De zomervakantie is berucht als het gaat om vakantiestress. Niet alleen thuis, omdat er nog zoveel moet worden ingepakt, maar ook op het werk. Want hoe krijg je ál je werk af voordat je voor drie zalige zomerweken vertrekt? Met deze tips wordt het een koud kunstje.
Oorzaken vakantiestress op het werk
Hoewel vakantie een heerlijk vooruitzicht is voor veel mensen, levert het toch ook vaak stress op.
De belangrijkste oorzaken zetten we voor je op een rijtje:
- Als de normale werkdruk al hoog is, dan kan de deadline van een vakantie nog meer druk op de ketel zetten.
- Als collega’s ook een volle agenda hebben, kan het lastig zijn om werk over te dragen. Dat kan een onrustig gevoel geven.
- Vooral mensen met een unieke expertise of met veel verantwoordelijkheid kunnen stress krijgen van de gedachte dat belangrijke zaken niet of slecht worden afgehandeld tijdens de vakantie.
- Het vooruitzicht op een overvolle inbox en een lange lijst met taken na terugkomst kan al vóór de vakantie stress veroorzaken.
- Hoge verwachtingen van collega’s en leidinggevenden over wat er allemaal afgerond moet zijn vóór de vakantie, kan bijdragen aan gevoelens van stress.
- Het voorbereiden van de vakantie thuis (inpakken, vaccinaties, verzekeringen, etc.) in combinatie met het afronden van je werk kan overweldigend zijn.
Tips om je werk goed af te ronden
Vakantie is het moment om te ontspannen, te genieten en even los te komen van de dagelijkse routine. Maar voordat je dat kunt doen, is het essentieel om je werk goed af te ronden.
Tip 1. Maak een duidelijke planning
Begin enkele weken voor je vakantie met het maken van een planning. Noteer alle taken die je moet of wilt voltooien en stel prioriteiten. Een goede planning geeft je overzicht en helpt je om je werk efficiënt in te delen. En onthoud: je bent een paar weken weg, geen maanden. Ook na jouw vakantie gaat het werk gewoon weer door dus niet alles hoeft nú af!
Tip 2. Communiceer je afwezigheid
Laat je collega’s, klanten en eventuele andere betrokkenen ruim van tevoren weten dat je met vakantie gaat. Dit kan via e-mail, een persoonlijke melding of tijdens vergaderingen. Geef duidelijk aan wanneer je weg bent en wanneer je weer beschikbaar bent. En blok je vakantie ook in je werkagenda zodat anderen kunnen zien wanneer je afwezig bent.
Tip 3. Rond lopende projecten af
Probeer zoveel mogelijk lopende projecten af te ronden voordat je vertrekt. Als dit niet mogelijk is, zorg er dan voor dat je een duidelijke overdracht doet aan een collega. Dit kan met een overdrachtsdocument waarin je de status van het project en de volgende stappen beschrijft. Laat ook anderen weten wie jou vervangt en wanneer ze diegene kunnen benaderen (bijvoorbeeld niet voor zaken die prima kunnen wachten tot na jouw vakantie).
Tip 4. Documenteer belangrijke informatie
Maak een document met alle belangrijke informatie die je collega’s nodig kunnen hebben tijdens jouw afwezigheid. Denk hierbij contactgegevens van klanten en leveranciers en een overzicht van lopende projecten en taken.
Tip 5. Zorg voor een back-up
Het is altijd een goed idee om een back-up te maken van je werk, vooral als je werkt met belangrijke bestanden en documenten. Dit kan op een externe harde schijf, in de cloud, of op beide. Zo ben je er zeker van dat je gegevens veilig zijn, zelfs als er iets misgaat terwijl je weg bent.
Tip 6. Plan een overdracht met je vervanger
Als iemand je taken overneemt tijdens je afwezigheid, plan dan tijdig een overdrachtsmoment. Bespreek de belangrijkste zaken, beantwoord vragen en zorg ervoor dat je vervanger goed voorbereid is. Dit geeft jou een gerust gevoel en door het tijdig te doen, heeft je vervanger ook nog tijd om nabranders met je te bespreken.
Tip 7. Neem de tijd voor een goede afsluiting
Plan op je laatste werkdag tijd in voor een rustige afsluiting en plan geen overleggen meer in of nieuwe taken. Controleer je e-mail voor de laatste dringende zaken, werk je to-do lijst bij, zet je out-of-officemelding alvast aan en sluit de dag af met een gevoel van voldoening. Dit helpt om je mentaal voor te bereiden op je vakantie. Het liefste wil je de laatste dag zo rustig afronden dat je die dag eerder zou kunnen stoppen met werken omdat alles áf is wat je af wilde hebben.
Tip 8. Stel een out-of-office bericht in
Zorg ervoor dat je een out-of-office bericht instelt op je e-mail. Vermeld hierin de periode van je afwezigheid, wie je vervangt of naar wie dringende zaken kunnen worden doorgestuurd. Dit voorkomt dat mensen wachten op een reactie van jou terwijl je weg bent.
Tip 9. Bereikbaar zijn of niet?
Maak afspraken of je bereikbaar bent tijdens je vakantie. Zeker in drukke tijden of als je aan complexe projecten werkt, kun je het gevoel hebben dat je moet aanbieden dat ze je altijd mogen bellen of e-mailen. Dit kan invloed hebben op jouw gevoel van rust en ontspanning. Denk daar dus goed over na en voel je zeker niet verplicht. Probeer grenzen te stellen en deze assertief te bewaken.
Tip 9. Laat je werkplek netjes achter
Een opgeruimde werkplek zorgt voor een frisse start na je vakantie. Ruim je bureau op, archiveer documenten en zorg ervoor dat alles op zijn plek ligt. Een schone en georganiseerde werkplek en mailbox helpt je om na je vakantie snel weer in het ritme te komen.
Tip 10. Ontspan en geniet
Het allerbelangrijkste: vergeet niet te ontspannen en te genieten van je vakantie. Je hebt hard gewerkt en alles goed voorbereid, dus laat de werkstress los en laad jezelf op.
Met deze tips kun je je werk goed afronden en zorgeloos genieten van je welverdiende vakantie. Een goede voorbereiding is de sleutel tot een ontspannen vakantieperiode. Veel plezier!
