Misverstanden op de werkvloer: je kent waarschijnlijk tal van voorbeelden van collega’s en managers die elkaar niet begrijpen. Dat kan liggen aan de communicatiestijl maar het zou ook kunnen dat er onduidelijkheid is over de rolverwachtingen en rolopvattingen. In dit artikel lees je hoe dit zit en hoe je het oplost.
Inhoud
Wat is het verschil tussen een rol en een functie?
Een functie verwijst naar de specifieke taken en werkzaamheden die iemand uitvoert. Een rol gaat meer over het gedrag dat daarbij hoort en is niet per se verbonden aan de functie.
In functiebeschrijvingen staat beschreven wat de taken en verantwoordelijkheden zijn. De invulling ervan meestal niet. En dat is precies waar er misverstanden kunnen ontstaan.
Bijvoorbeeld: een teamleider heeft in zijn functiebeschrijving staan dat hij taken toewijst aan teamleden, hun prestaties beoordeelt en rapporteert aan het hoger management. Daar hoort bij dat hij de rol heeft van coach en kwaliteitsbewaker. Maar ook dat hij, net als iedereen binnen de organisatie, initiatief neemt en feedback geeft.
Rolduidelijkheid betekent dat het helder en bekend is hoe de teamleider zijn functie uitvoert en de medewerker weet wat hij kan en mag verwachten van de teamleider.
Hoe ontstaat rolonduidelijkheid?
Rolonduidelijkheid ontstaat door meerdere oorzaken:
1. Wisselend beleid
In sommige bedrijven komt het voor dat er elke keer van beleid gewisseld wordt. De ene keer ligt de nadruk op vernieuwing van het aanbod, de andere keer op kostenreductie en dan ineens gaat het roer om en ligt alles op het aantrekken van nieuwe klanten.
Voor medewerkers is het dan heel moeilijk te bepalen hoe ze zich moeten opstellen: welke initiatieven kunnen ze nemen, is er ruimte voor eigen inbreng, mogen ze feedback geven aan hun manager?
2. Nieuwe of onervaren medewerkers
Nieuwe medewerkers of starters weten soms moeilijk te bepalen wanneer ze moeten meebewegen en wanneer niet. Meer ervaren medewerkers weten zo langzamerhand wel hoe de hazen lopen en hoe ze het management en hun klanten tevreden kunnen houden. Voor nieuwe medewerkers is het daarom extra belangrijk om ze mee te nemen in besluitvorming, ze feedback te geven en een heldere koers uit te zetten.
3. Mismanagement
Een leidinggevende die zelf nog erg aan het zoeken is naar de invulling van zijn rol en daardoor onvoorspelbaar is, kan behoorlijk invloed hebben op de stabiliteit van zijn team of afdeling.
4. Gebrek aan feedback
Als je als medewerker geen idee hebt of je het goed of fout doet, dan is het moeilijk te bepalen hoe je je werk moet doen. Je doet maar waarvan jij denkt dat het het beste is.
Gevolgen van rolonduidelijkheid
Rolonduidelijkheid kan stress en frustratie opleveren. Taken worden dubbel gedaan, andere taken worden niet gedaan. Niemand of iedereen ziet ze als zijn taak. Medewerkers nemen zelf geen verantwoordelijkheid en toetsen alles bij hun leidinggevende. De leidinggevende ziet medewerkers die niet zelfstandig werken en krijgt er zo een heleboel taken bij. Andere medewerkers onttrekken zich eraan en gaan hun eigen gang.
Er ontstaat een organisatie waar geen grenzen gesteld worden, te weinig gedelegeerd wordt en onderlinge irritaties zijn omdat iedereen andere verwachtingen heeft van hoe het werk gedaan moet worden.
Hoe creëer je rolduidelijkheid?
Reden genoeg dus om te zorgen voor rolduidelijkheid: de rolverwachtingen komen overeen de rolopvattingen.
Rolverwachtingen zijn de verwachtingen die anderen hebben over hoe jij je functie zou moeten invullen. Rolopvattingen zijn de ideeën die jijzelf hebt over hoe jij je rol moet invullen.
We ontwikkelden een spel waarmee je rolverwachingen en rolopvattingen bij elkaar brengt. Hieronder een korte uitleg:
- De medewerker, leidinggevende en een aantal collega’s bepalen samen welke rol(len) de medewerker heeft. Bijvoorbeeld: als planner is jouw rol ook dat je helder communiceert en afstemt met je collega’s.
- De medewerker vult in welke werkzaamheden, taken en activiteiten volgens hem bij deze rol horen. De leidinggevende en een aantal collega’s doen hetzelfde.
- Vervolgens leg je de overeenkomsten bij elkaar en de verschillen apart.
- De medewerker en de leidinggevende bespreken samen de verschillen en hoe ze de rolopvatting en rolverwachting op elkaar kunnen afstemmen.
Zo bepaal je samen hoe de medewerker de functie invult, wat er van hem verwacht wordt en hoe dit past bij de doelen van de organisatie.
Wil je het rollenspel ook doen? Je kunt het gratis downloaden via onderstaande knop.
