over wat een ondernemingsraad oplevert? Lees ook ons artikel over de 7 voordelen van een ondernemingsraad.