Verzuimbegeleiding: van hoofdpijndossier naar een praktische aanpak

Verzuimbegeleiding is voor veel bedrijven een hoofdpijndossier. Maar wat kun je daar als werkgever nou aan doen? Je kunt medewerkers moeilijk dwingen om te werken als ze ziek zijn. Toch is er genoeg te doen om verzuim te verlagen. In dit artikel lees je hoe Marcel, leidinggevende bij een installatiebedrijf, samen met HR-adviseur Hugo het verzuim binnen het team van Marcel onder de loep neemt. 

Maandagochtend met drie ziekmeldingen

Het is maandagochtend. Marcel, sinds een halfjaar teamleider bij een installatiebedrijf, zet zijn telefoon aan en ademt diep in. Wie meldt zich vandaag ziek? Elke maandag houdt hij zijn hart vast. Hij heeft een team van zo’n 30 mensen en een paar daarvan melden zich vaak en makkelijk ziek. Marcel weet niet precies waarom en vraagt zich af wat hij eraan kan doen. Hoe kan het dat binnen één team een paar mensen regelmatig ziek zijn en anderen bijna nooit? Hij neemt zich voor om het er eens met Hugo, de HR-adviseur, over te praten. Tenzij het vandaag meevalt natuurlijk, dan laat hij het zitten.

Een paar uur later heeft Marcel drie ziekmeldingen ontvangen waarvan twee twijfelachtig zijn volgens hem. Hij besluit een afspraak te maken met Hugo.

Meer grip op verzuimbegeleiding met het verzuimmodel

Hugo werkt zo’n twee jaar als HR-adviseur bij het installatiebedrijf en levert elke maand de verzuimcijfers aan. Hij heeft al een aantal keer aangegeven dat verzuimcijfers echt omlaag moeten maar de heersende gedachte is dat de werkdruk hoog is door het personeelstekort en dat het daarom logisch is dat mensen vaker ziek zijn. Soms denkt hij dat het niet doordringt bij de leidinggevenden dat zij heel veel invloed kunnen uitoefenen op het verzuim binnen hun team. Maar, vandaag is het dan zover: hij werd net gebeld door Marcel die hem vroeg mee te denken over verzuimbegeleiding in zijn team. Eindelijk!

Hugo denkt na hoe hij Marcel het beste kan helpen en besluit het verzuimmodel erbij te pakken. Aan de hand van dit model kan hij in een oogopslag laten zien waarom de ene medewerker zich vaker en makkelijker ziekmeldt en de andere medewerker dat vrijwel nooit doet. En ook: wat je kunt doen om een medewerker verzuimbegeleiding te geven en te helpen om weer aan het werk te gaan.

Verzuimmodel

Verzuimnoodzaak

Hugo neemt Marcel mee door het model en begint bij de verzuimnoodzaak. Dit heeft te maken met de disbalans tussen de belastbaarheid of draaglast van de medewerker en de belasting of last die de medewerker moet dragen.

Stel dat de medewerker gezond en in balans is, dan zal hij of zij een lichte verkoudheid goed kunnen dragen en aan het werk kunnen blijven. Wellicht gaat hij die dag niet sporten en op tijd naar bed om de andere dag alweer sterker te zijn. Marcel en Hugo herkennen zichzelf hierin.

Maar in het team van Marcel zit ook Niek: hij meldt zich toch wel een paar keer per jaar ziek omdat hij zich niet goed voelt vanwege een verkoudheid of griep en daarom vindt dat hij niet kan werken.

Voor een ander is dezelfde lichte verkoudheid de druppel die de emmer doet overlopen die maakt dat de medewerker zich ziek moet melden en dat laat weten met een opmerking zoals “Ik trek het niet meer” of “Ik kan het niet meer aan”. Het niet meer trekken of niet (meer) aankunnen kan staan voor de last van het werk of de werkomstandigheden, de last van de privéomstandigheden of een combinatie van beide. De verzuimmelding en het daaropvolgende verzuim zijn dan manieren om zich terug te trekken en rust te nemen of tot rust te komen in het werk en/of in het privédomein.

