Heb je veel te doen en weinig tijd? Geen overzicht en het idee dat je constant tegen een eindeloze berg taken moet opboksen? Als dit herkenbaar klinkt, is het tijd om met timemanagement aan de slag te gaan! Neem de regie over je tijd met deze lijst timemanagement tips.
Inhoud
Betekenis van timemanagement
Timemanagement is het slim plannen en beheren van je tijd. Het doel is om effectiever en efficiënter te werken door je taken op een georganiseerde manier af te werken. Timemanagement draait om het maken van keuzes over hoe je je tijd besteedt, plannen en je tijd bewaken. Zodat je kunt doen wat gedaan moet worden, binnen de tijd je hebt, zonder te stressen.
Lees ook: Weg met smoezen om niet aan timemanagement te doen
Timemanagement tips: Plannen en prioriteren
Wil je aan de slag met timemanagement? Het begint allemaal bij een strakke planning en prioritering.
1. Maak een maand- en dagplanning
Weet je aan het begin van een maand al grotendeels wat er deze maand allemaal moet gebeuren? Zet al je taken op een rij en maak een schatting van de tijd per taak.
Deel de taken vervolgens in per dag. Houd hierbij rekening met prioriteiten, deadlines en eventuele afhankelijkheid van anderen.
Zo ontstaat vanzelf een maand-, week- en dagplanning. Dat geeft je overzicht, structuur en richting. En wanneer je merkt dat er te weinig dagen zijn voor de taken die je toebedeeld krijgt, weet je dat er teveel van je gevraagd wordt. Dit kun je bespreken met je manager.
2. Plan ruimte in voor niet-werk
Vergeet niet om pauzes en reistijd op te nemen in je dagplanning. En besteed deze tijd er ook echt aan.
3. Plan het onplanbare
Een planning is niet gebeiteld in steen. Er kan altijd wat veranderen. Een taak duurt bijvoorbeeld langer dan gedacht, er komt een spoedopdracht tussendoor, een collega moet écht even zijn verhaal bij je kwijt of je hebt (aanvullende) input nodig van een collega of klant.
Reserveer daarom in je dagplanning tijdblokken voor het onplanbare. Begin met één of twee uur per dag. Na verloop van tijd merk je vanzelf of je meer of minder tijd nodig hebt. Tijd over? Dan begin je gewoon alvast aan een taak van morgen! Zo compenseer je wanneer je een andere keer uitloopt.
4. Eindig de dag met een vooruitblik
Eindig de dag door naar de planning van morgen te kijken. Wat moet er gedaan worden? Heb je daar de hulp van iemand anders bij nodig of kun je direct aan de slag? Mogelijk zijn er ook ‘spoedjes’ tussendoor gekomen die meteen vandaag af moeten of zijn taken van vandaag nog niet helemaal af. Welke taken kun je verplaatsen naar een ander moment om hier tijd voor te maken?
5. Eindig ook de week met een vooruitblik
Hetzelfde principe, maar dan voor de hele volgende week. Kijk op vrijdagmiddag wat er volgende week allemaal staat te gebeuren en bereid eventueel alvast voor. Wacht je bijvoorbeeld nog op input van een collega voordat je aan een taak kunt beginnen? Stuur dan alvast een reminder.
6. Stel prioriteiten bij ‘spoedjes’
Ondanks je strakke planning zijn er natuurlijk altijd vragen of verzoekjes van klanten of collega’s die in de loop van de dag op je af komen en erg belangrijk voor ze zijn. Natuurlijk wil je graag helpen, maar vergeet daarbij niet je eigen to-do’s. Is het ‘spoedje’ belangrijk genoeg om je planning overhoop te gooien?
Lees ook: Zo stel je prioriteiten in je werk
Moeite om in te schatten welke taken belangrijker zijn? Dan kan de prioriteitenmatrix van Eisenhower je helpen door taken in te delen in 4 categorieën.
7. “Eat that frog”
Heb je meerdere taken op een dag? Het slimst is om met de moeilijkste te beginnen. Of de taak waar je het meest tegenop ziet. Dit wordt ook wel ‘de kikker eten’ genoemd. Wanneer de taak afgerond is, geeft het energie en een gevoel van overwinning. Bovendien zie je er dan niet de hele dag tegenop. Twee kikkers op je lijst? Eet dan eerst de grootste.
8. Zet alle nieuwe taken op een to-dolijst
Komen er nieuwe taken binnen terwijl je je planning al rond hebt? Zet ze allemaal op een lijst, samen met de deadline. Bij het maken van de volgende maandplanning kom je ze dan vanzelf weer tegen. Taken met meer spoed plan je meteen in op dagen waar je nog ruimte hebt. Of je schuift in je planning als het niet anders kan.
Timemanagement tips: Planning bewaken
Een goede planning is het halve werk. Daarna is het de kunst om hem niet in het honderd te (laten) schoppen.
9. Wees transparant over je tijd
Zorg ervoor dat je je beschikbare tijd inzichtelijk hebt. Je planning is daarbij leidend. Bij ongeplande taken kun je dan onderbouwen waarom iets niet haalbaar is.
Wees eerlijk en duidelijk naar mensen wat mogelijk is. Geef bijvoorbeeld aan dat je best bereid bent te helpen, maar niet in het tijdsbestek dat zij vragen op dat moment. Je stelt je zo assertief op, wat nodig is om je tijd te bewaken als dat nodig is.
10. Leer delegeren
Wist je dat je niet alles zelf hoeft te doen? Delegeren is een vaardigheid die je kunt ontwikkelen. Twijfel je of je een taak bij een ander kunt neerleggen? Beantwoord dan deze zes vragen.
