Thuiswerken wordt steeds normaler. Daar lopen werk en privé in elkaar over. Voorheen dacht je op je werk aan je werk en thuis aan privézaken. Nu werk je thuis en denk je aan alles tegelijk. Rust in je hoofd, dat is nu ver te zoeken. Mails die binnenkomen, telefoontjes van klanten, kinderen die aandacht vragen, huishouden, collega’s met vragen, zoommeetings en ga zo maar door. En eigenlijk moest alles gisteren af zijn of NU gebeuren.
Mijn hoofd loopt over
De berg met to-do’s blijft groeien. Je begint het overzicht te verliezen en weet niet meer waar je moet beginnen. Niet alles is even belangrijk. Maar hoe drukker je hoofd is, hoe moeilijker het is om onderscheid te maken tussen nutteloze kleine dingen en grote zaken die geregeld moeten worden. Je hoofd draait overuren met ‘niet vergeten’ en ‘moet ik nog doen’. Rust krijgen in je hoofd. Dat is wat je wil.
Vechten of bevriezen
Iedereen gaat op een andere manier met die berg om. De één komt in actie en gaat als een kip zonder kop lukraak to-do’s oppakken in de hoop dat de berg zo snel mogelijk kleiner wordt. Hierbij wordt geen rekening gehouden met belangrijkheid of prioriteit. Dit is de vechtmodus.
De ander wordt passief en weet niet meer waar hij moet beginnen. Hij kijkt apathisch naar de berg van alles wat hij nog moet doen, maar weet niet waar hij moet beginnen. Dus doet hij maar niets. Hij bevriest.
Rust in je hoofd krijgen in 6 stappen.
Het vechten en het bevriezen zijn manieren om met het volle hoofd om te gaan. Effectief is het niet. Belangrijk is om eerst orde te scheppen in de berg to-do’s en het volle hoofd aan te pakken. Met de volgende stappen gaat het je zeker lukken.
Stap 1: Neem de tijd
Stap 1: Neem de tijdGa zitten aan tafel met een kop thee of koffie. Er zijn verschillende programma’s om to-do lijstjes te maken. Het internet staat er vol mee. Denk aan Microsoft to do, Trello of gewoon ouderwets pen en papier. Hier kan je bijvoorbeeld het handige werkblad ‘Moeten in kaart’ voor gebruiken. Kies de manier die bij jou past. Neem de tijd. Ik hoor je denken: “Die tijd heb ik nu juist net niet!” Toch raad ik aan om hier tijd voor te maken. Het gaat je zoveel opleveren! Je gaat orde scheppen in de chaos en komt tot rust in je hoofd.
Download het werkblad ‘Moeten in kaart’
Stap 2: Maak categorieën
Begin bij het begin. Om te voorkomen dat je een enorme, onoverzichtelijke lijst hebt met dingen die je nog ‘moet’ doen, ga je categorieën maken. Bijvoorbeeld een bladzijde in je notitieboek of tabblad in je pc per project, taak of klant. En als werk en privé steeds door elkaar loopt, kun je zelfs een pagina voor privétaken maken. Plan dat moment om de vaatwasser uit te ruimen, de was op te hangen of een boodschap te doen. Plan ook momenten om even naar buiten te gaan of te ontspannen.
Stap 3: Vul de categorie
Ga nu per categorie na wat er allemaal gedaan moet worden. Denk bijvoorbeeld bij de presentatie voor de nieuwe klant aan deelnemers uitnodigen, de online link versturen, de presentatie maken, je collega vragen om extra input enz. Maak het zo concreet mogelijk. Dus niet: ‘website maken’, maar ‘teksten schrijven, afbeeldingen verzamelen, afspraak inplannen met webdesigner etc.’. Wat is het voordeel van een taak concreet en klein maken? Zo hou je overzicht, kun je makkelijker inschatten hoeveel tijd het kost en als de deeltaak af is kun je het van je lijst afstrepen. En dat afstrepen geeft de meeste mensen een voldaan gevoel. En bedenk je iets nieuws, zet het direct in de juiste categorie. Het staat nu ergens, dus kun je het niet meer vergeten en kan het uit je hoofd. Zo creëer je meer rust in je hoofd.
Stap 4: Stel prioriteiten
Nu heb je verschillende lijsten met zaken die gedaan moeten worden. Ga nu per lijst na wat er prioriteit heeft. Wat moet er eerst gedaan worden. wat kan er wachten en kun je voor een ander moment inplannen of wat je kun overdragen aan een ander? Hierbij kan de volgende vraag helpen: ‘Moet ik dit nu zelf doen?’ Neem elke dag de tijd om opnieuw de prioriteiten voor die dag te maken. Of nog beter, maak de lijst aan het einde van je werkdag alvast voor de volgende dag.
Stap 5: Wees realistisch
Bij het maken van de prioriteitenlijst kun je alles erop zetten, maar hou daarbij ook rekening met de tijd die je ervoor nodig hebt. Zet je prioriteitenlijst niet te vol. Gun jezelf het heerlijke gevoel dat je alles van je lijst hebt afgestreept. En heb je nog tijd over? Geniet dan van je voldane gevoel, bel eens voor een praatje met een collega of pak alvast iets op voor de volgende dag.
Stap 6: Focus
Je krijgt het meest gedaan in een kortere tijd als je focust. Maak tijdsblokken waarin je alleen met een bepaalde taak aan de gang gaat. Plan bijvoorbeeld een uur in voor administratie. In die tijd doe je alles wat te maken heeft met de administratie. Je zit er dan goed in. Zet ook je telefoon op stil. Zo word je in dat uur niet afgeleid door mails, appjes en facebookberichten die om je aandacht schreeuwen.
Toepassen en meer
Veel succes met het toepassen van de stappen en overzicht krijgen in de berg to-do’s. En heel fijn als je hier genoeg aan hebt om rust te vinden in je hoofd. Maar het kan heel goed zijn dat je meer nodig hebt dan deze tips. Dan biedt onze cursus Timemanagement uitkomst. Hier krijg je nog veel meer inzicht in wat maakt dat jouw hoofd overloopt en vooral wat je eraan kunt doen. Ook de training Regie op uw eigen vitaliteit en inzetbaarheid is een aanrader als je je wilt werken aan je eigen vitaliteit in jouw werk en privéleven. Of doe nu de ‘Grip op jouw tijd’ test, en ontdek waar jouw verbeterpunten liggen. Wil je meer weten? Neem contact op met een van onze studieadviseurs via 0172 – 42 34 56.
