Een opvolging van een offerte – hoe doe je dat succesvol?

Een goede offerte maken is al een klus. Een opvolging van een offerte is de echte uitdaging. De praktijk leert dat bedrijven te vaak kansen laten liggen doordat de communicatie stilvalt nadat de offerte de deur uit is. Hoe voorkom je dat? Hoe zorg je ervoor dat een groter percentage van de offertes omgezet wordt in een opdracht? Trainer Timen Beijes van IMK Opleidingen geeft je 7 praktische tips! 

Nabellen 

Times Beijes: “We beginnen met de vraag: wat houdt een verkoper tegen om een klant na te bellen? Dat kunnen verschillende redenen zijn. De eerste is de aanname dat een klant die echt geïnteresseerd is, zelf wel contact met jou opneemt. Dat is een misvatting. Iedereen is druk, de waan van de dag krijgt vaak voorrang. Dat betekent echter niet dat de klant jouw product of dienst niet belangrijk vindt; hij komt er gewoon niet aan toe. Help hem een handje!  

Weten dat jouw klant altijd heel druk is, kan ook een belemmering zijn om te bellen. Wat als je precies op het verkeerde tijdstip belt? Wat als de klant de offerte nog niet heeft doorgenomen? Je weet dat nooit helemaal zeker, maar je kunt het jezelf en de klant wel gemakkelijker maken. Hoe? Door een afspraak te maken over het tijdstip waarop je de offerte bespreekt.     

Soms ken je de klant niet. Bijvoorbeeld omdat hij de offerte online heeft aangevraagd, of omdat je collega de klant heeft gesproken en de offerte heeft uitgebracht. Dat kan de drempel om te bellen verhogen. Bedenk in zo’n geval dat je niet ‘koud’ belt; de klant heeft immers zelf om een offerte gevraagd!    

De laatste reden is misschien wel de belangrijkste: de angst voor een ‘nee’ op je offerte. Je zou denken dat verkopers daar wel mee om kunnen gaan. Toch blijkt dat dit nogal eens tegenvalt. Eén ding is zeker: als je 

niet nabelt, is je succes volledig afhankelijk van de klant. 

Opvolging offerte als een pro, zo doe je dat! 

Tip 1: Maak een afspraak, blijf in de lead

De eerste tip die ik je geef, is meteen de belangrijkste: maak een afspraak! In de meeste gevallen heb je contact gehad met de klant en heb je afgesproken dat je een offerte gaat uitbrengen. Spreek op datzelfde moment ook af wanneer je contact hebt over de offerte. En bevestig dit nog even in de offerte zelf, of in de begeleidende mail.  

Op het moment dat jij je offerte mag uitbrengen, betekent dit dat de klant het belang ziet van het product of de dienst die jij aanbiedt. Laat dat gevoel niet wegebben, blijf in de lead en zorg dat je in top of mind blijft. Meestal betekent dit dat je niet langer dan zeven dagen moet wachten.  

Bij offertes waar grote bedragen mee gemoeid zijn, moeten vaak meerdere mensen ernaar kijken. Dan vergt de afweging wat meer tijd. Probeer in zo’n geval vooraf te polsen hoeveel tijd een bedrijf nodig denkt te hebben en spreek af wanneer je contact hebt over de offerte.      

Nog een reden om het niet uit te stellen: hoe langer je wacht, hoe groter de drempel voor jezelf wordt om te bellen. Heb je afgesproken dat de klant jou belt, maar blijft het telefoontje uit? Bel dan alsnog zelf.   

Tip 2: Vraag door bij twijfel of bezwaren, haal het verlangen naar boven 

Lukt het niet goed om een afspraak te maken? Dan kun je je afvragen hoe serieus de belangstelling van de klant is. Waar zit ‘m dat in?  

Past jouw product of dienst niet goed genoeg bij zijn vraag of situatie? Dan is het belangrijk om dat te weten. Zo kun je voorkomen dat je zowel de tijd van de klant als die van jezelf verspilt.  

Mist de klant informatie? Dan ligt het anders en is het belangrijk daarop door te vragen. Je kunt uitleg geven in het gesprek en er ook in je offerte nog eens op inhaken. Zodat je aanbod optimaal aansluit op de wensen van de klant.  

Is de belangstelling bij de klant wat weggezakt? Ga dan terug naar jullie eerste gesprek. Wat was de reden voor het contact en voor de offerteaanvraag?  

Stel dat de klant jouw product of dienst niet koopt, wat loopt hij dan mis? Wat kost het hem? Haal de ‘pijn’ naar boven, dan maak je tegelijkertijd het verlangen wakker. Waar hoopt de klant op, van welk succes of resultaat droomt hij en hoe kun jij hem daarbij helpen?  

Zo vergroot je de kans dat je verkoopt. Vooral bij diensten is dit van belang! 

Tip 3: Stop niet na 1 nabelpoging: blijf bellen!  

Wist je dat 80% van de verkopen 5 follow-ups nodig heeft voordat een klant ‘ja’ zegt? En dat 44% van de verkopers stopt na poging 1? Wat een gemiste kans! 

Natuurlijk moet je niet blijven aanhouden als de klant duidelijk ‘nee’ heeft gezegd. Dat werkt averechts. Maar zolang je geen definitief nee hebt gehoord, maak je kans.  

Mogelijk heeft de klant meer tijd nodig. Bijvoorbeeld omdat hij heel druk is, of omdat het om een grote investering gaat. Het kan ook zijn dat de klant meer informatie nodig heeft over jouw product of dienst. Of deze wil vergelijken met het aanbod van concurrenten. Of dat hij gewoon wat vaker contact met je wil hebben, om een goed gevoel bij de deal te krijgen. Dan is het de kunst om zowel geduldig als vasthoudend te zijn.        

