Uren bijhouden van de teamleden in je project heeft veel voordelen. Als projectleider weet je of je project op koers blijft, het is transparant naar klanten en als organisatie weet je precies in welke taken de meeste tijd gaat zitten. Maar hoe richt je het handig in? In dit artikel delen we onze tools en tips voor een nauwkeurige urenverantwoording.
Inhoud
Wat is een urenverantwoording?
Met een urenverantwoording weet je precies waar de tijd van je projectleden aan besteed wordt. Het is een overzicht met:
- naam van de werknemer,
- de taken waaraan gewerkt is,
- de tijd die aan deze taken besteed is,
- een omschrijving van de werkzaamheden,
- de datum waarop ze uitgevoerd zijn,
- en de categorie waarbinnen deze taak valt.
Met een urenverantwoording is in één oogopslag duidelijk wat er op een werkdag allemaal gebeurd is.
Waarom uren verantwoorden?
Er zijn verschillende redenen waarom projectmanagers graag inzicht krijgen in de uren waaraan gewerkt is.
- Transparantie richting klanten – Werken je teamleden op uurbasis voor klanten? Door je uren te verantwoorden laat je precies zien wat er gebeurt met het budget.
- Projectvoortgang inzichtelijk maken – Als je inschattingen kloppen, weet je aan de hand van de urenverantwoording precies hoeveel werk er nog gedaan moet worden. Dat maakt het een handige tool om je projectvoortgang te monitoren.
- Betere inschattingen maken – Blijkt dat er veel meer tijd besteed wordt aan een taak dan je had gedacht? Dan weet je dat je tijdens je volgende project meer tijd hiervoor moet inplannen.
- Productiviteit inzichtelijk maken – Je ziet welke medewerkers aan welke taken gewerkt hebben. En hoe lang ze daarmee bezig zijn geweest. Op basis van deze inzichten kun je vervolgens doelgericht actie ondernemen, als dat nodig is.
Tools en software voor urenverantwoording
Spreadsheet
De makkelijkste manier om uren bij te houden is in een spreadsheetprogramma zoals Excel of Google Sheets. Maak per teamlid een sheet aan met de kolommen datum, taak, categorie, uren en vul aan met extra kolommen die in jullie team belangrijk zijn. Als jullie bijvoorbeeld voor meerdere klanten werken, kun je ook de kolom ‘Klant’ toevoegen.
Het voordeel van Google Sheets is dat er één versie is die altijd actueel is. Excel heeft weer als voordeel dat het offline gebruikt kan worden.
Ter illustratie: de urenverantwoording van een freelancer die voor één klant zijn uren bijhoudt.
Toggl Track
Ook zijn er allerlei handige tools om het bijhouden van uren makkelijker te maken. Toggl Track is één van de populairste timetrackers. Deze tool is eenvoudig te gebruiken op desktop en mobiel en met de gratis versie kun je al heel veel.
Zo werkt het: je omschrijft de taak waar je aan werkt, vinkt de tags aan die bij deze taak horen, drukt op de playknop en de tijd gaat lopen. Wanneer je klaar bent, druk je op de stopknop. Alle uren worden vervolgens netjes in één overzicht opgeslagen en kun je later altijd nog aanvullen.
HourStack
Deze timetracker werkt naadloos samen met andere projectmanagement tools zoals Trello, Monday, Asana en Google Calendar.
HourStack geeft een overzicht van je taken, die je vervolgens kunt indelen in je agenda. Daarbij geef je aan hoe lang je er verwacht aan te werken. Zodra je met een taak begint, druk je op de playknop en begint de timetracker om de daadwerkelijke werktijd te registreren. Als projectleider heb je ook de mogelijkheid om taken voor je team in te plannen.
Tips voor een soepele urenverantwoording
- Moeite om projectmedewerkers hun uren te laten bijhouden? Leg dan uit waarom het zo belangrijk is. Benadruk dat het niet gebeurt om ze te controleren, maar om inzicht te krijgen in productiviteit en nauwkeurigheid van je eigen inschattingen.
- Keep it simple. Kies een methode of tool die fijn werkt en blijf erbij. Wanneer jij en je teamleden het steeds vergeten of het niet prettig vinden werken, wordt het nooit een gewoonte.
- Geef als projectleider het goede voorbeeld. Laat actief zien dat jij ook netjes je uren bijhoudt.
- Geef sturing. Geef vooraf mee in hoeveel uur een taak af moet zijn of wat de norm is voor een bepaalde taak. Als dit niet lukt, kan er onderzocht worden of de inschatting niet klopt of dat een medewerker meer moeite heeft met deze specifieke taak.
- Controleer als projectleider of de uren kloppen. Doe dat regelmatig, zodat het nog vers in het geheugen ligt.
- Schrijf blokken van 15 minuten. Als je kortere tijdsblokken registreert ben je uiteindelijk veel te veel tijd kwijt aan urenverantwoording.
- Schrijf je uren minimaal 1 keer per dag. Liever vaker. Aan het eind van de dag weet je vaak nog wel waar je die dag aan gewerkt hebt, maar over langere periodes wordt het erg lastig om het accuraat te blijven doen.
- Noteer niet alleen de taak, maar ook kort wat je gedaan hebt. Dat helpt om achteraf uren te verantwoorden.
- Deel taken op in categorieën. Dan kun je achteraf analyseren waar je de meeste tijd aan kwijt bent.
- Registreer alle uren. Zo krijg je ook inzichtelijk hoeveel tijd er bijvoorbeeld in reizen, overleg of voorbereiding gaat zitten.
Leer alles over projectmatig werken
Ben je een leergierige beginnend projectleider (of medewerker) en wil je de kneepjes van het vak in sneltreinvaart onder de knie krijgen? Schrijf je dan in voor de cursus Projectmatig werken.
