Checklist: Een opleidingsplan schrijven in 5 eenvoudige stappen

Weer niet gelukt om een opleidingsplan te maken? Weer een jaar waarin je je opleidingsbudget niet opgekregen hebt? Met deze checklist voor je opleidingsplan krijg je het dit keer wél voor elkaar. Daar plukken jij, je medewerkers én het bedrijf als geheel de vruchten van.

Een opleidingsplan schrijven vraagt om behoorlijk wat tijd en voorbereiding. En waar moet je eigenlijk beginnen? We helpen je op weg in vijf praktische stappen. Maar eerst nemen we je kort mee in het wat en waarom van zo’n opleidingsplan.

Wat is een opleidingsplan?

Lukraak medewerkers trainen is niet effectief. Het is slimmer om een plan te maken van de kennis en vaardigheden die je graag in je team, afdeling of organisatie zou zien. Een opleidingsplan is een soort routekaart voor het trainen van groepen en individuele medewerkers.

Verschil tussen opleidingsplan en POP

Een opleidingsplan opstellen wordt nog wel eens verward met een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP). Toch is er een duidelijk verschil.

• Een opleidingsplan draait om het verbeteren van teams of medewerkers in een bedrijf. Het helpt iedereen om beter te worden in wat ze doen door trainingen en lessen te regelen.
• Een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) is gericht op de individuele medewerker. Wat wil hij of zij leren om te groeien in hun carrière? In het plan staan de stappen om dat te laten gebeuren. Training kan daar een onderdeel van zijn.

Lees verder: Persoonlijk ontwikkelingsplan: een voorbeeld in zes stappen

Voordelen van een opleidingsplan maken

Het maken van een opleidingsplan heeft veel voordelen voor je organisatie. We zetten de belangrijkste op een rij.

• Helderheid in behoeften: Je brengt in kaart welke kennis en vaardigheden missen binnen het bedrijf, het team of bij individuele medewerkers.
• Optimaal leerpad: Je bepaalt de meest effectieve manier om je collega’s op te leiden en deze benodigde kennis, vaardigheden en competenties aan te leren.
• Maximale budgetbenutting: Je haalt het beste rendement uit je opleidingsbudget.

Wanneer het opleidingsplan vervolgens in gebruik wordt genomen, kun je als organisatie deze voordelen ervaren:

• Expertise en productiviteit verhogen: Je bouwt specifieke deskundigheid op binnen teams en verhoogt de productiviteit door gerichte vaardigheden te ontwikkelen.
• Gemotiveerde medewerkers: Je creëert een omgeving van voortdurende ontwikkeling en groei. Je toont betrokkenheid bij de groei van je medewerkers, wat hun motivatie verhoogt.
• Wendbaarheid: Je vergroot de wendbaarheid van teams om veranderingen te omarmen.

Stappenplan opleidingsplan opstellen

Veel HR-medewerkers weten niet waar ze moeten beginnen als ze de opleidingswensen goed willen vertalen naar een plan. Deze checklist voor je opleidingsplan geeft je houvast.

Stap 1: Breng competenties in kaart

Noteer zowel de harde competenties (kennis en vaardigheden) als de zachte (zoals communiceren, leiderschap, samenwerken) van alle medewerkers. Om het visueel te maken, kun je een skills matrix gebruiken.

Stap 2: Schrijf op wat je organisatie nodig heeft

Vervolgens bepaal je welke competenties nog missen. Dat kan variëren van een betere klantenservice tot het meer zelfstandig kunnen werken en zelf oplossingen bedenken. Welke competenties zijn daarvoor nodig? Het verschil tussen stap 1 en 2 laat zien wat je organisatie of medewerkers nodig hebben om het gewenste doel te bereiken. En dat zijn dus de competenties of vaardigheden waarop je gaat opleiden.

Stap 3: Beantwoord de volgende vragen

De volgende stap is het scholingsplan concreet maken door onderstaande vragen te beantwoorden

• Wie leiden we op? Organisatiebreed, per team of afdeling of individueel?
• Wanneer leiden we op? Denk aan rustige periodes, onder werktijd, na werktijd.
• Wat zijn de leerdoelen? Wat moet de medewerker, het team of de afdeling kunnen na afloop van de training?
• Wat voor soort training is er nodig? Is deze gericht op het ontwikkelen van kennis en vaardigheden of juist op persoonlijke ontwikkeling?
• Wat zijn de kosten en wie betaalt ze? Is er een cao-keuzebudget waarmee de medewerker de training kan betalen of betaalt de werkgever of medewerker extra bij?
• Hoe leiden we op? In groepsverband, individueel, online, on the job, extern of op maat?

