Waarom zou je niet aan timemanagement doen? “Het kost alleen maar tijd en dat is nu net wat ik niet heb.” Of: “Als ik alles plan, dan is er helemaal geen tijd meer voor creativiteit en spontaniteit.” Dit is een kleine greep uit de smoezen die ik als trainer regelmatig hoor.
In dit artikel heb ik de vijf meest gebruikte smoezen op een rij gezet en veeg ik ze van tafel. Handig voor die ene collega die timemanagement onzin vindt of wie weet herken je zelf wel een paar van de argumenten.
1. Timemanagement kost tijd
Ja, niets aan gelogen. Als je een effectief timemanagementsysteem op wilt zetten, ben je eerst tijd kwijt. En dat is juist iets wat je niet hebt.
Laten we even kijken waar je nu je tijd aan kwijt bent. Wie weet vergeet je wel eens iets en moet je het achteraf alsnog regelen. Of maak je onnodige fouten die je, op een later moment, weer recht moet trekken. Dit kost veel tijd die je aan andere dingen had kunnen besteden. Misschien loop je opdrachten mis of kun je afspraken niet nakomen, omdat je het overzicht even kwijt bent. Niet aan timemanagement doen zorgt ervoor dat je achter de feiten aan loopt en dát kost juist tijd.
Bedenk eens wat het je uiteindelijk oplevert als je nu, eenmalig, aandacht besteed aan het opzetten van een timemanagementsysteem. Het geeft je overzicht, verbetert de kwaliteit van je werk en geeft je meer rust doordat je eventuele tijdnood ziet aankomen en kan aanpakken vóór het zich aandient.
2. Ik krijg stress van takenlijsten en agenda’s
Als je al je taken op een rij hebt staan kan dit stress opleveren. Een goed tijdmanagementsysteem kan soms best confronterend zijn. Je hebt ineens overzicht over al je werkzaamheden.
Je kan je kop in het zand steken en ervoor kiezen om je taken niet op een rij te zetten. Zo vermijd je de stress van de volle agenda en de takenlijst. Maar de taken moeten nog steeds gebeuren. Er is een grote kans dat je zaken gaat vergeten. Daarnaast is het moeilijker om je te concentreren op een taak, als je steeds wordt afgeleid door wat je ook allemaal nog moet doen. Het overzicht mist en je bent vooral brandjes aan het blussen.
Een goed timemanagementsysteem zorgt juist voor overzicht. Je hoeft niet alles NU te doen. Het zorgt ervoor dat je de juiste dingen doet op het juiste moment. Zo kun je je focussen op een taak, omdat je weet dat andere dingen op een ander moment staan ingepland. Het geeft juist rust. In het artikel Prioriteiten stellen: Moet ik dit nu zelf doen? lees je meer over prioriteiten stellen en hoe je dit makkelijk kan doen.
3. Door timemanagement kan ik niet meer creatief en spontaan zijn in mijn werk.
Misschien heb je het idee dat gestructureerd werken en creatief en spontaan zijn niet samen gaan. Je krijgt het al benauwd van een agenda waarin alles vaststaat. Of je vindt dat jouw werk zich niet leent voor plannen, omdat dingen zich altijd ad hoc aandienen.
Maar wat blijkt? De meest creatieve geesten zijn juist georganiseerd. Zij zijn goed in prioriteiten stellen en hun tijd goed indelen. Zo gebruiken zij hun denkkracht om te doen waar zij goed in zijn: ‘creatief zijn.’
4. Ik heb gewoon te veel werk
Heb je een overvolle inbox en stapels werk op je bureau? Weet je niet waar je moet beginnen en lijkt het alsof je aan het dweilen bent met de kraan open? Stapels werk en overvolle mailboxen zijn geen teken van ‘het druk hebben’, maar een teken van gebrek aan overzicht. Grote kans dat je moeite hebt met prioriteiten stellen. Besteed je de tijd wel aan de juiste dingen? Daar kom je achter door de werkzaamheden in kaart te brengen en te bekijken: wat moet ik nu doen? (zie ook het artikel Wat moet ik nu doen?). Door je tijd aan ‘de goede dingen’ te besteden, overzicht te krijgen en slimmer te werken, ervaar je minder werkdruk.
In een enkel geval blijkt inderdaad dat er te veel werk is voor de beschikbare tijd en dat er sprake is van een hoge werkdruk. Dan is het belangrijk om in gesprek te gaan met de leidinggevende.
5. Mijn collega’s gaan hier toch niet in mee
“Waarom zou ik aan timemanagement doen als de rest er niets mee doet? Dan heeft het toch geen nut? Zij komen op het laatste moment met die opdracht, waardoor ik in tijdnood kom.”
Met deze denkwijze stel je je afhankelijk op van je collega’s. Je zit in de slachtofferrol en plaatst het probleem buiten jezelf. De ander zorgt ervoor dat je het druk hebt en die is verantwoordelijk voor jouw tijdprobleem. Of toch niet?
Met goed timemanagement zorg je ervoor dat je meer controle hebt over je eigen agenda en je werkzaamheden. Je weet wat je kunt verwachten en kunt erop reageren op het moment dat het jou uitkomt. Je kunt precies inschatten of en wanneer je tijd hebt voor die lastminute taak van je collega. Past het niet in je planning? Dan geef je dat bij je collega aan. Die merkt dan vanzelf dat het handiger is om tijdig met een opdracht te komen. Je kunt natuurlijk ook bekijken of je een andere taak kunt opschuiven of kunt overdragen. Je neemt op die manier je eigen verantwoordelijkheid en hebt controle over je eigen tijd. Het is voor de collegialiteit en voor je eigen professionaliteit ook belangrijk om tijd in te plannen voor onverwachte zaken. Er kan altijd iets tegenzitten en bovendien ben je collega’s en werk je voor hetzelfde doel.
En? Heb je nu genoeg input om je collega te overtuigen of ben je nu zelf overtuigd waarom timemanagement werkt? Wil jij jezelf en je werkwijze verbeteren, zodat je met meer rust en energie aan de slag kan gaan? Verspil dan niet langer je tijd en klik op de link voor meer informatie over onze cursus Timemanagement of schrijf je direct in. Wil je meer tips om jouw timemanagement te verbeteren? Doe dan nu de ‘Grip op jouw tijd’ test, en zie waar jij je nog kunt verbeteren. Je kan ook altijd contact opnemen met een van onze studieadviseurs.
