Wordt je strakke projectplanning overhoop gegooid door extra aanvragen waar je niet op gerekend had? Dan spreken we van scope creep. In dit artikel vertellen we wat het inhoudt en delen we tips om scope creep te voorkomen.
Inhoud
Over de projectscope
Tijdens de initiatiefase van een project is het als projectleider verstandig om de projectscope te definiëren en te bespreken met de opdrachtgever. Dit is de omschrijving en afbakening van de werkzaamheden die samen het project vormen. Alles wat buiten de scope valt, hoort niet bij het project en wordt dus ook niet gedaan.
Wat is scope creep?
We spreken van scope creep wanneer er tijdens het project verzoeken komen om taken of werkzaamheden buiten de projectscope uit te voeren. Met deze verzoeken is geen rekening gehouden tijdens de planning en kosten dus meer tijd (en budget) dan begroot.
Het gevaar van scope creep
Je zou zeggen: ‘klein klusje tussendoor’ moet kunnen, toch? Helaas blijft het meestal niet bij één verzoek. Wanneer de extra verzoeken zich gedurende het project opstapelen, kost het bij elkaar veel meer tijd en budget dan gepland. Dat brengt de planning in gevaar, en daarmee de haalbaarheid van het gehele project.
Tips om scope creep te voorkomen
De beste manier om scope creep te bestrijden, is door het te voorkomen. Deze tips zullen je daar als (beginnend) projectleider bij helpen.
1. Duidelijke projectscope opstellen
Het begint met een heldere omschrijving van het project, inclusief doelen, deliverables en grenzen. Probeer bij voorkeur één overzicht op te stellen met een samenvatting van de gehele scope. Later kun je hierop terugvallen wanneer scope creep op de loer ligt.
2. Neem zaken op die buiten de projectscope horen
Krijg je tijdens je projecten vaak dezelfde verzoeken van stakeholders die buiten de projectscope vallen? Of verwacht je bepaalde vragen? Geef dan aan in je projectplanning dat dit buiten de scope valt. Benoem bijvoorbeeld specifiek dat het afvoeren van materialen geen onderdeel is van de installatiewerkzaamheden en dat locaties hier zelf verantwoordelijk voor zijn.
3. Deel de projectscope met stakeholders
Neem de projectscope door met de opdrachtgever, voordat je naar de volgende fase in het project gaat. Deel het document ook met betrokken stakeholders, zodat iedereen op de hoogte is van wat wel en niet tot het project hoort. Het liefst via e-mail, zodat je bewijs van verzending hebt. Eventueel kun je de gelegenheid bieden om vragen te stellen of feedback te geven.
4. Haal de projectscope erbij wanneer nodig
Krijg je een verzoek dat buiten de scope valt? Benadruk dan op vriendelijke wijze dat dit helaas buiten de scope valt en er geen capaciteit is om de extra werkzaamheden nu nog toe te voegen. Blijft iemand aandringen? Verwijs dan naar de eerder verzonden projectplanning met de project scope en het feit dat de kans nu vervlogen is om extra zaken toe te voegen.
5. Implementeer een controleproces voor wijzigingen
Krijg je te maken met een erg hardnekkig verzoek? Het controleproces is dan een laatste redmiddel. Vraag de aanvrager om een wijzigingsverzoek in te dienen in een door jou bedacht format. Beoordeel vervolgens samen met andere stakeholders of het verzoek zwaarwegend genoeg is om de projectscope aan te passen.
6. Leer ‘nee’ zeggen
Scope creep voorkomen is eigenlijk vooral ‘nee’ zeggen tegen alles wat buiten de scope valt. Hoe lastig het soms ook is. Heb je hier moeite mee? Download onze whitepaper ‘6 belachelijk simpele manieren om ‘nee’ te zeggen’ voor praktische tips.
7. Voorkom vage projectdoelstellingen
Een duidelijke, afgebakende projectdoelstelling laat geen ruimte voor scope creep. Het ‘installeren van techniek die de duurzaamheid van de bedrijfspanden bevordert’ is bijvoorbeeld veel onduidelijker dan een exacte omschrijving van het aantal zonnepanelen, warmtepompen en isolatie die per gebouw toegebracht gaan worden. Ook is het goed om de exacte werkzaamheden te specificeren per doelstelling.
8. Voor wat hoort wat
Is er geen manier om het extra verzoek af te wijzen? Leg de aanvrager dan uit dat dit betekent dat een andere taak niet uitvoerbaar is. Overleg samen welke taak dan komt te vervallen. Dit helpt niet alleen om de planning overeind te houden, maar benadrukt ook de zwaarte van scope creep bij de aanvrager.
9. Eén aanspreekpunt
Als projectleider ben je het aanspreekpunt voor alle betrokkenen. Voor individuele teamleden is het soms nog lastiger om ‘nee’ te zeggen wanneer een stakeholder hen persoonlijk aanspreekt om een taak uit te voeren die buiten de scope valt. Benadruk daarom bij al je teamleden om bij vragen naar jou door te verwijzen.
10. Communiceer pro-actief
Stuur elke maand (of na elke projectmijlpaal) een update naar stakeholders over de voortgang, verwachtingen en eventuele wijzigingen. Vraag daarbij ook om feedback. Op die manier geef je wel inspraak, maar binnen de afbakening van het project.
Volgende keer beter
Lukt het je niet om scope creep buiten de deur te houden? Zie het dan als een les. Tijdens je volgende project kun je deze extra toevoeging al tijdens de planning meenemen of bespreken.
Ontwikkel je vaardigheden
Meer leren over leidinggeven binnen projecten? Ontwikkel de belangrijkste vaardigheden voor je (nieuwe) rol als projectleider, vergroot je kennis van projectmatig werken en oefen met praktische vaardigheden tijdens de training Leidinggeven aan projecten.
Wil je jouw kennis van projectmatig werken vergroten én vaardigheden ontwikkelen voor het aansturen van een projectteam? Schrijf je dan nu in.