Stap 4: Zoek een opleider die bij je past

Het succes van een training staat of valt met een opleider die weet in wat voor omgeving de deelnemer werkt.

Bert Pol, directeur Training & Development bij IMK Opleidingen, vertelt: “Het is een groot verschil of ik een leidinggevende bij een bank train of een productiechef die leiding geeft aan vijf ploegen met een volcontinurooster. Een fout in een productielijn heeft heel andere consequenties dan een fout in een dossier bij de bank. De soort werkdruk die mensen voelen, verschilt enorm per branche. Daarom werken wij met trainers die snappen in wat voor omgeving onze deelnemers werken.”

Stap 5: Koppel terug en scherp aan voor volgend jaar

Wat is er geleerd en hoe gaat de medewerker het in de praktijk toepassen? Op basis hiervan kijk je alvast met een schuin oog naar volgend jaar. Heeft hij dan een opfristraining nodig? Een verdiepingscursus? Of een heel nieuwe opleidingsrichting? Stap 5 legt dus alvast de basis voor het opleidingsplan dat je gaat schrijven voor het jaar daarná.

Bert: “We maken het vaak mee: dat een medewerker naar een training moet en niet weet wat hij wil leren. Of dat een medewerker na afloop op de werkvloer direct hard aan het werk gaat om zijn gemiste werkdagen in te halen. Om een training te laten slagen moet een medewerker de kans krijgen te oefenen met dat wat hij leerde. Dat vraagt om een lerende omgeving waar mensen een fout zien als leermoment in plaats van strafmoment.”

Tips bij het schrijven van een opleidingsplan

Voordat je begint met het opleidingsplan schrijven voor jouw organisatie, geven we je graag nog wat tips en aandachtspunten mee.

• Realistische planning: Stel een haalbaar tijdschema op voor de opleiding. Vergeet daarin niet de werkdruk en beschikbaarheid van medewerkers mee te nemen.
• Flexibiliteit: Werk je in een branche die snel verandert? Vooral dan is het belangrijk om het opleidingsplan flexibel te houden, zodat je in kunt spelen op veranderende behoeften en omstandigheden.
• Communicatie: Betrek medewerkers in het opstellen van het opleidingsplan en communiceer duidelijk over het opleidingsplan naar alle betrokkenen. Leg daarbij ook het belang van de ontwikkeling uit en benoem de voordelen voor de individuen. Transparantie bevordert betrokkenheid.
• Langdurige opvolging: Ontwikkeling stopt niet na afloop van een training. Zorg voor follow-up en langdurige ondersteuning om ervoor te zorgen dat nieuwe vaardigheden ook daadwerkelijk worden toegepast.
• Succes vieren: Training succesvol afgerond? Tijd voor een feestje! Vier behaalde successen en benadruk de positieve impact van de opleiding op zowel individuen als de organisatie als geheel.

Download onze whitepaper

Met een helder plan en goede begeleiding lukt het je veel makkelijker het opleidingsbudget slim te gebruiken. Wil je méér weten over hoe je jouw opleidingsplan opstelt? Download onze whitepaper ‘Een opleidingsplan maken, zo doe je dat!’

Opleidingsplan werkt voor elke branche

Onze checklist voor het opleidingsplan helpt in elke sector. Hieronder een greep uit de vakgebieden waarbij Bert en zijn collega’s al hielpen met uitvoeren van een opleidingsplan:

• kinderopvang
• interne geneeskunde
• gemeente
• geriatrie
• thuiszorg
• horeca
• installatiebranche
• tuinbouw
• bouw
• bakkerijen
• supermarkten
• overheid

Uitvoering opleidingsplan

In een opleidingsplan kun je onder andere trainingen opnemen die medewerkers kunnen volgen. Daarbij kun je gaan voor een training uit het open programma, samen met andere deelnemers. Maar ook voor een incompany maatwerk traject. Het voordeel van een maatwerk is dat de inhoud precies wordt afgestemd op de leerwensen van jullie organisatie en dat er voorbeelden uit jullie praktijk worden gebruikt. Vanaf vijf deelnemers is dit meestal zelfs al goedkoper dan een open training.

Meer weten?

Met Bert Pol of een van onze trainers vrijblijvend van gedachten wisselen voordat je je opleidingsplan gaat schrijven? Neem dan contact met ons op via 0172 – 42 34 56. Onze studieadviseurs helpen je graag om de juiste ontwikkelingsmogelijkheden voor jouw organisatie te vinden.

Veelgestelde vragen over het opleidingsplan