Hugo vraagt aan Marcel of dit iets is dat hij herkent bij iemand in zijn team. Marcel denkt na en zegt: “Ja, Rob. Maar dat vind ik logisch want hij is de enige specialist in het team waardoor hij veel overwerkt en zijn werk niet kan overdragen. Dus ik snap wel dat hij af en toe moet bijtanken.”

Hugo besluit om daar later nog even op terug te komen.

Verzuimdrempel en verzuimbehoefte

De verzuimdrempel zegt iets over het gemak waarmee iemand zich ziekmeldt. Een lage drempel houdt in dat iemand zich relatief snel en vaak ziek zal melden. Een hoge drempel betekent dat iemand niet snel geneigd is zich ziek te melden en zo lang mogelijk zal proberen door te werken. De verzuimdrempel wordt bepaald door twee factoren: de verzuimbehoefte en de verzuimgelegenheid.

De verzuimbehoefte zegt iets over hoe graag iemand zich wil ziekmelden. Deze behoefte wordt bepaald door iemands binding en betrokkenheid met zijn werk en de organisatie.

Als het werk motiveert en energie geeft, de arbeidsverhoudingen en omstandigheden goed zijn en de medewerker voldoende aandacht, waardering en steun ervaart, is de behoefte om te verzuimen laag. Als één of meer van deze factoren negatief zijn, is de verzuimbehoefte groter.

De verzuimbehoefte wordt ook beïnvloed door persoonlijke omstandigheden. Als privéproblemen groot zijn, kan dit leiden tot ernstige klachten en uitputting. ‘Ziek’ zijn kan soms ook een manier zijn om even niets te hoeven en tijdelijk even geen verantwoordelijkheden te dragen.

Marcel zegt ineens: “Dit geldt misschien wel voor Anneke: zij heeft het thuis best wel zwaar. Haar man is veel weg waardoor zij de zorg heeft voor de kinderen. Maar ik weet dat zij ook voor haar zieke moeder zorgt. . Soms stuur ik haar wat eerder naar huis, maar ze is ook wel eens langer afwezig omdat ze griep heeft. Zegt ze.”

Verzuimgelegenheid en hervattingsdrempel

De verzuimgelegenheid heeft te maken met de groepsnorm rondom verzuim en het gemak waarmee iemand zich kan ziekmelden en de verzuimcontrole.

Hugo vraagt aan Marcel hoe dat is bij zijn team. Wat vinden collega’s ervan als iemand zich vaak ziekmeldt of langdurig ziek is?

Marcel haalt zijn schouders op: “Er wordt wel eens een grap over gemaakt of een opmerking maar niemand ligt er wakker van. We lossen het samen wel weer op en gaan aan de slag. We maken er niet veel woorden aan vuil.”

Heeft iemand zich eenmaal ziekgemeld, dan speelt de hervattingsdrempel een rol bij de snelheid waarmee iemand weer aan het werk gaat. De hervattingsdrempel wordt beïnvloed door alle factoren in het model waarbij de mogelijkheden tot re-integratie kunnen bijdragen om de hervattingsdrempel zo laag mogelijk te maken.

Hugo stelt voor om samen met Marcel aan de hand van het model te kijken hoe het zit met de medewerkers binnen zijn team die zich regelmatig ziekmelden en wat ze kunnen doen om dit patroon te veranderen.

Verzuimbegeleiding op maat

Marcel heeft binnen  zijn team vijf medewerkers die zich meerdere keren per jaar ziekmelden of lang ziek zijn per keer.

Bij twee medewerkers is de oorzaak helder en is bekend dat hun gezondheid het soms niet toelaat om te werken: beide medewerkers doen altijd hun best om er zo snel mogelijk weer te zijn en houden zelf contact met Marcel. Op de andere drie medewerkers heeft Marcel minder grip.

Andere vormen van verlof

Zo is er Anneke: zij heeft het privé zwaar en het lijkt erop dat zij soms langer ziek is dan gemiddeld omdat ze oververmoeid is. Marcel vraagt zich af of zij haar werk nog wel aankan. Hugo: “De enige manier om daarachter te komen is door met haar in gesprek te gaan en samen te onderzoeken hoe we haar kunnen ondersteunen. Een mogelijkheid is bijvoorbeeld dat ze zorgverlof aanvraagt of ouderschapsverlof. Of misschien kijken of ze een dag per week thuiswerkt.” Marcel vraagt of Hugo bij dat gesprek aanwezig kan zijn zodat ze direct een oplossing kunnen bedenken.

