Een slecht nieuws gesprek voeren kan lastig zijn. Maar het hoort bij je taken als leidinggevende. Trainer Bianca Brakenhoff van IMK Opleidingen geeft tips voor een slecht nieuws gesprek: hoe je je voorbereidt, hoe je het handig aanpakt en waar je op moet letten.
Inhoud
Wat is een slecht nieuws gesprek?
Wanneer is iets slecht nieuws? Als het nieuws betrekking heeft op beslissingen die negatief of teleurstellend zijn voor de medewerker, terwijl hij of zij dit niet verwachtte.
Voorbeelden van slecht nieuws gesprekken
- Een medewerker vertellen dat zijn contract niet wordt verlengd of wordt beëindigd.
- Vertellen dat geplande verlofdagen (toch) niet opneembaar zijn.
- Vertellen dat de promotie niet doorgaat.
- Een afwijzing na een sollicitatie.
Een slecht nieuws gesprek goed voeren
Bovenstaande voorbeelden zijn geen leuke boodschappen om te brengen. Maar wel noodzakelijk. Omdat het nieuws al slecht genoeg is, is het van belang om het wel op een goede manier te brengen. De inhoud van de boodschap wordt niet leuker, maar de manier waarop je het brengt heeft wel invloed op hoe de boodschap binnenkomt en hoe je samen verdergaat.
Slecht nieuws gesprek voorbereiden
Zeker als je tegen het gesprek op ziet, is het fijn om terug te vallen op een soort protocol slecht nieuws gesprekken. Dan kun je de stappen volgen en weet je zeker dat je goed voorbereid het gesprek in gaat.
- Stel jezelf de vraag: wat is het ergste wat er kan gebeuren?
- Beschrijf voor jezelf de boodschap kort en krachtig in één zin.
- Zet de argumenten en onderbouwing voor het besluit op een rij.
- Bedenk hoe de medewerker zou kunnen reageren.
- Denk na over mogelijke oplossingen en welke concrete hulp of ondersteuning je de medewerker kan aanbieden.
Je bent nu klaar om het slecht nieuws gesprek te voeren, doelgericht en effectief.
Slecht nieuws gesprek voeren
Doe het zo goed mogelijk door onderstaande stappen te volgen.
Stap 1: Breng de boodschap kort en krachtig.
Draai er niet omheen, maar kom meteen ter zaken.
- Begin niet eerst over koetjes en kalfjes
- Leid de boodschap niet in en draai er niet omheen
- Vraag niet: “Wat denk je zelf dat er aan de hand is?”
- Maak het niet kleiner dan het is, maar ook niet groter
Voorbeeld:
“Fijn om je te spreken. Ik heb deze telefonische afspraak met je gemaakt om je te vertellen dat ik je contract als activiteitenbegeleidster niet ga omzetten in een contract voor onbepaalde tijd.”
Stap 2: Reactie opvangen
Daarna blijf je zeven seconden stil. Dat is lang, maar daarmee geef je de ontvanger de tijd om het nieuws binnen te laten komen. Hierin kan de ontvanger zelf bepalen hoe slecht het nieuws is.
Dan volgt de reactie van de ontvanger.
- De ontvanger kan boos, verdrietig of stil worden.
- Het kan ook zijn dat de ontvanger het nieuws al aan had zien komen en heel rustig reageert.
Geef de ontvanger genoeg ruimte om te reageren op het slechte nieuws.
Vanuit de emotionele reactie ga je meeveren. Laat merken dat je de reactie begrijpt door de gevoelens van de ander onder woorden te brengen.
Pas op voor de valkuilen:
- Ga niet tegen de emotionele uitingen in. In deze fase is dat olie op het vuur gooien.
- Begin niet te snel met de uitleg en de argumenten. Als iemand nog vol in de emotie zit, komt dit niet binnen.
- Ga niet troosten. Je probeert dan twee rollen te vervullen die niet samengaan.
Er is geen regel voor hoelang deze fase duurt. Als de ontvanger de ‘waarom’ vraag stelt, dan kan dit aangeven dat hij toe is aan het horen voor de volgende stap. Als het niet expliciet wordt aangegeven, controleer je het eerst door te vragen: “Wil je dat ik uitleg waarom ik deze beslissing heb genomen?”
Stap 3: Argumenten aangeven
Geef kort en bondig maximaal twee of drie argumenten voor het besluit.
Blijf zakelijk en gebruik elke keer dezelfde woorden. Dit vergroot het besef van de boodschap en dat het besluit niet onderhandelbaar is.
Pas op voor de valkuilen:
- Rechtvaardig de argumenten niet door te zeggen: “Je moet toch begrijpen…”
- Verschuil je niet achter het management: “Ik vind het ook een stomme beslissing, maar ik heb geen keus.”
- Laat je niet verleiden om in discussie te gaan of te onderhandelen over het besluit. Het besluit staat namelijk vast.
Voorbeeld:
“Door een reorganisatie hebben we in de toekomst plek voor minder activiteitenbegeleiders. Je voert je werkzaamheden goed uit, maar nog niet op hetzelfde niveau als meer ervaren begeleiders. We hebben daarom besloten om je geen onbepaald contract aan te bieden.”
Stap 4: Vervolgacties en afspraken maken
Bespreek samen hoe het vervolg eruitziet. Welke concrete oplossingen, hulp of ondersteuning kun je de
medewerker aanbieden?
Als het slechte nieuws heel confronterend is geweest, is het aan te raden een nieuwe afspraak te plannen om de vervolgacties te bespreken.
Pas op voor de volgende valkuilen:
- Onduidelijk zijn over de vervolgstappen. Bereid je hier goed op voor.
- Te veel details geven. Deze details komen op dit moment niet binnen.
- Toezeggingen doen die je niet na kunt komen.
Voorbeeld:
“Het is voor mij nog te vroeg om te bepalen of jij hetzelfde niveau kunt bereiken. Daarom wil ik je contract met een half jaar verlengen en daarna nogmaals evalueren. Ik kan niet beloven dat het daarna wel een vast contract wordt.”
Tip: Niet uitstellen, maar doen
Vaak maak je je vooraf enorm druk over het slecht nieuws gesprek en bedenk je alle mogelijke scenario’s. Daarom is het beter om het gesprek zo snel mogelijk in te plannen. Soms valt het mee als je het gesprek hebt gevoerd. Vaak is het zelfs een opluchting als het achter de rug is. Niet uitstellen, maar gewoon inplannen en get it over with dus.
Trainingen slecht nieuws gesprekken
Wil jij beter worden in slecht nieuws gesprek voeren? Oefen ze dan in een veilige omgeving. IMK Opleidingen heeft verschillende opleidingen en trainingen waar dit onderwerp in naar voren komt.
- Wil je een stevige basis voor leidinggeven, dan is de Opleiding Middle Management A wellicht iets voor jou.
- Ben je doorgegroeid vanaf de werkvloer? Dan is de tweedaagse training Praktisch leidinggeven op de werkvloer heel geschikt.
- En ook als je teamleider bent hebben we een passend aanbod in de training De effectieve teamleider.
Start je binnenkort in een leidinggevende functie? Of ben je benieuwd of leidinggeven bij jou past? Bereid je voor met deze whitepaper.
Download whitepaper
