Hoe maak je van verandermangement een succes?

17 juli 2024

Een bedrijfsproces verander je niet van de ene op de andere dag. Er komt meer bij kijken dan een mailtje rondsturen waarin de nieuwe werkwijze wordt uitgelegd. Zeker bij grotere organisaties. In dit artikel vertellen we je over het wat en waarom van verandermanagement.

Wat is verandermanagement?

Verandermanagement draait om het vormgeven, organiseren en begeleiden van veranderingen binnen een organisatie. Denk aan digitalisering en robotisering, maar ook aan het doorvoeren van een nieuwe werkwijze of een andere manier van samenwerken of leidinggeven.

Het belang van verandermanagement

Branches en organisaties zijn constant in ontwikkeling. Door nieuwe wetgeving, technologieën en wensen vanuit de markt moet een organisatie flexibel zijn en werkwijzen kunnen aanpassen om bij te blijven.

Vooral bij grotere organisaties, waar veranderingen effect hebben op honderden of zelfs duizenden medewerkers, is het belangrijk om een verandering in één keer goed door te voeren. En ook bij een strakke deadline, zoals nieuwe wetgeving, is het verstandig om gestructureerd te werk te gaan.

Uitdagingen rondom veranderingen

Een nieuwe werkwijze doorvoeren, hoe moeilijk kan het zijn? Er komt meer bij verandermanagement kijken dan je misschien zou denken.

• Weerstand tegen verandering: Mensen voelen zich vaak ongemakkelijk bij veranderingen omdat ze gewend zijn aan de huidige manier van werken. Of ze voelen zich niet voldoende betrokken bij de verandering. De weerstand die ontstaat kan het proces vertragen of zelfs blokkeren.
• Belangenverstrengeling: De verschillende belanghebbenden hebben niet altijd baat bij dezelfde uitwerking. Het leren managen van deze belangen en ervoor zorgen dat iedereen op één lijn zit, is een vak apart en noemen we stakeholdermanagement.
• Gestroomlijnde communicatie: Als er niet duidelijk gecommuniceerd wordt wat er gaat veranderen en waarom, kunnen misverstanden en onzekerheid ontstaan, wat de veranderingen belemmert.
• Voldoende tijd en middelen: Veranderingen kosten vaak tijd, geld, en andere middelen. Zonder voldoende middelen kunnen projecten vastlopen of niet de gewenste resultaten opleveren.
• Technologische uitdagingen: Het implementeren van nieuwe technologieën kan moeilijk zijn door technische problemen, begrenzingen van het huidige systeem of gebrek aan de benodigde technische vaardigheden.

Wie is verantwoordelijk voor de uitvoering?

Binnen een organisatie zijn verschillende afdelingen betrokken bij het doorvoeren van veranderingen. Maar de verantwoordelijkheid ligt meestal bij het management.

• Topmanagement ontwikkelt de strategie voor de verandering.
• Middle management voert de strategie uit en implementeert de nieuwe werkwijze binnen de verschillende teams.
• HR biedt ondersteuning door medewerkers te trainen en wijzigingen in het personeelsbeleid door te voeren.
• In sommige organisaties worden change managers aangewezen om een verandering te begeleiden.
• Of projectmanagers wanneer de verandering projectmatig wordt doorgevoerd.
• Medewerkers moeten aan de slag met de nieuwe werkwijze. Hun rol in het veranderproces is participatie, feedback geven en de nieuwe manier van werken in praktijk brengen.

Bekende modellen voor verandermanagement

Hoe ziet verandermanagement er in de praktijk uit? Er zijn verschillende modellen die je kunt toepassen.

1. Verandermanagementmodel van Lewin

Drie stappen (Ontdooien, Veranderen, Bevriezen) om eerst de oude situatie los te laten, daarna de verandering door te voeren en tot slot de nieuwe situatie vast te leggen.

2. Het ADKAR -model

Vijf stappen ( Awareness, Desire, Knowledge, Ability en Reinforcement) die helpen individuen te begeleiden bij veranderingen door hen bewust te maken en te ondersteunen bij het leren en toepassen van nieuwe dingen.

3. De verandercurve van Kubler-Ross

Beschrijft de emotionele reacties van mensen op verandering in vijf stappen (Ontkenning, Woede, Onderhandeling, Depressie, Acceptatie), gebaseerd op hoe mensen omgaan met verlies.

4. Het 7S-model van McKinsey

Zeven elementen (Strategie, Structuur, Systemen, Gedeelde Waarden, Vaardigheden, Stijl, Personeel) die allemaal moeten worden aangepakt om succesvolle verandering in een organisatie door te voeren.

5. Het Bridges Transition Model

Drie fasen (Einde, Neutrale Zone, Nieuw Begin) die zich richten op de emotionele en psychologische aanpassing van mensen bij veranderingen, van afscheid nemen van het oude tot wennen aan het nieuwe.

Succesvol veranderen in 5 stappen

Wil je een belangrijke verandering in jouw organisatie doorvoeren? Dan kun je één van de modellen hierboven inzetten, maar onderstaand praktisch stappenplan zal je ook helpen.

Stap 1: Verandering definiëren

Wat gaat er veranderen, waarom is deze verandering nodig en hoe ziet de verandering er in de praktijk uit? Breng eerst in kaart wat er allemaal moet gebeuren en op welke processen deze verandering van invloed is.

Stap 2: Breng belangrijke stakeholders in kaart

Op welke mensen binnen de organisatie heeft deze verandering vooral betrekking? Het is slim om deze groep in kaart te brengen, middels een stakeholderanalyse, zodat je je beïnvloedingsstrategie kunt bepalen om deze groep mee te krijgen. Vergeet daarbij niet de medewerkers die de veranderingen praktisch moeten uitvoeren.

Stap 3: Bepaal je communicatiestrategie

Hoe ga je de veranderingen communiceren? Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om de verandering organisatiebreed aan te kondigen en direct in te laten gaan, maar je kunt stakeholders ook eerst uitnodigen om mee te denken. Zo vergroot je het draagvlak en daarmee vaak het succes.

Stap 4: Bied voldoende ondersteuning

Voer de verandering door. Wees beschikbaar voor vragen, klachten en feedback. Zorg ervoor dat medewerkers zich gehoord voelen. Bied daarnaast documentatie, trainingen, kennissessies en werkplekbegeleiding aan om de nieuwe werkwijze effectief te implementeren.

Stap 5: Monitoren en evalueren

Met welke onverwachte zaken bleek je achteraf geen rekening gehouden te hebben? Welke stakeholders remden de ontwikkeling en wat was het gevolg voor de verandering? Door bij te houden wat er wel en niet goed ging weet je bij de volgende verandering waar je extra op moet letten.

Leer de kunst van veranderen

Moeite om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen? Tijdens de training Stakeholder management: effectief beïnvloeden leer je effectief beïnvloeden, omgaan met weerstand en stakeholders overtuigen van jouw veranderplannen.