11. Leer ‘nee’ zeggen
Meer (belangrijke) taken dan tijd in je dag? Dan zul je toch echt ‘nee’ moeten leren zeggen tegen ongeplande taken die tussendoor komen. Zo doe je dat.
- Bereid de ander voor
- Deel de boodschap duidelijk mee
- Vertel de redenen en oorzaken van je ‘nee’
- Vang de reactie van de ander op
- Bekijk wat je nu kunt doen om de ander toch te helpen
- Wees hard op de inhoud, maar zacht tegen de persoon
- Behoud je relatie, maar bewaak ook je grenzen
12. Voorkom uitstelgedrag
Uitstellen kost tijd. Je moet taken opnieuw inplannen en mensen op de hoogte brengen dat er iets verandert. Bovendien wordt die ene vervelende taak in je hoofd vaak veel groter wanneer je hem voor je uit blijft schuiven. Gewoon doen dus! Eat that frog!
13. Stop de taak wanneer de tijd voorbij is
Een taak duurt bijna altijd langer of korter dan de tijd die je ervoor gereserveerd had. Dat is helemaal niet erg. Hoe vaker je het doet, hoe beter je inschatting wordt. Toch moet je jezelf soms dwingen om te stoppen.
Natuurlijk niet wanneer de taak nog niet af is, maar wel wanneer je aan het finetunen bent. Bijvoorbeeld wanneer de inhoud van de presentatie af is, maar je de slides nog net wat netter aan het maken bent. Vooral wanneer je perfectionistisch bent aangelegd is dit een belangrijk ontwikkelpunt.
Overige tips voor beter timemanagement
Tot slot nog enkele praktische timemanagement tips en overwegingen om het onderste uit de kan te halen.
14. Effectief denken en doen
Denk en doe in de ochtend, praat in de middag. De meeste mensen zijn het meest productief in de ochtend. En omdat collega’s en klanten aan het eind van de dag ook graag naar huis willen, duurt een vergadering aan het eind van de dag eigenlijk nooit onnodig lang.
15. Schrijf het op!
Gebruik je hoofd om na te denken, niet om te onthouden. Schrijf alles wat je moet onthouden op en kom er op terug wanneer je tijd hebt of de informatie nodig hebt. Zo voorkom je dat je afgeleid wordt door andere gedachten en kun je je volledige aandacht aan de taak geven waar je op dit moment mee bezig bent.
16. Effectief telefoneren
Moet je een collega of klant bellen? Vertel dan meteen, aan het begin van het gesprek, waarvoor je de ander belt. Zo geef je het gesprek richting, kader je het af en voorkom je onnodige small talk.
17. Doe kleine taakjes in één keer
Plan een tijdsblok in waarin je kleine taakjes achter elkaar afrondt. Denk aan het invullen van een declaratie, een cadeautje bestellen voor een collega die bijna jarig is en het reserveren van een vergaderruimte. Doe het niet ‘even snel tussendoor’. Zo behoud je focus tijdens het uitvoeren van je taken.
18. En soortgelijke of complementaire taken ook
Doe gelijksoortige taken ook achter elkaar. Bijvoorbeeld het publiceren of klaarzetten van nieuwsartikelen en socialmediaberichten. Je komt dan in een flow en kan lekker door blijven werken.
Hetzelfde geldt voor taken die elkaar opvolgen. Denk bijvoorbeeld aan het opmaken van een nieuwsbrief: de inhoud bepalen, afbeeldingen maken en meteen de teksten schrijven is veel effectiever dan elke dag een klein beetje te doen.
19. Altijd een lege inbox
Een volle mailbox geeft je het gevoel dat je altijd achter de feiten aan loopt. Met een lege inbox heb je controle en overzicht. Je weet precies op wie je nog moet reageren. Bovendien ben je geen onnodige tijd kwijt aan het uit- en opzoeken van e-mails.
Lees verder: Tips en trucs voor het leegmaken van je mailbox
20. E-mail organiseren
Heb je een bepaalde e-mail nodig voor het uitvoeren van een taak? Zorg dan dat je hem snel kan vinden. Laat de e-mail bijvoorbeeld terugkomen in je mailbox op de dag dat je er aan gaat werken. In Gmail kun je daar bijvoorbeeld de snooze-functie voor gebruiken. Of maak aparte mappen aan voor de organisatie van je e-mail.
21. Eerst afmaken, dan aandacht
Wordt je onverwacht gestoord terwijl je nét met iets belangrijks bezig bent? Blijf in je concentratiebubbel en maak de taak eerst af. Anders kom je er misschien wel niet meer terug in. Zeg kort ‘ogenblikje hoor’ en maak je taak af. Leg daarna kort uit waarom je dit écht even af moest maken en dat je collega nu je overdeelde aandacht heeft.
22. Mail op vaste tijden
Kantoortijgers zijn gemiddeld twee uur per dag bezig aan het verwerken van e-mail. Door je e-mails op vaste momenten te beantwoorden, kun je dit verkorten. Plan bijvoorbeeld in de ochtend, na de lunch en om 16.00 een kort e-mailblokje in en verwerk in één keer al je mail. Bang om iets te missen? Als er écht iets belangrijks is, weten je collega’s je wel op andere manieren te bereiken.
Hoe staat jouw timemanagement ervoor?
Benieuwd hoe het met jouw vaardigheden op het gebied van timemanagement staat? Doe de test! Beantwoord deze tien vragen en je weet meteen of er voor jou nog winst te behalen valt.
Cursus timemanagement volgen?
Is timemanagement een serieus probleem voor jou en heb je aan deze tips niet genoeg? Of wil je de vaardigheden uit dit artikel praktisch oefenen en eigen maken? Schrijf je dan in voor de cursus Timemanagement. Leer het probleem bij de wortels aan te pakken en krijg weer grip op je tijd!
