Heb je in jouw drukke baan het gevoel dat alles NU moet? Er zijn verschillende manieren om prioriteiten te stellen in je werkzaamheden. Zo kun je de Eisenhower Matrix gebruiken, maar je kunt jezelf ook de vraag stellen: moet ik dit nu doen?
Als alles prioriteit heeft
Werk je in een dynamische omgeving waar alles snel gedaan moet worden? Van alle kanten wordt er aan je getrokken: nu bellen, nu vergaderen, nu dat rapport opsturen en nu het product opsturen naar die ene belangrijke klant. Lastig, want er zitter maar 24 uur in een dag en je hebt maar twee handen.
De oplossing is om prioriteiten te stellen: wat moet écht nu en wat kan nog wel even wachten? Met één slimme zin laten we zien hoe je dat doet.
“Moet ik dit nu doen?”
De zin ‘moet ik dit nu doen?’ is veelzijdiger dan je op het eerste gezicht waarschijnlijk denkt. In onderstaand voorbeeld laten we zien hoe veelzijdig.
Neem een taak in gedachten en stel jezelf deze vraag zes keer, waarbij je elke keer de klemtoon op een ander woord legt.
Moet ik dit nu doen?
Moet of mag het? Het kan al veel helpen als je de ‘moet’ vervangt door ‘ik kies ervoor’. Bij ‘ik kies er voor’ heb je zelf invloed op wat er gebeurt. Je kunt er namelijk ook niet voor kiezen.
Moet ik dit nu doen?
Dit zegt iets over de eigenaar van de taak. Ben jij verantwoordelijk of is het de verantwoordelijkheid van iemand anders? Is het jouw ‘probleem’ of maak jij het jouw probleem?
Moet ik dit nu doen?
Zoom in op wat er precies van je gevraagd wordt. Is dit de enige mogelijkheid of zijn er misschien betere alternatieven. Als een collega bijvoorbeeld vraagt om een groot document door te sturen, is het dan niet eenvoudiger om uit te leggen waar hij het zelf op de server kan vinden?
Moet ik dit nu doen?
Kan het wachten tot een later moment? Als ik het nu niet doe, breekt er dan paniek uit? Nee? Dan kon het ook wachten tot een moment dat het beter uitkomt.
Moet ik dit nu doen?
Moet er überhaupt iets gedaan worden? Soms is niets doen de oplossing en lost het zich vanzelf op. Stel je reageert niet direct op de mail van een collega over waarom de printer niet werkt. Waarschijnlijk vraagt hij het een ander wel, die wel tijd heeft.
Moet ik dit nu zelf doen?
Als toevoeging kun je nog het woordje ‘zelf’ aan de zin toevoegen. Ben ik de enige die dit kan doen of kan iemand anders dit ook doen? Als iemand anders het ook kan doen, dan kun je hulp inroepen of de taak delegeren.
Vraag het gratis werkblad aan
Vraag via onderstaand formulier het handige werkblad aan. Hiermee kun je iedere keer jezelf de vraag stellen: Moet ik dit nu zelf doen?. Hang het op bij je werkplek zodat je jezelf er regelmatig aan herinnert.
Alternatief: gebruik de Eisenhower matrix
Heb je veel taken op je to-do list staan en weet je niet goed waar je moet beginnen? Gebruik dan de Eisenhower matrix. Dit is een matrixveld, bestaande uit vier kwadranten. Je plaatst de losse taken in het meest passende kwadrant zodat je weet welke actie je erop moet nemen.
Krijg weer grip op je taak en tijd
Het prioriteren van taken is een belangrijk onderdeel van timemanagement. Behoefte aan meer tips en adviezen? Lees dan dit artikel bomvol timemanagement tips!
Wil je nóg meer grip op je tijd en je werkzaamheden krijgen, schrijf je dan in voor onze cursus Timemanagement. Of voor onze training Timemanagement met Outlook als je vooral efficiënter wilt leren omgaan met je mailbox.
Loop je altijd achter de feiten aan? Volg de cursus Timemanagement en krijg grip op je tijd!
Ontdek de cursus
