25 februari 2025

Een goed georganiseerde onboarding zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen, sneller productief worden en langer bij de organisatie blijven. De HR-afdeling speelt hierin een essentiële rol. In dit artikel bespreken we hoe HR betrokken is bij het onboardingsproces.

Inhoud

Wat is onboarding ook alweer precies?

Onboarding kun je ook de ‘welkom bij de organisatie’- fase noemen. Het is het proces waarbij nieuwe medewerkers worden ingewerkt en geïntegreerd in een organisatie.

Onboarding gaat verder dan het regelen van praktische zaken zoals de administratieve afhandeling en het verstrekken van werkmateriaal. Het gaat ook, of vooral, om het kennismaken met de bedrijfscultuur, collega’s en verwachtingen binnen de functie.

Wie is verantwoordelijk voor de onboarding?

Onboarding is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van HR, leidinggevenden en collega’s. In de meeste organisaties zie je dat HR vaak een leidende rol heeft. Dit komt omdat HR verantwoordelijk is voor instroom, doorstroom en uitstroom en vanuit die rol van het begin tot het einde contact heeft met de medewerker.

De rol van HR bij onboarding

Wat doet HR zoals tijdens het onboardingsproces? Dit zijn de belangrijkste onderdelen.

1. Voorbereiding voor de eerste werkdag

De onboarding begint al voordat een nieuwe medewerker start. HR doet de voorbereiding zodat de eerste werkdag soepel verloopt.

Zorg ervoor dat de arbeidsovereenkomst en andere documenten tijdig worden verstuurd en zijn ondertekend voordat de medewerker start.
Verstuur een welkomstmail met praktische informatie, zoals werktijden, kledingvoorschriften en parkeermogelijkheden.
Regel dat de medewerker op de eerste werkdag beschikt over de benodigde werkmiddelen: werkkleding, toegangspas, laptop, enzovoort.
Informeer de organisatie over de komst van de nieuwe medewerker.
Stem af met de leidinggevende wie de medewerker op de eerste werkdag opvangt en stel samen een inwerkprogramma op.

2. De eerste werkdag

Een gestructureerde eerste dag helpt de medewerker zich snel op zijn gemak te voelen.

Check of de medewerker wordt opgevangen, welkom geheten en rondgeleid. Dit wordt meestal door de leidinggevende gedaan, maar kan ook door HR gedaan worden.
Regel een kleine attentie: bijvoorbeeld een bos bloemen, een eigen mok of iets anders dat past bij de organisatie.
Plan een afspraak met HR: leg uit hoe de systemen werken, hoe je verlof kunt aanvragen, reiskosten declareert, wanneer de salarisbetaling is etc.

3. HR-administratie

HR speelt een sleutelrol in het afhandelen van administratieve taken en het naleven van regelgeving.

Maak een checklist met alle administratieve stappen die voltooid moeten worden.
Bied digitale onboardingtools aan om processen te versnellen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat een nieuwe medewerker allerlei informatie makkelijk kan terugvinden via intranet of dat een nieuwe medewerker al voor de eerste werkdag toegang heeft tot allerlei online informatie of het intranet zodat hij of zij zich alvast kan inlezen.

4. Training en ontwikkeling

Een effectieve onboarding omvat ook een introductie tot trainingsprogramma’s en ontwikkelingsmogelijkheden.

Stel een opleidingsschema op, afgestemd op de functie en ervaring van de nieuwe medewerker.
Plan een afspraak in voor het opstellen van en Persoonlijk Ontwikkel Plan (POP).
Bied e-learningmodules aan om zelfstandig kennis op te doen.
Organiseer kennismakingssessies met andere teams en afdelingen.

5. Sociale integratie

Je wilt dat nieuwe medewerkers zich zo snel mogelijk verbonden voelen met de organisatie. Een belangrijk aandachtspunt is de sociale integratie.

Stimuleer informele kennismakingen, zoals lunchafspraken of teambuildingactiviteiten.
Staat er een afdelingsborrel of een personeelsuitje op de planning? Nodig de nieuwe medewerker daar ook voor uit, ook al is diegene nog niet in dienst. (Doe dat niet als het nog 3 maanden duurt voordat iemand start, dan zit diegene nog vol in zijn eerdere werk of studie).
Moedig leidinggevenden aan om regelmatig in te checken bij de medewerker (ook voorafgaand aan de indiensttreding) en feedbackmomenten in te plannen.

6. Evaluatie en opvolging

Onboarding stopt niet na de eerste week. Een belangrijke rol van HR is om de opvolging en evaluatie te organiseren om de effectiviteit van de onboarding te waarborgen.

Plan evaluatiegesprekken in na 30, 60 en 90 dagen om de voortgang en tevredenheid te meten.
Verzamel feedback via enquêtes en pas het onboardingproces aan op basis van de resultaten.
Blijf betrokken en bied verdere ondersteuning aan waar nodig.

In het kort

Je ziet dat HR meerdere rollen heeft in de onboarding

zorgen voor de zorgvuldige en tijdige afhandeling van de HR-administratie;
initiëren van onboardingsstappen;
monitoren onboardingsproces;
evalueren en verbeteren onboarding.

Zelf aan de slag met onboarding?

Voor iedereen die zich bezighoudt met het verwelkomen en/of inwerken van nieuwe medewerkers hebben we de training Onboarding. Op basis van jouw eigen praktijk maak je een onboardingsprogramma zodat nieuwe medewerkers op een kwalitatief goede manier starten in hun nieuwe baan.

Ook schreven we meerdere artikelen over onboarding. Doe er je voordeel mee!