Ben je een beginnend projectleider of projectmedewerker? Dan ben je vast benieuwd uit welke fases een project doorgaans bestaat. In dit artikel zetten we de zes projectfasen uiteen en geven we uitleg per fase.
Inhoud
Waarom een project faseren?
Een project betreft meestal een samenwerking die veel tijd en geld kost en waarin verschillende mensen en partijen samenwerken aan een gezamenlijk doel. Denk bijvoorbeeld aan het ontwikkelen van een nieuwbouwproject of het bouwen van een softwareapplicatie.
Het heeft voordelen om een project op te delen in verschillende fases.
- Geeft overzicht – Maakt zichtbaar uit welke onderdelen het project bestaat en welke fases elkaar opvolgen.
- Minder onzekerheden – Stap voor stap kom je dichter bij het eindresultaat. Door deze gestructureerde manier van werken is de kans op onverwachte problemen kleiner.
- Maakt de voortgang inzichtelijk – Je weet altijd waar je op dit moment bent in het project, wat geweest is en wat nog moet komen.
- Beslismomenten inbouwen – Aan het eind van elke fase maak je (samen met de opdrachtgever) de balans op en besluit je of de volgende fase kan aanbreken.
Uit welke fases bestaat een project?
Een project kun je opdelen in zes fases. Het projectidee en de beslissing om het tot uitvoering te brengen, gaan hier nog aan vooraf.
Deze zes fasen worden ook wel het 6 fasenmodel of het Lineair faseringsmodel genoemd en is afkomstig uit het boek Projectmatig werken van Gert Wijnen, Peter Storm en Willem Renes uit 1984. Dit boek wordt gezien als het standaardhandboek voor projectmanagement.
1. Initiatieffase
Tijdens de initiatieffase ga je als projectleider in gesprek met de opdrachtgever.
Je bespreekt wie (in)direct betrokken zijn bij het project, met wie je communiceert en wat de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn van zowel de projectleider als de opdrachtgever.
Als projectleider neem je de regie tijdens dit gesprek met de opdrachtgever. Dit is wat je concreet probeert te bereiken.
- Weten wat er precies speelt: wat de achtergrond is van de vraag, de behoefte en/of het probleem.
- Vertrouwen geven: de opdrachtgever laten weten dat het project bij jou in goede handen is.
- Afspraken maken: over de kaders van het project, de rolverdeling, de onderlinge samenwerking en contactmomenten.
- Projectaanpak voorstellen: globaal plan voor de fasering van het project en de procesaanpak.
- Benodigdheden voor realisatie krijgen: ervoor zorgen dat je de beschikking krijgt over de benodigde tijd, middelen en mensen om het project mogelijk te maken.
Het verslag van dit gesprek noem je de startnotitie. Het bevat onder andere de gemaakte afspraken over het project. Wanneer dit goedgekeurd wordt door de opdrachtgever, ga je door naar de volgende projectfase.
2. Definitiefase
Nu de belangrijke afspraken gemaakt zijn, kun je een projectplan opstellen. Hierin worden de volgende onderdelen gedefinieerd.
- Probleem of idee: wat er opgelost of gemaakt moet worden.
- Doel: waarom we dit willen.
- Resultaat: wat het gewenste projectresultaat is (SMART).
- Afbakening: wat wel en niet behoort tot het projectresultaat.
- Randvoorwaarden: wat er nodig is om dit project te realiseren.
- Risico’s: wat de zwakke plekken zijn en eventuele gevolgen.
- Neveneffecten: wat de consequenties van het afgeronde project zijn.
- Haalbaarheid: de kans van slagen op basis van eisen, wensen, kennis en ervaring.
Op basis van dit plan richt je vervolgens het projectteam in. Dit team bestaat uit de uitvoerders die het projectplan gaan realiseren. Het kunnen interne en externe specialisten en partijen zijn.
Wanneer het team gevormd is, vindt de kick-off van het project plaats. Dit is een fysieke vergadering waarbij alle betrokkenen aanwezig zijn: de projectleider, projectleden en opdrachtgever. Maar eventueel ook meewerkende partijen, leveranciers, specialisten die meer kunnen vertellen over de inhoud of ervaringsdeskundigen die eerder een vergelijkbaar project hebben uitgevoerd. Het doel van de kick-off is om iedereen in te lichten over het uit te voeren project.
3. Ontwerpfase
Nu je weet wat je gaat doen en met wie, kun je het project verder vorm gaan geven. Maak in deze projectfase verschillende ontwerpen en geef per ontwerp aan wat de kosten zijn en wat de impact ten opzichte van het projectresultaat zal zijn. In deze fase voer je ook testen uit om de haalbaarheid en levensvatbaarheid van het ontwerp te verifiëren.
De verschillende ontwerpen bespreek je met de opdrachtgever. Deze keurt één ontwerp definitief goed, waarmee je de volgende projectfasen ingaat. Als er geen ontwerp wordt gekozen, blijf je in deze fase ontwerpen tot er wél goedkeuring is.
4. Voorbereidingsfase
Het ontwerp is goedgekeurd. Je maakt een realisatieplan voor de verschillende teamleden en betrokken partijen en zorgt dat de benodigdheden ingekocht of ingehuurd worden. In het plan staat onder andere wat er opgeleverd moet worden, welke middelen er beschikbaar zijn en wat de deadlines zijn. Dit plan communiceer je met de betrokkenen.
5. Realisatiefase
Iedereen weet wat ze moeten doen en wanneer het af moet zijn. Het project kan nu uitgevoerd worden. Als projectleider houd je in de gaten dat deadlines behaald worden en controleer je of de kwaliteit conform afspraak is. Problemen los je op of bespreek je met de opdrachtgever. Eventueel wordt het realisatieplan gaandeweg aangepast. Het resultaat van deze projectfase is het opgeleverde projectresultaat.
De oplevering is meestal een feestelijk moment . Er vindt een warme overdracht van het projectresultaat plaats van het projectteam naar de opdrachtgever. Samen bespreek je het resultaat en maak je afspraken over de nazorg.
6. Nazorgfase
Tijdens de nazorgfase voer je eventueel onderhoud uit of begeleid je bij het eerste gebruik.
Ook vindt tijdens deze projectfase de projectevaluatie plaats. Daarin bespreek je:
- Kwaliteit: in hoeverre is de opdrachtgever tevreden en hoe verhoudt het eindresultaat zich tegen de oorspronkelijke doelstellingen.
- Kosten en deadlines: in hoeverre zijn ze behaald of overschreden.
- Veiligheid: welke veiligheidsproblemen deden zich voor.
- Samenwerking: hoe verliep de samenwerking met het projectteam, de opdrachtgever en andere belanghebbenden.
- Conclusie en verbeterpunten: wat kunnen we leren van dit project en kunnen we in toekomstige projecten beter of anders doen.
Leer alles over de verschillende projectfasen
In dit artikel heb je in vogelvlucht kennisgemaakt met de verschillende projectfasen. Per fase is natuurlijk nog veel meer te leren!
Wil jij meer leren en in de praktijk oefenen met de verschillende fases van een project? Schrijf je dan in voor de cursus Projectmanagement. De ervaren trainer neemt je stap voor stap mee in het proces.
Alles leren over projectmatig werken? Schrijf je nu in. Voor projectleiders én projectmedewerkers.
