Risico’s kunnen een project (of bedrijfsvoering) in gevaar brengen of vertragen. Met welke risico’s moet je rekening houden? En aan welke hoef je eigenlijk geen aandacht aan te besteden? Met een risicoanalyse weet je het precies.
Inhoud
Wat is een risicoanalyse?
Organisaties en projecten krijgen vaak te maken met verschillende potentiële problemen en risico’s, zowel intern als extern. Met een risicoanalyse breng je ze in kaart, schat je de risico’s in en weet je welke acties je kunt ondernemen.
Waarom een risicoanalyse maken?
Met een risicoanalyse ben je goed voorbereid. Je kunt een vinger aan de pols houden, komt niet voor onverwachte verrassingen te staan en kunt proactief actie ondernemen om een risico te verkleinen of zelfs te voorkomen. Dit vergroot de kans op succes.
Soorten risico’s in een project
Over wat voor problemen en risico’s hebben we het dan?
Aan de ene kant kennen we de normale risico’s die bij een project horen. Een project kan altijd anders lopen dan gedacht:
- Financiering komt niet rond.
- Scope creep.
- Door een strenge winter duurt het bouwproces langer.
- Door een softwarestoring kan er een dag niet online gecommuniceerd worden.
Dit soort risico’s zijn typisch, voorspelbaar en behoren tot de gebruikelijke zaken waarmee projectleiders rekening moeten houden.
Maar er zijn ook bijzondere risico’s:
- Door technologische ontwikkeling tijdens het maakproces blijkt de oplossing na voltooiing alweer achterhaald.
- Veranderingen in wet- en regelgeving tijdens het project.
- Negatieve media-aandacht.
- Cruciale samenwerkingspartner valt weg.
- Ongeval op de werkplek.
- Cyberaanval of datalek.
- Milieuschade.
- Economische crisis, natuurramp of pandemie.
Dit soort risico’s kunnen het succes van een project (of zelfs de organisatie als geheel) in gevaar brengen. Daarom is het goed om ze vooraf in kaart te brengen met een risicoanalyse.
Stappenplan risicoanalyse met voorbeeld
1. Breng mogelijke risico’s in kaart
Op welke manieren kan het succes van jouw project (of de bedrijfsvoering) in gevaar gebracht worden? Begin met een inventarisatie van de mogelijke potentiële problemen, risico’s en gevaren.
Voorbeeld: Een organisatie start een verduurzamingsproject voor het huidige bedrijfspand. Er is dan een risico dat tijdens de installatie van isolatiemateriaal in het pand asbest wordt ontdekt, waardoor het project stilgelegd moet worden voor een sanering.
2. Bepaal de impact van het risico
Stel dat een mogelijk risico ook daadwerkelijk uitkomt, hoe ernstig is dat dan? Bepaal per risico het gevolg voor het project. Zijn er eenvoudige oplossingen mogelijk, of komt het gehele project tot een abrupt einde?
Voorbeeld: Als er asbest wordt ontdekt, kan dit leiden tot een langdurige stillegging van het project vanwege de vereiste saneringswerkzaamheden en het aanvragen van aanvullende vergunningen. Dit kan aanzienlijke vertragingen en extra kosten met zich meebrengen.
3. Bepaal de waarschijnlijkheid dat het gebeurt
Hoe groot is de kans dat een risico daadwerkelijk tot uiting komt? Bepaal dit ook per risico. Door de waarschijnlijkheid in kaart te brengen kun je strategische beslissingen maken over het gewicht dat je aan een risico toekent.
Voorbeeld: De kans op het ontdekken van asbest is aanwezig omdat het pand oud is en er geen recent onderzoek naar gevaarlijke materialen is uitgevoerd.
4. Op welke manieren kan een risico voorkomen worden?
Kun je invloed uitoefenen op de waarschijnlijkheid dat een risico tot uiting komt? En zo ja, op welke manier? Maak per risico een inventarisatie van de manieren waarop een risico voorkomen kan worden.
Voorbeeld: Door vooraf een grondige inspectie van het pand uit te voeren, inclusief een asbestinventarisatie, kan dit risico tijdig worden ontdekt en beheerst. Eventuele sanering kan dan worden ingepland vóór de start van het verduurzamingsproject, waardoor onverwachte stilleggingen worden voorkomen.
Tip: organiseer een brainstormsessie
Het is een goed idee om nog voor de start van een project een brainstormsessie te organiseren met betrokkenen en specialisten.
Bespreek welke mogelijke gevaren er zijn voor het succes van het project, wat de impact en waarschijnlijkheid is dat een risico uitkomt en op welke manieren een risico voorkomen kan worden.
Bespreek onder andere de:
- Technologische risico’s
- Politieke risico’s
- Sociologische risico’s
- Economische risico’s
- Natuurlijke risico’s
- Organisatorische risico’s
- Overige risico’s
Risicoanalyse in matrixvorm
Een handige tool om inzichtelijk te maken op welke risico’s acties ondernomen moeten worden, is door de risicoanalyse in matrixvorm op te maken.
Op de horizontale as geef je de waarschijnlijkheid aan dat een risico zich zal voordoen. Op de verticale as geef je de impact aan als het daadwerkelijk gebeurt. Verdeel beide assen in ‘hoog’, ‘middel’ en ‘laag’, waardoor een matrixveld met negen velden ontstaat.
Risico’s linksbovenin het matrixveld verdienen meer aandacht dan risico’s rechtsonderin. Welke actie je aan het risico verbindt, is afhankelijk van het type risico en zul je zelf moeten inschatten.
Meer leren over projectbeheer
In dit artikel heb je kennisgemaakt met de risicoanalyse: één van de vele onderdelen waar je tijdens projecten mee te maken krijgt. Wil je meer leren over projectmanagement en praktische vaardigheden ontwikkelen voor het werken in projecten? Voor projectleiders is er de training Leidinggeven aan projecten en voor projectmedewerkers de cursus Projectmanagement.
Versterk jouw communicatieve vaardigheden binnen het projectteam. Met een focus op motiveren, beïnvloeden en prettig samenwerken
Ontdek de training