Ondersteuningsmogelijkheden

Dan is er Rob. Hij doet specialistisch werk en kan eigenlijk niets aan een ander overdragen. Rob werkt fulltime en maakt regelmatig overuren. Hij heeft een keer in het ziekenhuis gelegen omdat hij hartklachten leek te hebben, maar dat bleek hyperventilatie te zijn. Hij kreeg toen het advies om het rustiger aan te doen, maar dat lukt hem niet.

Hugo zegt dat er best wel wat opties zijn om Rob te ondersteunen: ze kunnen kijken of er een collega is die hij kan opleiden. Ook kan Rob leren grenzen aan te geven en nee te zeggen. Maar ook hier geldt dat het belangrijk is om in gesprek te gaan met Rob en uit te zoeken wat de werkelijke reden is dat hij zich regelmatig ziekmeldt. Aan de hand daarvan kunnen ze kijken naar oplossingen.

Verantwoordelijkheid werkgever

Als laatste hebben ze het over Niek. Hij werkt nog niet zo lang bij het bedrijf. Sinds hij een vast contract heeft, is hij vaker afwezig. Vooral op maandag meldt hij zich regelmatig ziek.

Hugo vraagt wat Marcel al ondernomen heeft. Marcel vertelt dat hij er wel eens een grap over gemaakt heeft om er op die manier iets over te zeggen. Hij weet ook niet goed wat hij wel en niet mag vragen. Sowieso vindt hij het moeilijk om rustig te blijven want hij snapt gewoon niet dat je je zo makkelijk ziekmeldt.

Hugo geeft aan dat hij dat wel begrijpt, maar dat ze als werkgever een verantwoordelijkheid hebben om zorgvuldig om te gaan met verzuim. En dat ze juist willen dat mensen met gezond en met plezier hun werk kunnen doen en ondersteuning willen bieden als dat niet lukt.

Kortom, Marcel zal meer met zijn teamleden moeten praten om erachter te komen wat er leeft. Hugo zal hem daarbij ondersteunen. Ook gaan ze samen kijken naar een training over verzuimbegeleiding zodat Marcel meer inzicht krijgt in wat er wel of niet mag en wat er moet.

Verzuimbegeleiding verplicht voor werkgever?

Er is een aantal wettelijke regels die je als werkgever moet opvolgen als een werknemer (langdurig) ziek is. Zo mag je niet vragen naar de reden van de ziekmelding maar je mag wel vragen wanneer een medewerker weer komt werken en of diegene een mogelijkheid ziet om ander werk te doen. Ook moet je ziekmeldingen binnen 4 dagen doorgeven aan de arbodienst of bedrijfsarts. Maar de meeste winst zit volgens Hugo in het voorkomen van verzuim en de begeleiding als een medewerker weer gaat werken.

Zelf een training volgen?

Verzuimbegeleiding is voor veel bedrijven en organisaties een belangrijk onderdeel van het werk van een leidinggevende of HR-professional. Toch is het niet altijd helder wat je mag, kunt en moet doen om verzuim te voorkomen of te begeleiden. In de training Verzuimmanagement vergroot je je kennis rondom verzuim en wetgeving en ontvang je praktische handvatten voor effectieve gesprekken en werk je aan een integraal verzuimbeleid.

Wil je de focus leggen op het verhogen van de inzetbaarheid en vitaliteit van medewerkers? Met de cursus Duurzame inzetbaarheid en vitaliteit binnen de organisatie vergroot je het werkplezier van medewerkers en dring je tegelijkertijd de verzuimkosten en arbeidsongeschiktheid terug.

Twijfel je welke training  het beste past bij jouw leervraag? Neem dan contact op met onze studieadviseurs. Zij helpen je graag en vrijblijvend aan een passend studieadvies. Dat kan via advies@imkopleidingen.nl of 0172 – 42 34 56.

Meest gestelde vragen over verzuimbegeleiding