Let op: hoe vaak je nabelt, hangt natuurlijk ook samen met de grootte van het bedrag, of het belang voor jou. Als het om een tientje gaat, stop je er minder energie in dan wanneer het om een ton gaat. Als het om een eenmalige klant gaat, investeer je minder dan wanneer het een klant is die via ‘een eerste deal’ wil aftasten hoe het aanbod bevalt en vervolgens met een terugkerende, grotere afname kan komen.      

Tip 4: Bereid je goed voor, verbaal en non-verbaal 

Een offerte succesvol opvolgen begint bij een goede voorbereiding. Open deur? Toch wordt het nogal eens vergeten. Ga er ontspannen mee om, maar nooit nonchalant. De klant voelt het verschil feilloos aan.  

‘Hoe gaat het?’ is een heel vanzelfsprekende opening, maar ook een sociaal wenselijke. Als je echt interesse toont voor het antwoord en erop ingaat, kun je een mooie start maken voor het gesprek!      

Probeer in te schatten welke vragen de klant kan hebben over de offerte en jouw product of dienst. Vraag je af welke bedenkingen hij mogelijk heeft over bepaalde onderdelen, of over de hoogte van het geoffreerde bedrag. Of welke bezwaren hij heeft tegen de voorwaarden. Hoe beter je je verplaatst in de klant, hoe beter jij in het gesprek kunt inspelen op zijn vragen of weerstand. 

Bedenk ook welke vragen jijzelf nog wilt stellen aan de klant. De vraag: ‘Wat vindt u van het aanbod?’ ligt het meest voor de hand. Andere vragen zijn bijvoorbeeld: ‘Is er nog iets dat ik nader kan toelichten?’ ‘Waar zit twijfel?’ Of: ‘Zijn er in de tussentijd nog ontwikkelingen binnen uw bedrijf of in de markt geweest waar we misschien iets in kunnen betekenen, of waarop we de offerte kunnen bijstellen?’  

Lichaamstaal speelt een belangrijke rol bij communicatie. Ook als de ander jou niet ziet. Je kunt je voorstellen dat je stem anders klinkt als je onderuitgezakt zit dan wanneer je rechtop zit. Weet je ook dat je overtuigender overkomt wanneer je staat? En dat je anders klinkt wanneer je belt met een brede glimlach dan met een neutraal gezicht.  

Het zijn details, maar elk detail telt! Zorg dus dat je elke kans benut bij elk aspect waar jij invloed op hebt.  

Tot slot: het is slim om de hoofdpunten van een gesprek te noteren, zodat je zeker weet dat je geen belangrijke dingen of vragen vergeet. Maar bel niet volgens een vast script. De klant merkt onmiddellijk of je echt een gesprek met hém voert, of dat je een lijstje met vragen afwerkt die je iedereen kunt stellen.  

Liever stuntelen en het even niet weten dan een robot die vragen stelt of antwoorden geeft zonder de klant te zien of echt te luisteren.     

Tip 5: Kraak geen concurrenten af, blijf bij je eigen kracht 

Merk je dat een klant twijfelt tussen jou en een of meer concurrenten? Praat nooit negatief over de concurrenten. Dat is een zwaktebod en slechte reclame voor jezelf.  

Sterker nog: praat zo weinig mogelijk over de concurrent. Blijf bij jezelf en jouw producten of diensten. Daar zit je kracht, daar zit de kwaliteit die je de klant kunt bieden.  

Tip 6: Leer en groei van elk gesprek! 

Je wilt natuurlijk het liefst dat jouw nabellen resultaat oplevert. Bedenk dat je met elk gesprek – ook wanneer de klant jouw aanbod afwijst – je voordeel kunt doen. 

Vraag wat de reden is dat de klant niet voor jouw aanbod heeft gekozen. En wat jij anders had kunnen doen, waardoor hij dat wél gedaan zouden hebben. 

• Je krijgt waardevolle informatie over hoe de klant aankijkt tegen jouw product, je dienstverlening en jouw bedrijf. 

• Je krijgt wellicht waardevolle informatie over wat je concurrent anders of beter doet en wat de reden is dat de klant voor hem kiest.  
• Je kunt leren over wat je in een volgend gesprek, in de offerte of in de voorbereiding beter kunt doen.  

Als je op die manier in een gesprek blijft zitten, weet je bovendien zeker dat je positief, open en geïnteresseerd overkomt op de klant. En dat levert altijd iets op.   

Tip 7: Verbind steeds jouw aanbod met de situatie van de klant 

Natuurlijk wil je graag de deal sluiten. Maar hoe gretiger je bent en hoe meer je daarop focust, hoe groter het risico dat je de klant uit het oog verliest. Stel niet jouw offerte centraal, maar de situatie en behoefte van de klant.   

Je offerte is natuurlijk wel de aanleiding om na te bellen. Het is belangrijk dat je de kwaliteiten van je eigen dienst of product goed kent, en de kwaliteiten van het bedrijf waarvoor jij werkt. Waar onderscheid je je in, wat maakt jouw aanbod uniek en wat levert dit de klant op? 

Met andere woorden: leg steeds de verbinding tussen de situatie van de klant en de toegevoegde waarde van jouw product of dienst voor de klant!” 

Wil je je verkoop skills verder ontwikkelen? Kijk eens in ons aanbod!  

Denk jij na het lezen van dit artikel: interessant, ik wil daar graag meer van weten! Kijk dan eens naar de Opleiding Accountmanagement A of de Training Commerciële binnendienst. Je kunt ook altijd contact opnemen met onze studieadviseurs via 0172 – 42 34 56. of infoadvies@imkopleidingen.nl 

Veelgestelde vragen over offerte opvolging