Een succesvol project begint met een duidelijk document waarin het plan van aanpak beschreven staat. Zo’n document noemen we het projectplan. In dit artikel leggen we uit wat het (niet) is en delen we een praktisch voorbeeld.
Inhoud
Wat is een projectplan?
Een projectplan bevat de belangrijkste afspraken, doelstellingen en informatie voor de uitvoering van een project. Het document wordt opgesteld door de projectmanager en dient goedgekeurd te worden door de opdrachtgever. Het wordt ook wel een plan van aanpak genoemd.
Voordelen van een projectplan
- Je weet wat er moet gebeuren en welke middelen er beschikbaar zijn om het project te realiseren.
- Afspraken over het project staan zwart-op-wit en zijn goedgekeurd door de opdrachtgever. Zo voorkom je dat er gaandeweg onduidelijkheid ontstaat over het te realiseren project.
- Zorgt voor focus door duidelijke afbakening. Je weet precies wat wel onderdeel van het project is en wat niet.
- Beter verwachtingen managen doordat je nu al de risico’s, haalbaarheid en neveneffecten in kaart brengt en de opdrachtgever daarvan op de hoogte brengt.
Niet hetzelfde als een projectplanning
Een projectplan wordt nogal eens verward met een projectplanning. De namen lijken ook wel erg veel op elkaar natuurlijk. Waar een projectplan als basisdocument voor de uitvoering van het project geldt, is een projectplanning een tijdlijn voor het uitvoeren van de activiteiten waaruit het project bestaat. De projectplanning komt in een latere fase van het project aan bod.
Template projectplan
Het is afhankelijk van het type project welke onderdelen in het projectplan opgenomen worden en hoe uitgebreid ze omschreven worden. Als basis kun je uitgaan onderstaand template.
- Probleem of idee: wat er opgelost of gemaakt moet worden.
- Doel: waarom we dit willen.
- Resultaat: wat het gewenste projectresultaat is (SMART).
- Afbakening: wat wel en niet behoort tot het projectresultaat.
- Randvoorwaarden: wat er nodig is om dit project te realiseren.
- Risico’s: wat de zwakke plekken zijn en eventuele gevolgen.
- Neveneffecten: wat de consequenties van het afgeronde project zijn.
- Haalbaarheid: wat de kans van slagen is op basis van eisen, wensen, kennis en ervaring.
Voorbeeld projectplan
Benieuwd hoe deze onderdelen zich vertalen naar een projectplan in de praktijk? Hieronder lees je een voorbeeld projectplan voor de verduurzaming van een melkveebedrijf met behulp van zonnepanelen.
1. Probleem of idee
Het melkveebedrijf heeft de ambitie om haar ecologische voetafdruk te verkleinen en tegelijkertijd kosten te besparen op energieverbruik. Het installeren van zonnepanelen op de daken van de schuren kan hier een effectieve oplossing voor bieden.
2. Doel
Het doel van dit project is tweeledig: ten eerste de energiekosten verlagen door zelf energie op te wekken met zonnepanelen. Ten tweede wil het bedrijf verder verduurzamen en een positieve impact hebben op het milieu door de afhankelijkheid van niet-hernieuwbare energiebronnen te verminderen.
3. Resultaat
Het gewenste projectresultaat is een grote installatie van zonnepanelen op het dak van het melkveebedrijf. Dit omvat het installeren van 700 zonnepanelen, met een geschatte opbrengst van 200.000 kWh per jaar, tijdens of voor Q3.
4. Afbakening
Tot het projectresultaat behoort het volledige ontwerp, de aanschaf en installatie van de zonnepanelen en bijbehorende apparatuur zoals omvormers en montagesystemen, de aanvraag van subsidies en aanmelding van de zonne-installatie. Buiten de scope van dit project vallen andere energiebesparende maatregelen binnen het melkveebedrijf.
5. Randvoorwaarden
Om dit project te realiseren zijn onder andere een geschikt dakoppervlak, financiële middelen voor de investering, toestemming van de eigenaar van het pand, toereikendheid van voldoende materiaal en producten en de beschikbaarheid van gekwalificeerde installateurs nodig.
6. Risico’s
Potentiële risico’s zijn onder meer vertragingen door slechte weersomstandigheden tijdens de installatie, onvoorziene technische complicaties en een vertraagde levertijd. Fluctuaties in subsidiebeleid of energieprijzen spelen ook mee, omdat ze invloed kunnen hebben op de terugverdientijd van de investering.
7. Neveneffecten
Naast het directe voordeel van lagere energiekosten, kan de installatie van zonnepanelen ook leiden tot een verbeterd imago van het melkveebedrijf als milieubewuste organisatie.
8. Haalbaarheid
Gezien de beschikbaarheid van geschikte dakruimte, gunstige financiële regelingen zoals subsidies en belastingvoordelen, en de groeiende ervaring en expertise op het gebied van zonne-energie-installaties, is de kans van slagen van dit project hoog. Met de juiste planning en uitvoering is het realiseren van een grote installatie van zonnepanelen haalbaar en rendabel.
Na het schrijven van het projectplan
Wanneer het projectplan af is, ben je natuurlijk nog niet klaar. Er moet nog een projectteam gevormd worden, het product moet nog ontworpen en ontwikkeld worden en de mogelijke risico’s en uitdagingen moeten overwonnen worden.
Tijdens alle volgende fasen kan er nog van alles gebeuren waardoor de koers van het project veranderd wordt. Zie het projectplan daarom vooral als de fundering waarop je de rest van het project bouwt en niet als een routekaart die je van A naar Z brengt.
Leer alles over de verschillende projectfasen
In dit artikel heb je kennisgemaakt met het projectplan: één van de vele onderdelen waaruit een project bestaat. Wil jij meer leren en in de praktijk oefenen met de verschillende fases van een project? Schrijf je dan in voor de cursus Projectmanagement. De ervaren trainer neemt je stap voor stap mee in het proces.
